Seja em treinamentos, consultoria ou até mesmo com meus times de desenvolvimento. Uma coisa fácil de perceber é o desconforto causado quando comento sobre a necessidade de limitação de WIP. É algo que me causa estranheza. Por que as pessoas rejeitam tanto uma ideia que seria benéfica para elas?
O que é WIP?
Inicialmente, caso você não conheça o termo, WIP é a sigla para Work in Progress (Trabalho em progresso). São todos os itens de trabalho que o seu time está trabalhando no momento. Outra forma de ver isso, é todo o trabalho que você está fazendo no momento.
Nessa imagem, tudo o que está entre a primeira etapa após o ponto de recebimento da demanda (backlog) e antes da entrega é WIP. No total, esse time está com 20 itens de trabalho em progresso.
Quando olhamos para a imagem, é fácil contabilizar o WIP, porém quando olhamos para nós mesmos não é tão fácil. Na vida temos vários “quadros” e o nosso fluxo no geral não é bem mapeado. Temos demandas vindo de diversos lugares e de diversos tipos: do trabalho em si, família principal e família ampliada, obrigações fiscais, faculdades e cursos, igreja e fé, saúde, contas etc. Se você acha que o quadro Kanban (mapeamento de fluxo) da sua empresa é grande é porque você ainda não criou o seu pessoal.
O que é limitação do WIP?
Se nós não fizermos nada, o nosso WIP tende a crescer infinitamente. Começaremos muitas coisas e terminaremos muito pouco ou nada. Ficaremos com muitas iniciativas e poucas “acabativas”. Por isso é necessário limitar a quantidade de trabalho em progresso. Para que o trabalho seja realizado da melhor forma possível. A ideia é reduzir o paralelismo e aumentar o sequenciamento de atividades.
Pense na sua vida pessoal. Achamos que vamos ganhar tempo fazendo muitas coisas ao mesmo tempo e começamos a: “adiantar” o jantar, estudar para uma prova do curso, enquanto arrumamos as crianças para ir para a natação. Qual o resultado disso? Provavelmente teremos um jantar queimado, crianças chegando atrasadas na natação e o estudo irrelevante. A limitação do WIP nos ajuda a resolver esse problema. Como você é uma pessoa, seu limite provavelmente será igual a um. Então, você já começa tendo que priorizar o que vai fazer e sequenciar as atividades, então podemos ter: 1) arrumar as crianças para a natação; 2) adiantar o jantar; e 3) estudar para a prova.
Facilita inclusive a tomada de decisões. Se a prova é muito urgente e você não terá tempo para adiantar o jantar, então a melhor solução poderia ser pedir auxílio de outra pessoa para o item menos prioritário ou comprar a comida nessa ocasião.
Esse número sobre cada etapa no fluxo é um limite de WIP. Significa que nessa etapa a quantidade máxima de itens é igual ao limite. É um acordo entre o time e não devemos ultrapassá-lo. Pense como seria o seu limite de WIP na sua vida.
Ajudando a limitar o WIP
Você já sabe o que fazer, mas o difícil mesmo é convencer você a fazer isso. Eu percebo os olhares das pessoas quando digo que é fundamental a limitação de WIP. De um lado, vejo que acende uma luz na cabeça delas como algo que diz: “Meu Deus, é claro que eu tenho que fazer isso!”. Por outro lado, também percebo que fica uma interrogação: “Será mesmo?”. Normalmente é seguido de frases como: “Meu chefe tinha que estar aqui para ouvir isso!”. Entretanto, seu chefe não está e se estivesse provavelmente ele repetiria a sua frase, o chefe do chefe repetiria e o presidente da empresa falaria que o cliente deveria estar ali para ouvir isso. Na verdade, tentamos “terceirizar” o problema e deixarmos de ser agentes da solução para permanecermos como propagadores do problema.
Então, vou tentar te convencer primeiro sobre a necessidade de limitar o seu WIP. Depois que você se convencer disso, poderá tentar limitar o WIP junto do seu time e finalmente falar com seus gestores. Vamos às justificativas para limitação do WIP
1. Falácia: A alta ocupação das pessoas melhora a performance do time!
Don Reinertsen e Stefan Thomke escreveram o artigo sobre os seis mitos de desenvolvimento de produtos. Segundo os autores é uma falácia acreditar que deixar as pessoas ocupadas o tempo todo aumentará a performance. Na verdade, o que temos é o resultado oposto, a redução da performance. Veja o gráfico abaixo:
A leitura do gráfico é a seguinte: No eixo X, temos a utilização de pessoas. No eixo Y temos o tempo de espera. No estudo eles descobriram que o tempo de espera de um item (ninguém fazendo nada nele. Ele está lá apenas esperando alguém ficar livre para trabalhar nele) dobra quando a ocupação das pessoas vai de 60% para 80%. Dobra mais uma vez quando vai de 90% para 95% de ocupação. Em outras palavras, quanto mais as pessoas estão ocupadas, mais tempo os itens de trabalho ficarão aguardando essas pessoas ficarem disponíveis para dar continuidade ao trabalho.
