Toda reunião de retrospectiva se encerra quando o time possui pelo menos uma ação de melhoria planejada para ser executada no próximo ciclo. Muitas vezes essa ação de melhoria busca melhorar a performance do time. Porém, como saber se estamos realmente melhorando? Vamos ao Lead Time Run Chart (Gráfico de Execução do Lead Time). que demonstra o impacto das mudanças que acontecem no nosso fluxo de trabalho.
Nesse gráfico o Eixo Y é o Customer Lead Time Médio dos itens entregues. O Eixo X é o período que estamos analisando. Quanto mais próximo a linha chega do 0 no Eixo Y, menor o customer lead time e melhor a performance do time / squad. Quanto mais distante, maior o customer lead time e pior a performance.
Analisando a variação de performance no time
Você já sabe, mas não custa lembrar, não dá para sair tirando conclusões apenas olhando para os dados e gráficos. Normalmente os motivos das variações não estão registrados em ferramentas, mas sim nas memórias das pessoas.
O Susto
Nesse gráfico podemos contar a seguinte história. Era um time que nunca tinha visto o seu lead time e tomaram um grande susto quando descobriu que sua performance era muito baixa. O Lead Time deles era de quase 60 dias em junho de 2018. Ou seja, um cliente ficava em média 60 dias aguardando esse time entregar seus pedidos.
O Esforço Heroico
Depois que tomaram o susto, a ideia que é rara, mas acontece muito bora resolver tudo na marra. Os meninos pegaram sua capa de Super Homem, a menina pegou sua tiara de Mulher Maravilha e vamos resolver na força. 10 horas de trabalho por dia e finais de semana conectados à VPN realmente baixaram o lead time médio para 33 dias entre junho e julho.
Uau! Metade do tempo. Parece bom, mas o esforço heroico tem prazo para terminar. Ninguém consegue mantê-lo por muito tempo. No mês seguinte o lead time voltou a subir para 52 dias. Isso demonstra que esforços pontuais geram resultados pontuais.
Automação de testes
Na sequência, o que propomos para esse time foi resolver o pior problema deles até era a falta de qualidade do software que eles produziam. A cada entrega havia muita reclamação e muito trabalho de correção. Nós oferecemos aulas de automação de testes e consultoria para apoiar a adoção. As ferramentas utilizadas durante esse período foram: JUnit, Cucumber, Selenium e Jenkins. Com isso o lead time começou a cair e a performance a melhorar.
Veja que não foi uma queda em linha reta. Há quedas entre setembro e outubro, mas uma subida em novembro. Isso é normal porque toda melhoria requer adaptação. Em fevereiro do ano seguinte é que conseguimos perceber o real impacto da melhoria.
Aprendizado principal: dê tempo ao tempo
Muitas das vezes queremos que o resultado de uma mudança seja imediato, porém isso não acontece na prática. Toda novidade precisa de um tempo para dar resultados. No caso apresentado, o impacto real só foi realmente percebido como melhoria seis meses após o início da mudança.
Transformando o Run Chart em um Control Chart
O Lead Time Run Chart é um gráfico de execução, pois ele narra a história sem se preocupar com o futuro. Todavia, você pode adicionar algumas informações para auxiliar decisões futuras. Por exemplo, limite superior de controle e limite inferior de controle. Normalmente 3 vezes o desvio padrão seguindo as recomendações do Six Sigma.
Transformando o Run Chart em um Control Chart. As linhas vermelhas apresentam limites que se ultrapassados devem gerar alguma ação para retorno aos níveis adequados.
A linha verde representa a média de todo o período analisado, a azul é o lead time médio no mês, acima e abaixo temos os limites inferior e superior marcados de vermelho. No caso, esse time deve ficar atento, pois o lead time atual já ultrapassou o limite superior duas vezes, o que pode indicar uma piora sistêmica na performance.
Preferência pessoal
Particularmente prefiro um número que eu arbitro baseado no histórico passado seguido de uma linha de alerta imaginando um sinal amarelo e um sinal vermelho.
Se o lead time subir (piora da performance) e chegar na linha de alerta (sinal amarelo), recebo um aviso de que temos algum problema acontecendo e temos que atuar antes que ultrapasse o limite superior. Eu não trabalho com os limites inferiores, mas pode ser útil em algum caso quando uma melhoria de performance abrupta pode indicar um problema em vez de uma solução de longo prazo.
Conclusão
E aí? Já sabe dizer se o seu time está melhorando ou piorando? Quer saber mais sobre esse assunto, veja o nosso treinamento de Kanban System Design (KSD). Quer conhecer outros gráficos e ferramentas de Kanban, dê uma olhada neste artigo aqui.
Até a próxima
Bis geschwënn
