Todos nós recebemos demandas que têm um prazo exato para ser entregue. Quando isso acontece, uma das ações acaba sendo tomadas. A primeira é parar tudo e começar a fazer a demanda com prazo. Outra, caso o prazo esteja distante, deixamos aquela demanda ali parada até… ser tarde demais. O Kanban tem um jeito de resolver isso de forma pragmática e profissional.
Olhando para o Histórico para entender os prazos
A primeira coisa que você deve ter para tomar uma decisão adequada é olhar para o histórico de entregas. Uma ferramenta que é muito útil é o Histograma de Lead Time
Aqui temos as seguintes informações. O Eixo X é quantos dias levaram para construir os itens de trabalho. O Eixo Y é a frequência, ou seja, quantos itens foram concluídos na quantidade de dias. Esse gráfico deve ser lido da seguinte forma: 5 itens foram concluídos em 4 dias, 7 itens foram concluídos em 5 dias, 12 itens foram concluídos em 6 dias e assim por diante.
Esse histórico com 198 itens entregues traz algumas informações importantes que já podemos utilizar para dar prazos.
- No melhor caso até hoje, após quase duzentos itens entregues, esse time nunca entregou nada em menos de 4 dias. Ou seja, o prazo mínimo que eles poderiam dar correndo muito risco, seria 4 dias, no mínimo.
- Até o momento, no pior caso, esse time levou 23 dias para entregar um item. Todavia, cuidado e jamais informe isso com a certeza de algo como: “Chefe, deixa conosco que entregaremos esse item que o senhor pediu em no máximo 23 dias. É possível que esse novo item dure 24, 25 ou até 50 dias. Logo, nunca dê certeza absoluta em prazos.
- A Moda (o valor que mais se repete em um conjunto de dados) é igual a 11 dias. Por conseguinte, a maior probabilidade de você entregar um item é em até 11 dias.
Temos informações iniciais que já podemos utilizar para nos guiar na resposta.
Como dar um prazo
Se você leu os artigos: “Percentil: Olhando o histórico para dar prazos.” e “Quando fica pronto? O Histograma do Customer Lead Time te ajuda nessa resposta” já sabe que esse Histograma de Lead Time te ajuda muito na hora de estabelecer prazos de entregas. Ele divide a nossa distribuição em percentis e você pode escolher com qual previsibilidade deseja trabalhar. Por exemplo, se o seu chefe pergunta: Quando essa nova demanda será entregue? Ao consultar a tabela de dados afirmamos que: Com aproximadamente 88% de probabilidade te entregaremos esse item em até 14 dias (veja a coluna percentis quando ela atinge o valor 87,88%). Ou então, caso você queira reduzir o risco, podemos dizer: “Chefe, com aproximadamente 95% de probabilidade, entregaremos esse item para você em até 16 dias” (veja a coluna percentis quando ela atinge o valor 95,96%).
Cuidado com a Cauda.
Na prática, quando falamos em distribuição de entregas ou de qualquer outro tipo de dado, queremos entender como os valores estão organizados. Sempre da menor ao maior tempo de entrega. O percentil 98 é uma maneira simples de mostrar até onde vai a normalidade. Ele nos diz qual é o valor abaixo do qual estão 98% dos casos.
Olhando para o nosso histórico o Percentil 98 (97,98%) é 17 dias. Isso significa que 98 em cada 100 entregas aconteceram em até 17 dias. Apenas 2 a cada 100 entregas (no caso 4 em 198 entregas) levaram mais tempo que isso.
Essas exceções, os poucos casos que fogem do padrão, ficam no que chamamos de “cauda” da distribuição. A cauda representa os extremos, os pontos fora do comum, como entregas muito atrasadas ou situações raras. Por isso, dizemos que a cauda está próxima ao percentil 98: é ali que começam os casos mais raros e fora do esperado, mais conhecidos como “outliers”, ou valores atípicos.
Entender isso ajuda muito a analisar a eficiência e a previsibilidade de um processo. Se quase tudo acontece dentro de um certo limite, e só raramente algo escapa para a cauda, podemos confiar no sistema, pois temos uma distribuição de Cauda Curta. Mas se a cauda for grande e cheia de casos fora do comum, é sinal de que há instabilidade e incerteza no processo caracterizado por uma Cauda Longa.
Se você tem distribuições de cauda longa, tenha muito cuidado, pois a previsibilidade é baixa e a sua capacidade de fazer boas análises antes de estimar um prazo é pobre. Verifique os artigos supracitados para mais informações.
Quando se Comprometer
Dê uma olhada nesse gráfico disponível no Kanban Plus (requer assinatura).
O que o gráfico está dizendo para nós é o quão responsável você será para iniciar a fazer a demanda.
As marcações que aparecem são: Data Desejada de Entrega – Desired Delivery Date (DDD) que é o prazo que te deram ao fazer o pedido. A outra é o Último Momento Responsável
Last Responsible Moment (LRM) que em tese é o último momento em que podemos começar a demanda e mesmo assim correndo um risco alto de não conseguir entregar. A partir do LRM, as chances de entregar no prazo (DDD) caem drasticamente.
