Onde está o gargalo? Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera

O Lead Time Breakdown Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de espera), por vezes chamado de Breakdown de Cycle Time Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de ciclo) é uma ferramenta que podemos utilizar para identificar facilmente onde há gargalos no nosso fluxo de trabalho.

O que é e para que serve o Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera

É um gráfico em que acumulamos o tempo de espera de cada item em cada etapa. A maior área do gráfico é onde o item ficou mais tempo. Se diversos itens tiverem a mesma área igual, é provável que este seja o gargalo do fluxo. Ele também permite que possamos avaliar quais são as áreas mais “rápidas” do nosso fluxo e possibilita que equacionemos problemas de lentidão no fluxo. Além disso, ele serve para estudarmos em que etapas os ponto fora da curva (outliers) estão ficando parados por mais tempo. 

Como o gráfico é construído

Você pode agrupar os itens de diversas formas, a mais simples é a construção de um detalhamento por item de trabalho. A primeira coisa a fazer é mapear o seu fluxo de trabalho para que você tenha bem claro as etapas que serão avaliadas. 

Uma vez que isso tenha sido feito, para cada item de trabalho, iremos calcular o lead time de cada etapa. Por favor, veja a discussão sobre quadros Semânticos vs. Casos Sistêmicos disponíveis no artigo indicado por este link. Precisamos que esse tópico seja bem compreendido, pois ele é fundamental para compreendermos quando começa e quando termina a etapa. Por exemplo, na imagem abaixo temos um quadro sistêmico. 

A descrição do fluxo é a mesma da imagem inicial. Agora há pequenas setas indicando o Lead Time de cada etapa. A análise começa na piscina de opções e termina quando ultrapassa a coluna “Analisando”. Priorização começa na coluna “Analisado” e termina quando ultrapassa a coluna “Priorizando”. A construção começa na coluna “Priorizado” e termina quando ultrapassa a coluna “Construindo”. Avaliação começa na coluna “Construído” e termina quando ultrapassa a coluna “Avaliando”. A entrega começa na coluna “Avaliado” e termina quando ultrapassa a coluna “Entregue”. Também há uma seta começando em priorizado e indo até Avaliado chamada de Lead Time Construção + Avaliação.
Lead Time em um quadro sistêmico.
EtapaInício (quando chega na coluna)Fim (quando chega na coluna)
AnálisePiscina de OpçõesAnalisado
PriorizaçãoAnalisadoPriorizado
ConstruçãoPriorizadoConstruído
AvaliaçãoConstruídoAvaliado
EntregaAvaliadoEntregue
Início e fim de cada etapa em um quadro sistêmico

O cálculo das etapas de fluxo fica assim:

Então imagine o Item de Trabalho A que teve as seguintes datas. Estou considerando dias corridos (semana começa no domingo e termina no sábado). Normalmente é a melhor opção, pois nós, seres humanos, temos dificuldade com a conta 30 dias úteis. A pessoa acaba gravando que isso é igual a um mês, mas dependendo do mês pode ser até 1,5 meses.

EtapaInícioFimConta (Fim – Início)Lead Time da Etapa
AnálisePiscina de Opções03/07/2023Analisado05/07/202305/07/2023 – 03/07/20232 dias
PriorizaçãoAnalisado05/07/2023Priorizado11/07/202311/07/2023 – 05/07/20236 dias
ConstruçãoPriorizado11/07/2023Construído28/07/202328/07/2023 – 11/07/202317 dias
AvaliaçãoConstruído28/07/2023Avaliado31/07/202331/07/2023 – 28/07/20233 dias
EntregaAvaliado31/07/2023Entregue25/08/202325/08/2023 – 31/07/202325 dias
Customer Lead Time(∑ das etapas)Piscina de Opções03/07/2023Entregue25/08/202325/08/2023 – 03/07/202353 dias
Cálculo de duração de cada etapa em um quadro sistêmico

Agora que já sabemos calcular o tempo de cada etapa, é possível criar o nosso gráfico.

O Eixo X (abscissa, horizontal) são os itens de trabalho colocados na ordem da data de entrega (última etapa do fluxo). O Eixo Y (ordenada, vertical) é o tempo de etapas do fluxo no intervalo de tempo definido (dias, semanas, meses etc.). A ordem das etapas é a mesma do Fluxo de Trabalho.

Analisando o Gráfico

Agora vamos a um exemplo. Imagine o seguinte gráfico.

