Onde está o gargalo? Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera

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O Lead Time Breakdown Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de espera), por vezes chamado de Breakdown de Cycle Time Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de ciclo) é uma ferramenta que podemos utilizar para identificar facilmente onde há gargalos no nosso fluxo de trabalho.

O que é e para que serve o Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera

É um gráfico em que acumulamos o tempo de espera de cada item em cada etapa. A maior área do gráfico é onde o item ficou mais tempo. Se diversos itens tiverem a mesma área igual, é provável que este seja o gargalo do fluxo. Ele também permite que possamos avaliar quais são as áreas mais “rápidas” do nosso fluxo e possibilita que equacionemos problemas de lentidão no fluxo. Além disso, ele serve para estudarmos em que etapas os ponto fora da curva (outliers) estão ficando parados por mais tempo. 

Como o gráfico é construído

Você pode agrupar os itens de diversas formas, a mais simples é a construção de um detalhamento por item de trabalho. A primeira coisa a fazer é mapear o seu fluxo de trabalho para que você tenha bem claro as etapas que serão avaliadas. 

Uma vez que isso tenha sido feito, para cada item de trabalho, iremos calcular o lead time de cada etapa. Por favor, veja a discussão sobre quadros Semânticos vs. Casos Sistêmicos disponíveis no artigo indicado por este link. Precisamos que esse tópico seja bem compreendido, pois ele é fundamental para compreendermos quando começa e quando termina a etapa. Por exemplo, na imagem abaixo temos um quadro sistêmico. 

A descrição do fluxo é a mesma da imagem inicial. Agora há pequenas setas indicando o Lead Time de cada etapa. A análise começa na piscina de opções e termina quando ultrapassa a coluna “Analisando”. Priorização começa na coluna “Analisado” e termina quando ultrapassa a coluna “Priorizando”. A construção começa na coluna “Priorizado” e termina quando ultrapassa a coluna “Construindo”. Avaliação começa na coluna “Construído” e termina quando ultrapassa a coluna “Avaliando”. A entrega começa na coluna “Avaliado” e termina quando ultrapassa a coluna “Entregue”. Também há uma seta começando em priorizado e indo até Avaliado chamada de Lead Time Construção + Avaliação.
Lead Time em um quadro sistêmico.
Etapa Início (quando chega na coluna) Fim (quando chega na coluna)
Análise Piscina de Opções Analisado
Priorização Analisado Priorizado
Construção Priorizado Construído
Avaliação Construído Avaliado
Entrega Avaliado Entregue
Início e fim de cada etapa em um quadro sistêmico

O cálculo das etapas de fluxo fica assim:

Então imagine o Item de Trabalho A que teve as seguintes datas. Estou considerando dias corridos (semana começa no domingo e termina no sábado). Normalmente é a melhor opção, pois nós, seres humanos, temos dificuldade com a conta 30 dias úteis. A pessoa acaba gravando que isso é igual a um mês, mas dependendo do mês pode ser até 1,5 meses.

Etapa Início Fim Conta (Fim – Início) Lead Time da Etapa
Análise Piscina de Opções 03/07/2023 Analisado 05/07/2023 05/07/2023 – 03/07/2023 2 dias
Priorização Analisado 05/07/2023 Priorizado 11/07/2023 11/07/2023 – 05/07/2023 6 dias
Construção Priorizado 11/07/2023 Construído 28/07/2023 28/07/2023 – 11/07/2023 17 dias
Avaliação Construído 28/07/2023 Avaliado 31/07/2023 31/07/2023 – 28/07/2023 3 dias
Entrega Avaliado 31/07/2023 Entregue 25/08/2023 25/08/2023 – 31/07/2023 25 dias
Customer Lead Time(∑ das etapas) Piscina de Opções 03/07/2023 Entregue 25/08/2023 25/08/2023 – 03/07/2023 53 dias
Cálculo de duração de cada etapa em um quadro sistêmico

Agora que já sabemos calcular o tempo de cada etapa, é possível criar o nosso gráfico.

O Eixo X (abscissa, horizontal) são os itens de trabalho colocados na ordem da data de entrega (última etapa do fluxo). O Eixo Y (ordenada, vertical) é o tempo de etapas do fluxo no intervalo de tempo definido (dias, semanas, meses etc.). A ordem das etapas é a mesma do Fluxo de Trabalho.

Analisando o Gráfico

Agora vamos a um exemplo. Imagine o seguinte gráfico.

