O Lead Time Breakdown Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de espera), por vezes chamado de Breakdown de Cycle Time Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de ciclo) é uma ferramenta que podemos utilizar para identificar facilmente onde há gargalos no nosso fluxo de trabalho.
O que é e para que serve o Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera
É um gráfico em que acumulamos o tempo de espera de cada item em cada etapa. A maior área do gráfico é onde o item ficou mais tempo. Se diversos itens tiverem a mesma área igual, é provável que este seja o gargalo do fluxo. Ele também permite que possamos avaliar quais são as áreas mais “rápidas” do nosso fluxo e possibilita que equacionemos problemas de lentidão no fluxo. Além disso, ele serve para estudarmos em que etapas os ponto fora da curva (outliers) estão ficando parados por mais tempo.
Como o gráfico é construído
Você pode agrupar os itens de diversas formas, a mais simples é a construção de um detalhamento por item de trabalho. A primeira coisa a fazer é mapear o seu fluxo de trabalho para que você tenha bem claro as etapas que serão avaliadas.
Uma vez que isso tenha sido feito, para cada item de trabalho, iremos calcular o lead time de cada etapa. Por favor, veja a discussão sobre quadros Semânticos vs. Casos Sistêmicos disponíveis no artigo indicado por este link. Precisamos que esse tópico seja bem compreendido, pois ele é fundamental para compreendermos quando começa e quando termina a etapa. Por exemplo, na imagem abaixo temos um quadro sistêmico.
![A descrição do fluxo é a mesma da imagem inicial. Agora há pequenas setas indicando o Lead Time de cada etapa. A análise começa na piscina de opções e termina quando ultrapassa a coluna “Analisando”. Priorização começa na coluna “Analisado” e termina quando ultrapassa a coluna “Priorizando”. A construção começa na coluna “Priorizado” e termina quando ultrapassa a coluna “Construindo”. Avaliação começa na coluna “Construído” e termina quando ultrapassa a coluna “Avaliando”. A entrega começa na coluna “Avaliado” e termina quando ultrapassa a coluna “Entregue”. Também há uma seta começando em priorizado e indo até Avaliado chamada de Lead Time Construção + Avaliação.](https://i0.wp.com/br.k21.global/wp-content/uploads/2023/08/lead-time.jpg?resize=800%2C450&ssl=1)
Etapa | Início (quando chega na coluna) | Fim (quando chega na coluna) |
Análise | Piscina de Opções | Analisado |
Priorização | Analisado | Priorizado |
Construção | Priorizado | Construído |
Avaliação | Construído | Avaliado |
Entrega | Avaliado | Entregue |
O cálculo das etapas de fluxo fica assim:
Então imagine o Item de Trabalho A que teve as seguintes datas. Estou considerando dias corridos (semana começa no domingo e termina no sábado). Normalmente é a melhor opção, pois nós, seres humanos, temos dificuldade com a conta 30 dias úteis. A pessoa acaba gravando que isso é igual a um mês, mas dependendo do mês pode ser até 1,5 meses.
Etapa | Início | Fim | Conta (Fim – Início) | Lead Time da Etapa | ||
Análise | Piscina de Opções | 03/07/2023 | Analisado | 05/07/2023 | 05/07/2023 – 03/07/2023 | 2 dias |
Priorização | Analisado | 05/07/2023 | Priorizado | 11/07/2023 | 11/07/2023 – 05/07/2023 | 6 dias |
Construção | Priorizado | 11/07/2023 | Construído | 28/07/2023 | 28/07/2023 – 11/07/2023 | 17 dias |
Avaliação | Construído | 28/07/2023 | Avaliado | 31/07/2023 | 31/07/2023 – 28/07/2023 | 3 dias |
Entrega | Avaliado | 31/07/2023 | Entregue | 25/08/2023 | 25/08/2023 – 31/07/2023 | 25 dias |
Customer Lead Time(∑ das etapas) | Piscina de Opções | 03/07/2023 | Entregue | 25/08/2023 | 25/08/2023 – 03/07/2023 | 53 dias |
Agora que já sabemos calcular o tempo de cada etapa, é possível criar o nosso gráfico.
O Eixo X (abscissa, horizontal) são os itens de trabalho colocados na ordem da data de entrega (última etapa do fluxo). O Eixo Y (ordenada, vertical) é o tempo de etapas do fluxo no intervalo de tempo definido (dias, semanas, meses etc.). A ordem das etapas é a mesma do Fluxo de Trabalho.
