Um dos maiores desafios da gestão de fluxo é a identificação de gargalos e o que deve ser feito para removê-los. Geralmente, as pessoas analisam o quadro de tarefas e usam a lógica: se uma etapa do fluxo tem mais itens, então ela deve ser o gargalo. Esse artigo é uma continuação do Utilizando Inteligência Artificial para analisar os dados de um time. Se você ainda não leu, dá uma conferida lá.
Essa informação pode ser enganosa, um “blip” (situação atípica provocada por alguma ação pontual), como discutido em um artigo anterior. Apenas observando o quadro, pode ser difícil identificar o gargalo com precisão. Gráficos como o Cumulative Flow Diagram (CFD) são muito mais eficazes para essa análise. No entanto, o CFD pode ser complexo para quem está começando na gestão de fluxo.
É nesse ponto que a Inteligência Artificial (IA) pode ser uma grande aliada. Vamos explorar como ela pode nos ajudar a identificar esses gargalos.
Contexto da conversa com a IA
O primeiro passo para usar IA de forma eficaz é fornecer contexto adequado. Aqui estão algumas diretrizes para criar um contexto relevante:
Descrição da organização:
- O que ela faz
- Público-alvo
Descrição da unidade de negócio, time ou squad:
- Propósito dentro da empresa
- Quantidade de membros
- Clientes diretos (internos ou externos)
- Funções e nível de experiência dos membros. Ex: 2 desenvolvedores Java back-end plenos, 1 engenheiro civil sênior especialista em construção de prédios, 2 auditores financeiros juniores etc.
Essa lista não é exaustiva. Você pode incluir outras informações relevantes, como agências reguladoras, regimes de trabalho e prazos de projeto.
Parece muita coisa, mas lembre-se de que esse processo ocorre apenas uma vez. Atualmente, a maioria das IAs mantém as informações e as reutiliza em futuras interações.
Mantenha o contexto atualizado
Pessoas entram e saem, prazos mudam e novas normas surgem. Certifique-se de manter o contexto sempre atualizado para evitar decisões incorretas pela IA. É recomendável verificar se a IA compreendeu o novo contexto:
Exemplo:
- Prompt: Liste o time XPTO.
- Se a IA ainda listar membros antigos, ajuste: remova João do time e inclua Maria, desenvolvedora Java backend sênior.
- Confirme com: Liste o time XPTO.
Caso a IA ainda liste membros incorretamente, ajuste o processo de forma mais pausada, atualizando um membro por vez.
Fornecendo dados para a IA
Já existem ferramentas de gestão de fluxo com IA integrada, como o Pipefy. No entanto, você ainda pode fazer isso manualmente. Extraia os dados de fluxo da sua ferramenta de gestão, preferencialmente em formato CSV, e forneça-os à IA com o devido contexto:
Prompt: Esses são os dados sobre o fluxo de trabalho do time XPTO entre abril de 2024 e janeiro de 2025.
O que é um gargalo?
Antes de perguntar à IA onde está o gargalo, verifique se ela compreende o conceito:
Prompt: Defina o que é um gargalo em um fluxo de trabalho.
A IA deve responder com conceitos como:
- É a etapa em que os itens permanecem por mais tempo no fluxo.
- É a etapa que determina o ritmo de saída do fluxo.
- Melhorar essa etapa resulta em ganhos significativos na eficiência do fluxo.
O gargalo sempre existirá, e ao resolver um, outra etapa pode se tornar o novo ponto crítico.
Se a IA não responder adequadamente, você pode ensiná-la, copiando a lista acima e pedindo para que ela compreenda o conceito.
Identificando o gargalo
Após alinhar o conceito, é hora de investigar os dados:
Prompt: Com base nos dados fornecidos e na definição de gargalo, me diga: Qual é a etapa gargalo? Qual o tempo médio de um item nessa etapa? E quanto essa etapa representa do tempo total?
Isso ajudará a identificar o gargalo, o tempo absoluto em que os itens ficam retidos e sua proporção em relação ao ciclo total. Caso deseje mais detalhes, solicite o Customer Lead Time para entender o tempo total de um item no fluxo.
Sugestões para melhoria do gargalo
Com o gargalo identificado, você pode pedir sugestões de melhoria:
Prompt: Com base nas informações do time XPTO e na etapa de gargalo identificada, quais sugestões você daria para reduzir o impacto em pelo menos 10%?
IAs como ChatGPT, Claude e Perplexity tendem a dar respostas mais diretas, enquanto o Gemini explora ideias mais amplas e criativas.
Você é o piloto / a pilota
Por mais úteis que sejam as ideias da IA, elas não devem ser seguidas cegamente. Use-as como sugestões para inspirar soluções. Discuta com seu time, faça ajustes e explore a colaboração.
A IA é sua co-pilota, mas a decisão final é sempre sua.
Se quiser entender mais sobre os vilões que criam gargalos no seu fluxo, dê uma olhada nesse artigo aqui. Também é muito bom entender o conceito de FILAS nesse artigo aqui.
Dê uma olhada nos nossos treinamentos onde falamos e tratamos o assunto de gargalo:
Team Kanban Practitioner (TKP)
Espero ter ajudado! Até a próxima.
jiska pwochenn fwa