Leitura do Gráfico

Gráfico de Detalhamento do Lead Time. Item A = 2 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 17 dias em construção, 3 dias em avaliação e 25 dias em entrega. Customer Lead Time 53 dias

Item B = 2 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 20 dias em construção, 4 dias em avaliação e 22 dias em entrega. Customer Lead Time 54 dias.

Item C= 5 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 22 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 64 dias.

Item D = 6 dias em Análise, 6 dias em Priorização, 15 dias em construção, 5 dias em avaliação e 22 dias em entrega. Customer Lead Time 54 dias.

Item E = 6 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2 dias em construção, 2 dias em avaliação e 3 dias em entrega. Customer Lead Time 15 dias.

Item F = 7 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 18 dias em construção, 4 dias em avaliação e 23 dias em entrega. Customer Lead Time 57 dias.

Item G = 5 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2 dias em construção, 2 dias em avaliação e 5 dias em entrega. Customer Lead Time 16 dias.

Item H = 6 dias em Análise, 2 dias em Priorização, 2dias em construção, 2 dias em avaliação e 4 dias em entrega. Customer Lead Time 16 dias.

Item I = 9 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 23 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 69 dias.

Item J = 9 dias em Análise, 5 dias em Priorização, 24 dias em construção, 6 dias em avaliação e 26 dias em entrega. Customer Lead Time 70 dias.
Lead Time Breakdown Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de espera)

A leitura do gráfico pode ser feita da seguinte forma: O tempo em cada etapa do item J foi: 9 dias em Análise, 5 dias Priorizando, 25 dias na Construção, 6 dias na Avaliação e 26 dias na Entrega. O Customer Lead Time (total), é igual a 70 dias. 

Identificando o gargalo 

Pelos números expostos, podemos ver que na maioria das vezes, a etapa onde o item passa mais tempo é a Entrega. Caso não tenha percebido ainda, veja o gráfico de forma percentual.

Gráfico de Percentual de Detalhamento do Lead Time.
Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera agora olhando o percentual do tempo de espera por item. 

Perceba agora que o gráfico está mostrando que na maioria dos itens, o tempo de Entrega ocupa o maior percentual. Esse é o gargalo no nosso fluxo. 

Também é possível perceber que, se esse gargalo for resolvido, é provável que o gargalo se desloque para a etapa de construção, pois geralmente é ela que ocupa o 2º lugar nos maiores lead times dos itens. 

Itens que estão destoando

Neste gráfico, são apresentados 10 itens de trabalho entregues. Todavia, três deles parecem destoar dos demais: E, G e H. Eles indicam que, sob certas circunstâncias, nosso fluxo tem um comportamento diferente. Nesses casos, o item fica mais tempo na análise e depois “corre” mais rápido que os demais itens”.

O gráfico é um convite para uma conversa

Avelino F. Gomes Filho. Adaptado da frase de Lucas Gomes: “Métricas são um convite para uma conversa”

Há coisas que o gráfico infelizmente não nos conta. Nesse caso, conversando com o time, vemos que há classes de serviço diferentes sendo tratadas no gráfico. Todos os itens seguem o arquétipo Padrão (Standard), porém os E, G e H foram do tipo Fura-fila (Expedite). Por isso “correram” mais rápido no nosso fluxo. 

Agrupamento no Gráfico

Com isso, podemos ter gráficos mais sintéticos ao invés de estudarmos item a item e termos muitas informações para analisar. Podemos juntar os itens por Classe de Serviço ou Tipo de Demanda.

Exemplo de Lead Time Breakdown Chart em Percentual por Classe de Serviço

Agora conseguimos ver com clareza que os itens padrão (Standard) permanecem cerca de 40% do tempo em Entrega. Enquanto os itens que são fura-fila (Expedite) embora “corram” mais rápido, a análise acaba sendo o gargalo deles. 

Como resolver o gargalo? Aí depende de vários fatores. Que tal dar uma olhada no nosso treinamento de Kanban System Design (KSD). Temos algumas dicas por lá e em vários outros artigos neste blog. 

Não deixe também de ver o nosso artigo sobre outros gráficos importantes para gestão de Fluxo do Trabalho

À plus tard!!!

Avelino segurando um microfone e uma camiseta preta escrita Agile. Ele é pardo, barba e cabelos grisalhos.

Sobre o autor(a)

Trainer na K21

Avelino Ferreira é formado e mestre em Ciência da Computação. Teve uma longa trajetória na TI, começando como programador e chegando a gestor de diversos times de criação de produtos digitais. Conheceu e começou a adotar as melhores prática de de Métodos Ágeis em 2008. Desde então, se dedica a auxiliar outras empresas na construção da cultura ágil. Atualmente, é Consultor e Trainer na K21

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