Analisando o Gráfico
Agora vamos a um exemplo. Imagine o seguinte gráfico.
Leitura do Gráfico
![Gráfico de Detalhamento do Lead Time. Item A = 2 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 17 dias em construção, 3 dias em avaliação e 25 dias em entrega. Customer Lead Time 53 dias
Item B = 2 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 20 dias em construção, 4 dias em avaliação e 22 dias em entrega. Customer Lead Time 54 dias.
Item C= 5 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 22 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 64 dias.
Item D = 6 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 15 dias em construção, 5 dias em avaliação e 22 dias em entrega. Customer Lead Time 54 dias.
Item E = 6 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2 dias em construção, 2 dias em avaliação e 3 dias em entrega. Customer Lead Time 15 dias.
Item F = 7 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 18 dias em construção, 4 dias em avaliação e 23 dias em entrega. Customer Lead Time 57 dias.
Item G = 5 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2 dias em construção, 2 dias em avaliação e 5 dias em entrega. Customer Lead Time 16 dias.
Item H = 6 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2dias em construção, 2 dias em avaliação e 4 dias em entrega. Customer Lead Time 16 dias.
Item I = 9 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 23 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 69 dias.
Item J = 9 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 24 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 70 dias.](https://i0.wp.com/br.k21.global/wp-content/uploads/2023/09/image-6.png?resize=800%2C498&ssl=1)
A leitura do gráfico pode ser feita da seguinte forma: O tempo em cada etapa do item J foi: 9 dias em Análise, 5 dias Priorizando, 25 dias na Construção, 6 dias na Avaliação e 26 dias na Entrega. O Customer Lead Time (total), é igual a 70 dias.
Identificando o gargalo
Pelos números expostos, podemos ver que na maioria das vezes, a etapa onde o item passa mais tempo é a Entrega. Caso não tenha percebido ainda, veja o gráfico de forma percentual.
![Gráfico de Percentual de Detalhamento do Lead Time.](https://i0.wp.com/br.k21.global/wp-content/uploads/2023/09/image-7.png?resize=800%2C498&ssl=1)
Perceba agora que o gráfico está mostrando que na maioria dos itens, o tempo de Entrega ocupa o maior percentual. Esse é o gargalo no nosso fluxo.
Também é possível perceber que, se esse gargalo for resolvido, é provável que o gargalo se desloque para a etapa de construção, pois geralmente é ela que ocupa o 2º lugar nos maiores lead times dos itens.
Itens que estão destoando
Neste gráfico, são apresentados 10 itens de trabalho entregues. Todavia, três deles parecem destoar dos demais: E, G e H. Eles indicam que, sob certas circunstâncias, nosso fluxo tem um comportamento diferente. Nesses casos, o item fica mais tempo na análise e depois “corre” mais rápido que os demais itens”.
O gráfico é um convite para uma conversa
Avelino F. Gomes Filho. Adaptado da frase de Lucas Gomes: “Métricas são um convite para uma conversa”
Há coisas que o gráfico infelizmente não nos conta. Nesse caso, conversando com o time, vemos que há classes de serviço diferentes sendo tratadas no gráfico. Todos os itens seguem o arquétipo Padrão (Standard), porém os E, G e H foram do tipo Fura-fila (Expedite). Por isso “correram” mais rápido no nosso fluxo.
Agrupamento no Gráfico
Com isso, podemos ter gráficos mais sintéticos ao invés de estudarmos item a item e termos muitas informações para analisar. Podemos juntar os itens por Classe de Serviço ou Tipo de Demanda.
![Onde está o gargalo? Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera 1](https://i0.wp.com/br.k21.global/wp-content/uploads/2023/09/image-5.png?resize=800%2C498&ssl=1)
Agora conseguimos ver com clareza que os itens padrão (Standard) permanecem cerca de 40% do tempo em Entrega. Enquanto os itens que são fura-fila (Expedite) embora “corram” mais rápido, a análise acaba sendo o gargalo deles.
Como resolver o gargalo? Aí depende de vários fatores. Que tal dar uma olhada no nosso treinamento de Kanban System Design (KSD). Temos algumas dicas por lá e em vários outros artigos neste blog.
Não deixe também de ver o nosso artigo sobre outros gráficos importantes para gestão de Fluxo do Trabalho
- Cumulative Flow Diagram (CFD): como construir esse poderoso gráfico
- Quando fica pronto? O Histograma do Customer Lead Time te ajuda nessa resposta
À plus tard!!!