Mais sobre isso no nosso artigo: 100% de ocupação: A grande mentira da gestão
2. A Armadilha da Alta Utilização de recursos e pessoas
Henrik Kniberg demonstra no seu vídeo de forma bem-humorada o perigo de você acreditar que a alta utilização de recursos e pessoas aumentará a performance. Na verdade, diminui a performance. Dá uma olhada no vídeo.
Link para o vídeo legendado: https://www.youtube.com/watch?v=IML_rgGCrd0
3. Matematicamente, quanto mais paralelismo, menor a eficiência
Em 1954, o matemático John Little descobriu empiricamente que quanto maior a quantidade de trabalho em paralelo, menor a eficiência. Ele propôs a lei matemática que ficou conhecida como Little ‘s Law que explicamos no artigo 100% de ocupação: A grande mentira da gestão. Ela pode ser simplificada para:
Lead Time é o tempo em que o item de trabalho leva para atravessar o nosso fluxo. WIP é o Work in Progress e a Vazão ou taxa de entrega é quantos itens são entregues (saem do nosso fluxo de trabalho) em um período de tempo (dia, semana, quinzena, mês etc.).
A nossa vazão tende a ser constante porque aumentá-la é muito difícil. Pense na sua vida pessoal, nós não conseguimos pensar mais rápido ou nos tornarmos fisicamente mais rápidos porque queremos. Para aumentar a nossa vazão pessoal precisamos de algum passo adicional. Por exemplo, terceirizar serviços como cuidados da casa e compras do mês, utilizarmos automações quando aplicáveis, uso de inteligência artificial etc. O mesmo acontece com nossos times, a vazão só aumenta com a introdução de tecnologia ou aumento de pessoas (cuidado com essa segunda opção). Salvo isso, ela tende a ser constante ao longo do tempo.
Se a vazão é constante e eu quero reduzir o meu lead time, o que eu tenho que fazer nessa fórmula? Reduzir o WIP. Você pode visualizar a lei de Little utilizando triângulos.
O Lead time é um dos catetos (reta) e o WIP é outro cateto. A vazão é o ângulo e ele tende a ser constante. Se eu aumentar o WIP fazendo mais coisas em paralelo, sabendo que o ângulo não vai mudar e esse triângulo tem que permanecer fechado. O que acontecerá?
O Lead time terá que aumentar. Isso é ineficiência.
Agora, se você reduzir o WIP. O que acontecerá?
Sabendo que a vazão continua tendendo a ser constante e você precisa manter o triângulo fechado. O lead time reduzirá. Isso é ser eficiente. Quanto menos coisas você fizer em paralelo, menos tempo demora para você fazer cada coisa. O contrário também é verdade: quanto mais trabalho em paralelo, mais tempo levará cada trabalho.
4. Fazer duas coisas ao mesmo tempo não garante que você está dedicado 50% do tempo para cada atividade.
Outra falácia comum ao fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo é dizer que está dedicando uma parte do tempo para o item A e uma parte do tempo para o item B. Mesmo que você diga que utilize proporções como: 50/50, 70/30, 80/20. Tudo isso é falso, pois você está esquecendo do tempo que você perde trocando contexto (esforço cognitivo) para deixar o item A e começar o item B e depois, deixar o item B para voltar ao item A. Nós não somos máquinas que desligam e ligam e começam exatamente de onde estávamos. Precisamos gastar algum esforço nos recordando do que aconteceu.
O saudoso Dr. Gerald M. Weinberg nos apresenta a seguinte informação em seu livro Quality Software Management: Systems Thinking, p. 284:
No eixo X, temos a quantidade de projetos que a pessoa ou time está trabalhando. Pode ser a quantidade de trabalho, iniciativa, demandas ou o nome utilizado na sua organização. No eixo Y temos o tempo de trabalho. Se a pessoa / time cuida de um único projeto, eles têm 100% de dedicação do seu tempo de trabalho para ele.
