Introdução
Muitas empresas confundem a Gestão de Objetivos Estratégicos (OKR) com as operações diárias, conhecidas como (BAU), gerando desalinhamento de expectativas, excesso de Objetivos e KRs e iniciativas que na verdade são tarefas do dia a dia.
Em parceria com Magno (Consultor aqui na Nower), decidimos compartilhar com vocês um pouco de nossa experiência liderando e apoiando organizações na elaboração e construção de OKRs e assim mostrar a diferença prática entre os OKRs e BAU, e, como gerenciá-los efetivamente já que ambos são importantes para saúde e crescimento do negócio.
Começando do começo – OKR e o dia a dia
O primeiro passo que preciso que você esteja consciente é que: nem tudo precisa estar nos OKRs e nem todo mundo precisa se enxergar em todos os Objetivos e KRs. Isso nada mais é do que um cascateamento desnecessário, que não só aumenta significativamente a complexidade, mas também faz com que dediquemos muito mais tempo controlando diversas ações, do que de fato em escolher uma fatia da estratégia que será priorizada, trabalhada e potencializada.
Ok, e se eu não me enxergar em nenhum objetivo, significa que eu não sou uma área estratégica para empresa e por isso tenho menor importância?
A resposta é: “claro que não!” Como precisamos fazer escolhas do que de fato alavancar, nem tudo será priorizado e tudo bem, OKR é acima de tudo um poderoso instrumento de priorização. Diferentemente de um BSC onde todo mundo tem uma conexão obrigatória, nos OKRs a gente não precisa forçar essa conexão. Talvez se a sua área rodar dentro do grau de excelência operacional, isso é o suficiente para a empresa agora neste momento, consequentemente você não precisa estar dentro dos OKRs.
O que são os OKR?
Os OKRs significam Objetivos e Resultados Chave. Trata-se de uma ferramenta colaborativa para definição de objetivos derivados de uma estratégia de negócios, que passa uma mensagem CLARA e focada no que se deseja ver como evolução. OKRs representam um inimigo em comum escrito em formato de objetivo (algo que não só engaja os colaboradores como traz o desafio metrificado claramente). Nos resultados-chave, trazemos indicadores mensuráveis (quantitativos) e targets claros que apontam para onde desejamos levar a organização.
Além disso:
- Objetivos são qualitativos (ex: aumentar a presença digital no Brasil). E geralmente descrevem um problema ou uma oportunidade.
- Resultados-chave são quantitativos (ex: 20% de crescimento em seguidores). Devem ser acionáveis e ter uma frequência de medição adequada para o tamanho do ciclo. Geralmente usamos o modelo Aumentar/Diminuir/ Alcançar de X para Y.
Formas de Medir
- Para escolha dos KRs é preferível que escolhamos Indicadores do Tipo leading (previsibilidade) já que os OKRs nos direcionam para o futuro desejado, escolher indicadores que olham para performance passada nos impossibilita de acompanhar em tempo real a performance de nossas ações e assim corrigir rotas ainda dentro do ciclo de medição.
- Outra possibilidade é utilizar os Critérios de adequação (Fit for purpose) ou seja, métricas pelas quais o cliente escolhe você. Isso lhe ajuda a ser mais certeiro na hora de garantir a satisfação e experiência do seu cliente.
Por exemplo, critério de adequação de um aplicativo de entrega de comida (delivery): “Tempo de Entrega”.
No Formato de KR poderia ser: Manter o tempo de entrega dos restaurantes abaixo de 30 min.
Tempo de ciclo e responsabilidade:
Estratégico: Até 1 ano – Responsabilidade C-Level
Tático: Até 3 meses – Responsabilidade Compartilhada
Uso prático
Focar em inovação, mudança, expansão ou melhorias claras em áreas-chave.
E o que é BAU (Business as Usual)?
BAU são operações diárias e contínuas que mantêm a empresa funcionando (ex: processar pedidos, atender clientes, fazer pagamentos, realizar auditorias).
Forma de medir
Geralmente utilizamos os chamados KPIs (Key performance indicators) ou indicadores chave de saúde do seu negócio. São métricas que indicam a performance de determinada operação olhando para o desempenho passado dela. Geralmente possuem uma faixa desejável para indicar que está saudável.
Ex de um KPI financeiro: Margem de Contribuição; Lucro Líquido; EBITDA.
Tempo: Contínuo, não há um recorte de período específico.
Uso prático
Foco na manutenção e eficiência das operações que não mudam com frequência. São ações necessárias para manter o negócio saudável, rodando e performando.
Diferenças Práticas Entre OKRs e BAU
Agora que você já sabe o que são os OKRs e o que é o BAU, vamos às diferenças e aplicações.
Enquanto os OKRs buscam criar oportunidades, construir algo novo ou melhorar algum produto, o BAU visa manter o que já funciona e garantir continuidade.
Como Equilibrar OKRs e BAU no Dia a Dia
- Defina OKRs claros que não conflitem com o BAU. Dependendo da proporção de BAU, para manter um certo equilíbrio podemos escolher alguns targets mais Rooftop (telhado)
- Monitore o progresso dos OKRs Use dashboards, ferramentas ou mesmo recursos visuais compartilhados para acompanhar a evolução dos OKRs com cadência.
- Governança: Faça Check-ins curtos e pragmáticos, focados em resolução de problemas e coordenação de esforços entre os membros do time. Lembrem-se: se você não está usando o encontro com o time (Check-in) para resolver problemas, você está fazendo errado!
- Não negligencie o BAU, acompanhe os KPIs constantemente, pode ser um dashboard, planilha o que for mais prático. Mas não se esqueça que seu negócio ou área também precisa de indicadores de saúde, independentemente do uso dos OKRs. Inclusive ter esses números à mão facilita uma possível priorização, na qual um KPI desajustado (fora do desejado) possa ser tracionado de forma mais intensa num próximo ciclo de OKR. Fazendo com que seja “promovido” temporariamente a KR.
- A abordagem two speed execution é muito útil para conciliar necessidades de curto/médio e longo prazo presente nas organizações. Na prática, você pode ter um Mapa estratégico que direciona a visão da sua empresa (longo/médio prazo) e o BAU (longo prazo), e uso de OKRs (curto prazo). Veja um exemplo abaixo:
Conclusão
Os OKRs direcionam o crescimento estratégico, enquanto o BAU (Business as Usual) garante a estabilidade operacional. Para implementar OKRs de forma eficaz, comece em áreas ou temas críticos que possam alavancar a estratégia do negócio, sem a necessidade de incluir todas as atividades de rotina em um Objetivo ou KR apenas para garantir que todas as áreas estejam representadas. Mantenha as operações do BAU funcionando com eficiência, reconhecendo que as atividades do dia a dia também desempenham um papel essencial na gestão e no sucesso contínuo da empresa.