Leitura do Gráfico

Gráfico de Detalhamento do Lead Time. Item A = 2 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 17 dias em construção, 3 dias em avaliação e 25 dias em entrega. Customer Lead Time 53 dias

Item B = 2 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 20 dias em construção, 4 dias em avaliação e 22 dias em entrega. Customer Lead Time 54 dias.

Item C= 5 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 22 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 64 dias.

Item D = 6 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 15 dias em construção, 5 dias em avaliação e 22 dias em entrega. Customer Lead Time 54 dias.

Item E = 6 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2 dias em construção, 2 dias em avaliação e 3 dias em entrega. Customer Lead Time 15 dias.

Item F = 7 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 18 dias em construção, 4 dias em avaliação e 23 dias em entrega. Customer Lead Time 57 dias.

Item G = 5 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2 dias em construção, 2 dias em avaliação e 5 dias em entrega. Customer Lead Time 16 dias.

Item H = 6 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2dias em construção, 2 dias em avaliação e 4 dias em entrega. Customer Lead Time 16 dias.

Item I = 9 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 23 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 69 dias.

Item J = 9 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 24 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 70 dias.
Lead Time Breakdown Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de espera)

A leitura do gráfico pode ser feita da seguinte forma: O tempo em cada etapa do item J foi: 9 dias em Análise, 5 dias Priorizando, 25 dias na Construção, 6 dias na Avaliação e 26 dias na Entrega. O Customer Lead Time (total), é igual a 70 dias. 

Identificando o gargalo 

Pelos números expostos, podemos ver que na maioria das vezes, a etapa onde o item passa mais tempo é a Entrega. Caso não tenha percebido ainda, veja o gráfico de forma percentual.

Gráfico de Percentual de Detalhamento do Lead Time.
Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera agora olhando o percentual do tempo de espera por item. 

Perceba agora que o gráfico está mostrando que na maioria dos itens, o tempo de Entrega ocupa o maior percentual. Esse é o gargalo no nosso fluxo. 

Também é possível perceber que, se esse gargalo for resolvido, é provável que o gargalo se desloque para a etapa de construção, pois geralmente é ela que ocupa o 2º lugar nos maiores lead times dos itens. 

Itens que estão destoando

Neste gráfico, são apresentados 10 itens de trabalho entregues. Todavia, três deles parecem destoar dos demais: E, G e H. Eles indicam que, sob certas circunstâncias, nosso fluxo tem um comportamento diferente. Nesses casos, o item fica mais tempo na análise e depois “corre” mais rápido que os demais itens”.

O gráfico é um convite para uma conversa

Avelino F. Gomes Filho. Adaptado da frase de Lucas Gomes: “Métricas são um convite para uma conversa”

Há coisas que o gráfico infelizmente não nos conta. Nesse caso, conversando com o time, vemos que há classes de serviço diferentes sendo tratadas no gráfico. Todos os itens seguem o arquétipo Padrão (Standard), porém os E, G e H foram do tipo Fura-fila (Expedite). Por isso “correram” mais rápido no nosso fluxo. 

Agrupamento no Gráfico

Com isso, podemos ter gráficos mais sintéticos ao invés de estudarmos item a item e termos muitas informações para analisar. Podemos juntar os itens por Classe de Serviço ou Tipo de Demanda.

Onde está o gargalo? Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera 1
Exemplo de Lead Time Breakdown Chart em Percentual por Classe de Serviço

Agora conseguimos ver com clareza que os itens padrão (Standard) permanecem cerca de 40% do tempo em Entrega. Enquanto os itens que são fura-fila (Expedite) embora “corram” mais rápido, a análise acaba sendo o gargalo deles. 

Como resolver o gargalo? Aí depende de vários fatores. Que tal dar uma olhada no nosso treinamento de Kanban System Design (KSD). Temos algumas dicas por lá e em vários outros artigos neste blog. 

Não deixe também de ver o nosso artigo sobre outros gráficos importantes para gestão de Fluxo do Trabalho

À plus tard!!!

Sobre o autor(a)

Trainer na K21

Avelino Ferreira é formado e mestre em Ciência da Computação. Teve uma longa trajetória na TI, começando como programador e chegando a gestor de diversos times de criação de produtos digitais. Conheceu e começou a adotar as melhores prática de de Métodos Ágeis em 2008. Desde então, se dedica a auxiliar outras empresas na construção da cultura ágil. Atualmente, é Consultor e Trainer na K21

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