Agora, se uma pessoa ou time está trabalhando em duas atividades simultâneas, elas não conseguem dedicar todo seu tempo a elas, pois há um período perdido com a troca do contexto (parte azul escura da barra). Vamos supor que queiramos dedicar metade do tempo para cada atividade. Não é 50/50. Na verdade gastamos uns 20% do tempo apenas com a troca de contexto. O que sobra é na melhor das hipóteses 80% do tempo para dividir entre as duas atividades.
Imagine o seguinte: você trabalha em tempo parcial em dois times / squads. Vamos dizer que você resolveu dedicar semanas alternadas para cada time. Quando você vai do time A para o time B, primeiro você tem que falar para o time A tudo o que você fez e o que eles deverão utilizar na próxima semana, além de registrar tudo o que for necessário. Quando você chega no time B, você tem que ficar a par de tudo que aconteceu na semana em que você não esteve lá. Além disso, você deverá recordar do que foi feito, relembrar o problema que o time B trata, as ferramentas que ele usa, entre outros.
Isso porque eu contei o “caminho feliz”, na prática vai ser muito pior. Você será chamado de tempos em tempos pelo outro time, terá que parar várias vezes o seu trabalho, terá que participar de outras iniciativas e por aí vai. A leitura continua e quanto maior o paralelismo maior o tempo perdido com a troca de contexto.
5. Burnout
Quando ignoramos a razão e fazemos o oposto, começamos a fazer tudo ao mesmo, temos a falsa sensação de que seremos muito eficientes. E entramos na neura de nos tornarmos: o melhor funcionário / gestor / sócio / dono da empresa + os melhores pai / mãe do universo + filho / filha exemplar + aluno / aluna top do curso + colega sempre presente para ajudar os amigos… E fazemos tudo junto ao mesmo tempo.
O resultado é que chegamos ao contrário disso e nos transformamos em pessoas ineficientes. Ou então, entramos no burnout. De acordo com o Ministério da Saúde, a Síndrome de Burnout ou Síndrome do Esgotamento Profissional é: “um distúrbio emocional com sintomas de exaustão extrema, estresse e esgotamento físico resultante de situações de trabalho desgastante, que demandam muita competitividade ou responsabilidade.”.
Aqui seguem alguns sintomas que podem indicar que você está entrando ou já está em burnout:
- cansaço mental e físico excessivo;
- dores musculares ou osteomusculares;
- distúrbios respiratórios;
- imunodeficiência;
- transtornos cardiovasculares;
- disfunção sexual;
- alterações menstruais;
- comportamento de alto risco;
- pensamentos suicidas;
- insônia;
- dificuldade de concentração;
- perda de apetite;
- irritabilidade e agressividade;
- lapsos de memória;
- baixa autoestima; desânimo e apatia;
- dores de cabeça e no corpo;
- negatividade constante;
- sentimentos de derrota, de fracasso e de insegurança;
- isolamento social;
- pressão alta;
- tristeza excessiva.
Nestes links há mais detalhes sobre o assunto: Ministério da Saúde, Rede D’Or, TJDF.
O Burnout é algo muito sério não só porque você sofre pressão no trabalho, como também sofre pressão na sua vida pessoal, o que aumenta muito a chance de incorrer nessa síndrome. Além disso, infelizmente, vemos sofismas sendo repetidos o tempo todo e as pessoas nem reparam o quanto elas estão se autoimpondo um jugo pesado. São coisas como: “Ah! Mas eu sou mãe e tenho que fazer de tudo um poco”; “Eu sou o gestor e tenho que estar por dentro de tudo”; “lá em casa e aqui no trabalho sou eu que resolvo tudo”. Pare e pense. Se você morrer hoje, o que acontecerá? Provavelmente algumas poucas pessoas ficarão tristes com a sua partida, mas na sequência tudo voltará a acontecer normalmente sem a sua “onipresença”.
Burnout é sério, se você está se enquadrando em algum dos sintomas listados acima, procure ajuda médica.
Vantagens quando limitamos o WIP
- Redução de Gargalos: quando o WIP não é limitado, o risco de criarmos gargalos é enorme porque criamos amortecedores (buffers) infinitos em cada etapa não limitada. A limitação evita que isso aconteça.
- Foco e Qualidade: Quando fazemos tudo ao mesmo tempo, tudo é prioritário e não temos tempo para nos dedicar à qualidade de nada. O objetivo é que o item saia da minha responsabilidade o quanto antes. Já quando o WIP é limitado, cada pessoa está cuidando de menos itens de trabalho, elas podem focar na melhora e qualidade de cada item.
