Toda reunião de retrospectiva se encerra quando o time possui pelo menos uma ação de melhoria planejada para ser executada no próximo ciclo. Muitas vezes, essa ação de melhoria busca melhorar o desempenho do time. Porém, como saber se estamos realmente melhorando? Vamos ao Lead Time Run Chart (Gráfico de Execução do Lead Time). Que demonstra o impacto das mudanças no nosso fluxo de trabalho.
Nesse gráfico, o eixo Y é o Customer Lead Time médio dos itens entregues. O eixo X corresponde ao período que estamos analisando. Quanto mais próxima a linha está do 0 (zero) no eixo Y, menor o customer lead time e melhor a performance do time/squad. Quanto mais distante, maior o customer lead time e pior a performance.
Analisando a variação de performance no time
Você já sabe, mas não custa lembrar: não dá para sair tirando conclusões apenas olhando para os dados e os gráficos. Normalmente os motivos das variações não estão registrados em ferramentas, mas sim nas memórias das pessoas.
O Susto
Nesse gráfico podemos contar a seguinte história. Era um time que nunca tinha visto o seu lead time e tomou um grande susto ao descobrir que sua performance era muito baixa. O Lead Time deles era de quase 60 dias em junho de 2018. Ou seja, um cliente ficava, em média, 60 dias aguardando que esse time entregasse seus pedidos.
O Esforço Heroico
Depois que tomaram o susto, a ideia é rara, mas acontece muito: “bora resolver tudo na marra”. Os meninos pegaram sua capa de Super-Homem, e a menina pegou sua tiara de Mulher Maravilha, e vamos resolver na força. 10 horas de trabalho por dia e os finais de semana conectados à VPN realmente reduziram o lead time médio para 33 dias entre junho e julho.
Uau! Metade do tempo. Parece bom, mas o esforço heroico tem prazo para concluir. Ninguém consegue mantê-lo por muito tempo. No mês seguinte, o lead time voltou a subir para 52 dias. Isso demonstra que esforços pontuais geram resultados pontuais.
Automação de testes
Na sequência, o que propusemos para esse time foi resolver o pior problema deles, que era a falta de qualidade do software que eles produziam. A cada entrega havia muitas reclamações e muito trabalho de correção. Nós oferecemos aulas de automação de testes e consultoria para apoiar a adoção. As ferramentas utilizadas durante esse período foram: JUnit, Cucumber, Selenium e Jenkins. Com isso, o lead time começou a cair e a performance a melhorar.
Veja que não foi uma queda em linha reta. Há quedas entre setembro e outubro, mas uma subida em novembro. Isso é normal porque toda melhoria requer adaptação. Em fevereiro do ano seguinte é que conseguimos perceber o real impacto da melhoria.
Aprendizado principal: dê tempo ao tempo
Muitas vezes queremos que o resultado de uma mudança seja imediato, porém isso não acontece na prática. Toda novidade precisa de tempo para dar resultados. No caso apresentado, o impacto real só foi percebido como melhoria seis meses após o início da mudança.
Transformando o Run Chart em um Control Chart
O Lead Time Run Chart é um gráfico de execução, pois narra a história sem se preocupar com o futuro. Todavia, você pode adicionar algumas informações para auxiliar nas decisões futuras. Por exemplo, o limite superior de controle e o limite inferior de controle. Normalmente, 3 vezes o desvio padrão, conforme as recomendações do Six Sigma.
Transformando o Run Chart em um Control Chart. As linhas vermelhas apresentam limites que, se ultrapassados, devem acionar alguma ação de retorno aos níveis adequados.
A linha verde representa a média de todo o período analisado; a azul é o lead time médio no mês; acima e abaixo temos os limites inferior e superior marcados de vermelho. No caso, esse time deve ficar atento, pois o lead time atual já ultrapassou o limite superior duas vezes, o que pode indicar uma piora sistêmica na performance.
Preferência pessoal
Particularmente, prefiro um número que eu arbitro, com base no histórico, seguido de uma linha de alerta, imaginando um sinal amarelo e um sinal vermelho.
Se o lead time subir (piora da performance) e chegar na linha de alerta (sinal amarelo), recebo um aviso de que há algum problema e que temos que atuar antes que ultrapasse o limite superior. Eu não trabalho com os limites inferiores, mas pode ser útil em alguns casos, quando uma melhoria de desempenho abrupta pode indicar um problema em vez de uma solução de longo prazo.
Conclusão
E aí? Já sabe dizer se o seu time está melhorando ou piorando? Quer saber mais sobre esse assunto? Veja o nosso treinamento de Kanban System Design (KSD) e descubra mais sobre esse método de gestão do trabalho. Até porque, embora possamos analisar o que está acontecendo, não podemos cair no mito do time de alta performance.
Quer conhecer outros gráficos e ferramentas de Kanban? Dê uma olhada neste artigo aqui.
Aprenda a contar história com dados neste artigo: Data Storytelling: Contando uma história com os dados
Quer ver mais gráficos que ajudem a compreender o funcionamento real do seu time/empresa? Dá uma olhada nesses artigos:
- Gestão do Time
- Capacidade do Time
- Performance
- Previsibilidade de entregas
Até a próxima
Bis geschwënn
