Em uma conversa durante uma aula de Kanban System Design (KSD), uma aluna relatou a seguinte situação: A equipe dela trabalha em turnos de 24 horas por dia, 7 dias por semana. Elas utilizam agilidade e realizam retrospectivas, tentando reunir a maior quantidade possível de pessoas. Obviamente, não é possível realizar reuniões com todos os membros do time. E o pior, a ação de melhoria que aperfeiçoa o trabalho de uma parte da equipe, digamos, o turno da manhã, pode fazer com que o turno da noite se torne um inferno. Logo, a dinâmica de melhoria deve abranger toda a equipe em todos os turnos. A pergunta que surgiu é: o que fazer? Como fazer uma retrospectiva para times que não estão disponíveis no mesmo horário?
Retrospectiva Assíncrona
Uma forma de resolver esse problema é a retrospectiva assíncrona. Ela tem que ser prática e direta. Facilitada por alguma ferramenta de apoio, como o Miro, o Mural etc. A ideia aqui é agendar uma reunião em um determinado dia, aguardar até que as pessoas façam suas sugestões e que pelo menos uma ação de melhoria seja escolhida. Todavia, será muito ineficaz criar um quadro em uma ferramenta, enviar um link para a galera e aguardar que as pessoas deem sugestões. Isso só funcionou no filme Campos dos Sonhos: “Se você construir, ele virá”. Na vida real, não vira.
Agenda assíncrona
Tenha uma agenda bem estabelecida. Por exemplo 4 dias de retrospectiva assíncrona: Dia 1: Apresentar problemas ou oportunidades de melhoria; Dia 2: Escolher problema ou oportunidade mais relevante; Dia 3: Sugerir de ação de melhoria ; e Dia 4: Selecionar a ação de melhoria.
Caso a pessoa perca um dia, ela não deve ser impedida de participar dos demais, entretanto a agenda não retroage. Essa regra deve servir para que os membros do time não se sintam excluídos caso percam um dia. Além de fazer com que os outros não se sintam preteridos por terem sido carregados para os dias anteriores só porque o fulano perdeu aquele dia.
Facilitador por turno
Mesmo assim, a coisa ainda está no estilo: “Se você construir, ele virá”. Uma reunião complexa requer maior esforço de coordenação. Em cada turno, deve haver alguém para estimular as pessoas a participarem do processo. Dedicar 10-15 minutos para participar das atividades agendadas. Nesse contexto, você precisa dessas pessoas.
Ações de Melhoria
Divulgar, divulgar, divulgar e divulgar. Não sei qual o melhor formato na sua empresa: e-mail, WhatsApp (péssimo para isso), telão, vídeos, show do Michel Teló, mosaico da torcida do Botafogo… Divulgue para todos o tempo todo. Lembrando das regrinhas das ações de melhoria:
- 1 bem definida é melhor do que infinitas indefinidas
- Porque estamos fazendo
- O quê estamos fazendo
- Quem está fazendo
- Como estamos fazendo
- Qual o resultado que esperamos
- Quando faremos
Turno no turno
Não precisamos fingir o que não existe. Se as pessoas estão organizadas em turnos e há pouca interação entre si, na prática temos um time para cada turno. Nem tudo precisará da retrospectiva assíncrona. Alguns assuntos não precisam ser tratados por todas as pessoas em todos os turnos. Logo, se você quiser, em um turno específico, realizar a retrospectiva tradicional, com cadência de x dias e duração de 1 h (no máximo 2 h se o assunto for grave), você pode e deve fazê-la.
Qual a periodicidade da retrospectiva assíncrona?
Sinceramente, de coração, não sei. Você pode começar tentando o dobro do tempo da retrospectiva do turno. Por exemplo, se a sua retrospectiva síncrona ocorre a cada 15 dias. A sua retrospectiva assíncrona, envolvendo todos os grupos, pode ser mensal.
Conclusão
A retrospectiva assíncrona surge como uma resposta estratégica para equipes que operam sem interrupções e em múltiplos turnos. Quando há limitação de sobreposição de horários, insistir em reuniões únicas e síncronas deixa de ser realista e passa a ser contraproducente. A solução passa por uma agenda clara, facilitação ativa em cada turno, comunicação contínua e definição visível das ações de melhoria. O objetivo não é apenas coletar opiniões, mas também garantir que cada turno seja impactado positivamente pelas decisões tomadas. O ritmo, a cadência e o formato podem variar, mas o princípio permanece: melhorar continuamente com todos, mesmo quando nunca estamos todos ao mesmo tempo.
Quer saber mais sobre retrospectivas? Dá uma olhada nos nossos treinamentos de:
Team Kanban Practitioner (TKP)