- Acelerar o Tempo de Entrega: Com menos tarefas em andamento, é mais provável que cada item seja concluído rapidamente. Dá uma olhada no nosso artigo: 5 formas sistêmicas de reduzir seu time to market (lead time).
- Aumentar a Visibilidade do Fluxo: Quando limitamos o WIP, fica mais fácil visualizar o fluxo de trabalho e identificar bloqueios, gargalos e etapas que precisam de atenção, permitindo intervenções eficazes.
- Redução de Estresse: Trabalhar com uma quantidade excessiva de itens pode levar ao estresse e à sobrecarga. Limitar o WIP ajuda a equilibrar a carga de trabalho da equipe e criar um ambiente mais sustentável e produtivo.
- Identificar Problemas Sistêmicos: Com um limite de WIP, problemas sistêmicos ficam mais evidentes, pois as equipes não podem apenas empilhar mais trabalho. O que facilita a identificação e solução de problemas.
Como começar
Mudanças evolucionárias e nunca revolucionárias. Um grande erro é: dado que eu li este artigo, a partir de amanhã todas as minhas atividades serão sequenciadas. Não vai dar certo.
É a mesma coisa que tentar zerar a quantidade de açúcar do dia para a noite. Você sofrerá um efeito rebote e mais cedo ou mais tarde vai querer comer um pacote de açúcar. Se você tentar zerar o paralelismo, sofrerá o efeito rebote também.
Responda a essa pergunta: qual a menor restrição que eu posso fazer agora? Comece com pouco e vá restringindo ao longo do tempo. Vou dar um exemplo. Imagine que você está nesse time. O WIP total é de 20.
Limite por etapa ou global?
Um caminho mais suave poderia ser uma limitação global e futuramente, conforme ganhamos maturidade, faremos a limitação por etapa. Porém, se o time ficar confortável, não há problema nenhum em começar o limite por etapas.
Qual o limite inicial que devemos utilizar?
Não há uma resposta fácil para isso, é necessário experimentar. Já vi duas abordagens que costumam funcionar. A primeira é um pouco mais radical. Imagine que decidimos pela limitação global. Vamos reduzir o WIP para um nível que o time acredite ser saudável. Por exemplo, digamos que esse time limite o WIP em 10. Para fazer isso, precisaremos de apoio político alto, pois nada entrará no fluxo até o WIP chegar a 9.
A segunda forma é mais suave. Se o WIP atual é 20, podemos fazer um limite de 21 ou 22. Não interrompe a entrada de itens, porém começa a restrição. Se chegar um pedido urgente ou um pedido vindo da alta gestão. Esse amortecedor de 1 ou 2 itens pode ser interessante para não gerar frustração. Todavia ao longo do tempo, conforme os itens foram sendo entregues, o limite do wip vai sendo reduzido: 21, 20, 19… 10.
Limite por etapas
O estado desejado é a limitação por etapas. Uma vez que o fluxo está normalizado, você e seu time já estão seguros da sua capacidade máxima, então agora é possível limitar a quantidade por etapa. Como fazer isso? Não há uma resposta definitiva. É muito parecido com a sua chegada a um hotel, quando você vai tomar um banho. Você não sabe exatamente como chegar na temperatura ideal, mas aos poucos, regulando quente e fria você chega na temperatura ideal. Alguns pontos que você deve levar em consideração:
- Tamanho do time
- Etapas que são executadas por especialistas *.
- Necessidade ou desejo de pareamento<<>> para disseminação do conhecimento
- Disponibilidade das pessoas no time (férias, pessoas em tempo parcial)
- Maturidade do time
* Separe a especialização autoimposta (time ou empresa criou a restrição, porém com algum esforço pode ser desfeitas), das acidentais (só há uma pessoa com aquele conhecimento no time / empresa) e as obrigatórias (exigência legal de execução por um especialista).
Conclusão
Apresentei 5 pontos que justificam a limitação do trabalho em progresso. Um artigo científico, uma demonstração empírica, uma lei matemática, uma apresentação empírica e um resultado psicossomático. Veja que a limitação do WIP não é uma recomendação, é uma ação para melhorar o seu trabalho, ou melhor, para melhorar a nossa vida.
Cuidado! Se você já está em Burnout, não perca tempo. Procure imediatamente ajuda médica especializada.
C’est ça. Limite seu WIP e nos vemos em breve.
Arrivederci