Além das marcações temos as linhas de comprometimento que são quando você começa a construir o item. São elas:
Super Cedo (Super Early)
Acontece quando você tem mais de 2 vezes todo o seu histórico para realizar a entrega. Voltando ao nosso exemplo, imagine que você recebeu uma demanda no dia 01/07/2025 com o prazo de 17/08/2025. Você tem um período de 47 dias entre as duas datas. Se você começar a construí-la no dia 01/07/2025, você se compromete super cedo, pois pelo histórico, seu pior caso é 23 dias e você tem mais de 2 vezes (23 + 23 + 1 = 47 dias) para concluir a demanda se ela for igual ao seu pior caso.
Pode ser uma boa ideia começar super cedo, porém tenha cuidado. Se você terminar muito antes e as pessoas que devem fornecer feedback sobre o item que você entregou muito antes do prazo não estiverem disponíveis ou ainda não tiverem interesse sobre o resultado, você poderá ficar com um item parado “pronto” para entregar e que ficará meses aguardando algum retorno. Cuidado para não se esquecer dele, o que já vi acontecer, pois quando lembrarem e começarem a dar feedback e solicitações de mudança, poderá ser tarde.do lembrarem e começarem a dar
Cedo (Early)
De forma similar, isso acontece quando você tem entre o dobro e 100% do seu pior caso disponível. Voltando ao exemplo, acontece por exemplo se você tiver entre 23 até 46 dias para entregar o item de trabalho no prazo estipulado. Logo, imaginando que você começou o desenvolvimento no dia 01/07/2025, o prazo para que esse comprometimento seja considerado cedo deveria estar entre 25/07/2025 e 16/08/2025.
Normal
Esse é o momento em que você começa a contar com as probabilidades.O normal é se comprometer quando se tem até 85% de probabilidade de entregar o item no prazo estipulado. Para isso, você precisa voltar ao seu histórico e achar o Percentil 85 (P85). No nosso exemplo, vamos assumir que ele é o Customer Lead Time 14, pois 87,88% é o valor mais próximo que temos de 85%. Em outras palavras, um comprometimento normal deve começar quando faltarem entre 14 e 23 dias para a entrega do item. Se começarmos em 01/07/2025 o prazo final deve estar entre 16/07/2025 até 24/07/2025.
Particularmente aqui eu gosto de considerar o Percentil 98 para esse prazo, pois acredito que ele traga mais confiança do que o Percentil 95. Então, no exemplo, considero normal, quando começamos o item até 17 dias antes do prazo.
Outra coisa que não entrou nessa equação é o quão importante é o item com prazo. Quando estamos no nosso trabalho, recebemos várias demandas “urgentes”. Todavia se tratarmos tudo com urgência, nada será urgente. Então temos que ter um sistema claro e simples de priorização para definir o que é realmente urgente. Eu prefiro não esperar até o comprometimento normal e iniciar no momento “Cedo”, mesmo sabendo que terei tempo sobrando para a conclusão.
Tarde (Late)
Daqui em diante começamos a aumentar muito o risco de não entregar. Consideramos tarde quando você começa a fazer o item e seu prazo está entre o Percentil 85 e a Mediana (Percentil 50). Olhando o exemplo podemos considerar o Percentil 58,08 por ser o mais próximo. Se começamos no dia 01/07/2025 esse prazo deveria estar entre 13/07/2025 e 15/07/2025.
Perceba que até o comprometimento normal, você podia tratar a demanda com prazo como qualquer outra. Agora, com o comprometimento tardio, você provavelmente terá que parar outras demandas para focar nessa e desviar uma boa parte da atenção do seu time para atendê-la.
Último Momento Responsável (Last Responsible Moment – LRM)
Essa é a última chance. Acontece quando o prazo é exatamente a mediana (P50). Perceba que conseguir entregar algo na data requerida é a mesma probabilidade de tirar cara jogando uma moeda para o alto. Aqui você tem que parar tudo o que estava fazendo e focar todos os esforços do time para o item. Nesse ponto, torna-se uma situação de tudo ou nada.Ainda utilizando o nosso exemplo, Se nos comprometermos no dia 01/07/2025, esse prazo poderia ser no máximo 14/07/2025.
Irresponsavelmente Atrasado (Irresponsibly Late)
Aqui meio que já era. A chance de entregarmos no prazo está abaixo da mediana, ou seja, a chance de conseguirmos entregar na data desejada é menos do que jogar cara ou coroa e acertar. É impossível? Não, mas é muito difícil. No exemplo, se esse time aceitar um prazo inferior a 14 dias, ele está sendo irresponsável, pois mesmo fazendo um grande esforço, dificilmente eles entregarão. Será um esforço com alto custo e baixo retorno.
Conclusão
Quando recebemos uma demanda com prazo, é natural que surja a pressão por respostas rápidas. No entanto, decisões apressadas e promessas mal fundamentadas podem comprometer a confiança no time e a qualidade da entrega. Utilizar o histórico de entregas por meio de ferramentas como o histograma de lead time e os percentis nos permite sair do campo do “achismo” e entrar no da previsibilidade real.
Ao entender onde está a moda, qual foi o pior caso já registrado e até onde vai a cauda da distribuição, conseguimos tomar decisões mais conscientes e oferecer prazos com níveis de confiança ajustados ao risco. Mais do que isso, aprendemos que nem sempre começar muito cedo é a melhor opção, assim como postergar até o último momento pode ser desastroso. Como disse o pregador:
“Tudo tem o seu tempo determinado, e há tempo para todo propósito debaixo do céu”
(Eclesiastes 3.1 – NAA)
Se quiser aprender mais, veja o nosso treinamento de:
Treinamento de Kanban System Design (KSD)
Nos vemos em breve!!!
