A pergunta que não quer calar: Atrasaremos a entrega? Embora não seja a pergunta mais importante, é aquela que encontramos com certa frequência. Para respondê-la podemos utilizar um gráfico que nos auxilia a verificar 1) previsibilidade na entrega; e 2) possíveis atrasos. Ele é o gráfico de Gráfico de Dispersão do Lead Time. Veja o gráfico a seguir.
Como em todo o gráfico de acompanhamento, no Eixo X temos o período que estamos avaliando. No caso aqui é diário entre março até outubro de 2024. O eixo Y é Lead Time<<>> em dias que um item levou para ser concluído. A marcação do item no Eixo X é o dia que o item foi entregue.
O gráfico de dispersão apresenta de forma visual como estão concentradas as entregas que realizamos durante o tempo. Se os itens concluídos estão mais próximos do zero no Eixo Y, significa que temos um baixo lead time, portanto temos uma boa performance. Quanto mais distante, pior a performance.
Previsibilidade através da dispersão
Aqui aparecem mais algumas informações relevantes. A primeira é o percentil que expliquei no artigo: Percentil: Olhando o histórico para dar prazos. O Percentil 50 é a mediana e indica que 50% dos itens que esse time entregou estão na linha ou abaixo dessa linha. No caso, o Percentil 50% (P50) é igual a 3 dias.
Já o Percentil 85% (P85) é a linha verde e ela é igual a 6 dias. O que indica que 85% dos itens que esse time trabalhou levaram 6 dias ou menos para serem entregues. Isso já nos ajuda a dar previsibilidade quando alguém perguntar: Quando é que fica pronto? Porque 85% das vezes fazemos isso em até 6 dias.
Entretanto, digamos que seu time tenha uma aversão a risco. Quando dou prazo baseado no P85, ainda existe uma margem para eu estar errado 15% das vezes (demorar mais do que 6 dias). Então eu posso procurar o Percentil 90% (P90) que no caso é igual a 7. Isso indica que esse time, 90% das vezes, entrega um item em 7 dias ou menos. Então, quando perguntarem quando é que fica pronto, esse time poderia responder: Com 90% de probabilidade entregaremos esse item em até 9 dias.
Claro, se tiver muita aversão a risco pode escolher percentis mais elevados, P95 = 12 dias ou P97 = 19 dias. De P95 em diante é provável que já estejamos levando em consideração as exceções para estimar um prazo e, no geral, não é bom fazer isso. Você acaba dando a previsibilidade que só acontece pouquíssimas vezes. Ficarás um tanto desacreditado quando você diz 100 dias e entrega em 6, 5 ou 7 dias quase sempre. Você está colocando os outliers como regra, o que não deve ser feito.
Qualidade na entrada do fluxo
Outra informação interessante nesse gráfico é que o P50, P85 e P90 estão próximos uns dos outros (4 dias de distância entre P50 e P90). Isso indica que os itens que chegam nesse fluxo estão fatiados mais ou menos do mesmo tamanho . Quando há grandes variações nesses percentis é um sinal de que possivelmente os itens chegam na entrada do fluxo de forma aleatória. Alguns são muito complexos e demoram muito para percorrer o fluxo, outros são pequenos e são rápidos.
Vai atrasar?
Além de dar previsibilidade, esse gráfico também nos ajuda a saber se há risco de algum item atrasar a entrega. Perceba que no gráfico há 5 pequenos losangos vermelhos no dia 04/10/2024 (dia que gerei o gráfico). Esses itens são aqueles que ainda estão em progresso (WIP). Eles estão passeando pelo fluxo de trabalho e ainda não foram entregues.
O prazo estimado para a entrega utilizado é o P90 = 7 dias. 3 itens estão abaixo do P85 e ainda não requerem grande atenção. Um deles está bem em cima da P85 e ainda não foi concluído. Isso requer atenção imediata, pois se passar mais 1 dia, ele terá grandes chances de estourar o prazo que demos.
Podemos descartar?
Veja que existe mais um item em progresso que está lá próximo aos 30 dias. Ele é mais do que 4 vezes o nosso P90 que estamos utilizando para dar prazos e até agora não foi concluído. O item que levou mais tempo para ser entregue foi 23 dias (pior outlier). Será que ainda vale a pena concluir esse item que já está no nosso fluxo há 30 dias? A métrica é um convite para uma boa conversa. Temos que sentar com o time e ver porque esse item está em progresso há tanto tempo. Entretanto, é um bom indício que ele não deve ser prioritário.
Conclusão
Apresentei como o gráfico de dispersão do lead time pode te ajudar a trazer previsibilidade, realizar acordos de nível de serviço, verificar se algum item estourará o prazo e até se algo deve ser descartado do nosso fluxo.
Se você ficou em dúvida para saber como eu crio esse gráfico, nós tiramos os dados da nossa ferramenta de gestão Taiga via banco de dados e ligamos a uma planilha no Google Planilhas. É a forma que eu encontrei para me dar mais liberdade sobre a formatação de dados.
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Espero que este artigo seja útil.
See you soon.
