Um dos maiores desafios da gestão de fluxo é a identificação de gargalos e o que deve ser feito para removê-los. Geralmente, as pessoas analisam o quadro de tarefas e usam a lógica: se uma etapa do fluxo tem mais itens, então ela deve ser o gargalo.
Essa informação pode ser enganosa, um “blip” (situação atípica provocada por alguma ação pontual), como discutido em um artigo anterior. Apenas observando o quadro, pode ser difícil identificar o gargalo com precisão. Gráficos como o Cumulative Flow Diagram (CFD) são muito mais eficazes para essa análise. No entanto, o CFD pode ser complexo para quem está começando na gestão de fluxo.
É nesse ponto que a Inteligência Artificial (IA) pode ser uma grande aliada. Vamos explorar como ela pode nos ajudar a identificar esses gargalos.
Contexto da conversa com a IA
O primeiro passo para usar IA de forma eficaz é fornecer contexto adequado. Aqui estão algumas diretrizes para criar um contexto relevante:
Descrição da organização:
- O que ela faz
- Público-alvo
Descrição da unidade de negócio, time ou squad:
- Propósito dentro da empresa
- Quantidade de membros
- Clientes diretos (internos ou externos)
- Funções e nível de experiência dos membros. Ex: 2 desenvolvedores Java back-end plenos, 1 engenheiro civil sênior especialista em construção de prédios, 2 auditores financeiros juniores etc.
Essa lista não é exaustiva. Você pode incluir outras informações relevantes, como agências reguladoras, regimes de trabalho e prazos de projeto.
Parece muita coisa, mas lembre-se de que esse processo ocorre apenas uma vez. Atualmente, a maioria das IAs mantém as informações e as reutiliza em futuras interações.
Mantenha o contexto atualizado
Pessoas entram e saem, prazos mudam e novas normas surgem. Certifique-se de manter o contexto sempre atualizado para evitar decisões incorretas pela IA. É recomendável verificar se a IA compreendeu o novo contexto:
Exemplo:
- Prompt: Liste o time XPTO.
- Se a IA ainda listar membros antigos, ajuste: remova João do time e inclua Maria, desenvolvedora Java backend sênior.
- Confirme com: Liste o time XPTO.
Caso a IA ainda liste membros incorretamente, ajuste o processo de forma mais pausada, atualizando um membro por vez.
Fornecendo dados para a IA
Já existem ferramentas de gestão de fluxo com IA integrada, como o Pipefy. No entanto, você ainda pode fazer isso manualmente. Extraia os dados de fluxo da sua ferramenta de gestão, preferencialmente em formato CSV, e forneça-os à IA com o devido contexto:
Prompt: Esses são os dados sobre o fluxo de trabalho do time XPTO entre abril de 2024 e janeiro de 2025.
O que é um gargalo?
Antes de perguntar à IA onde está o gargalo, verifique se ela compreende o conceito:
Prompt: Defina o que é um gargalo em um fluxo de trabalho.
A IA deve responder com conceitos como:
- É a etapa em que os itens permanecem por mais tempo no fluxo.
- É a etapa que determina o ritmo de saída do fluxo.
- Melhorar essa etapa resulta em ganhos significativos na eficiência do fluxo.
O gargalo sempre existirá, e ao resolver um, outra etapa pode se tornar o novo ponto crítico.
Se a IA não responder adequadamente, você pode ensiná-la, copiando a lista acima e pedindo para que ela compreenda o conceito.
Identificando o gargalo
Após alinhar o conceito, é hora de investigar os dados:
Prompt: Com base nos dados fornecidos e na definição de gargalo, me diga: Qual é a etapa gargalo? Qual o tempo médio de um item nessa etapa? E quanto essa etapa representa do tempo total?
Isso ajudará a identificar o gargalo, o tempo absoluto em que os itens ficam retidos e sua proporção em relação ao ciclo total. Caso deseje mais detalhes, solicite o Customer Lead Time para entender o tempo total de um item no fluxo.
Sugestões para melhoria do gargalo
Com o gargalo identificado, você pode pedir sugestões de melhoria:
Prompt: Com base nas informações do time XPTO e na etapa de gargalo identificada, quais sugestões você daria para reduzir o impacto em pelo menos 10%?
IAs como ChatGPT, Claude e Perplexity tendem a dar respostas mais diretas, enquanto o Gemini explora ideias mais amplas e criativas.
Você é o piloto / a pilota
Por mais úteis que sejam as ideias da IA, elas não devem ser seguidas cegamente. Use-as como sugestões para inspirar soluções. Discuta com seu time, faça ajustes e explore a colaboração.
A IA é sua co-pilota, mas a decisão final é sempre sua.
Espero ter ajudado! Até a próxima.
jiska pwochenn fwa
