Este artigo foi modificado no dia 04/08/2023. Mais informações no final deste texto.
No texto “Fluxo de Trabalho: o upstream, midstream e downstream” vimos como podemos mapear o fluxo de trabalho através de três grandes etapas de Upstream, Midstream e Downstream. Vou colocar um breve resumo dos conceitos necessários para entender as métricas que estão no fluxo.
Não perca também os outros artigos dessa série:
Fluxo de Trabalho: o upstream, midstream e downstream
Métricas Ágeis comuns ao upstream, midstream e downstream
Neste artigo
Recomendo a leitura do artigo indicado antes de começar a ler este.
| Item | Conceito |
| Upstream – Nascente | Parte do fluxo que se destina a descobrir (discovery) se as opções disponíveis devem ou não ser construídas pelo time. |
| Midstream – Leito | Parte do fluxo que começa no Ponto de Comprometimento. Ela mapeia as etapas de construção do produto ou serviço. |
| Downstream – Foz | Parte do fluxo que se destina à entrega (delivery) do produto ou serviço após a construção até o cliente. |
| Opções | É uma manifestação do desejo de algum stakeholder (product owner, product manager, clientes, gestores) que o time avaliará se é válido, viável e desejável para ser construído. Em todo Upstream nós temos opções sendo avaliadas. |
| Item de Trabalho | Uma vez que a opção foi avaliada e o time decidiu que ela será feita, ela se transforma em um item de trabalho. |
| Piscina de Opções | É o local onde estão armazenadas as opções antes do Upstream. Tradicionalmente chamada de Product Backlog. |
| Ponto de Recebimento da Demanda | Momento em que recebemos a demanda no fluxo de trabalho. Normalmente o pedido de algum cliente criando uma nova opção. |
| Ponto de Comprometimento | Etapa do Fluxo na qual o time / squad se compromete com a construção e posteriormente entrega do item de trabalho para os stakeholders. |
| Ponto de Entrega | Etapa do Fluxo na qual o item de trabalho é entregue (se torna disponível para o uso do cliente). |
Esse resumo apresenta as principais características do mapeamento de fluxo de trabalho. Entretanto, se quisermos avaliar como está a eficiência deste fluxo, medir o “tamanho” dos problemas e avaliar o impacto de soluções, precisamos de métricas. Abaixo listamos as Métricas de Fluxo, também conhecidas como Métricas Ágeis, o que elas medem e em que parte do fluxo se encontram.
Antes de começarmos o texto, temos alguns recados
Há muitas métricas disponíveis para você compreender o seu fluxo. Se você utiliza alguma ferramenta digital para a gestão do fluxo de trabalho, é provável que elas já estejam disponíveis. A leitura deste artigo apenas facilitará a compreensão sobre como essas ferramentas chegam até o valor que apresentam.
O segundo recado é que as ferramentas não padronizam a nomenclatura das métricas. Portanto, em alguns casos você terá que fazer um dê-para da nomenclatura aqui apresentada e aquela utilizada na ferramenta da sua empresa. Neste artigo, partimos das referências da literatura mais próxima aos inventores dos métodos. São elas: Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia de David J. Anderson (2011); Kanban Esencial Condensado David J Anderson e Andy Carmichael (2017); Essential Upstream Kanban de Patrick Steyaert (2017); O Guia do Scrum de Jeff Sutherland e Ken Schwaber (2020).
Não se assuste com a quantidade de métricas e JAMAIS, JAMAIS, JAMAIS tente utilizar tudo ao mesmo tempo. Leia o artigo, saiba quais existem, olhe na ferramenta que você utiliza, como elas são apresentadas e depois pergunte-se: Quais os problemas que eu quero resolver? Dessa resposta, deriva a escolha das métricas que seu time acompanhará.
“Tudo é sempre muita coisa.”
– Luiz (Lula) Rodrigues
Também lamentamos pelo extenso uso de palavras da língua inglesa, mas, na prática, é o que as pessoas acabam utilizando no dia a dia. Tentamos traduzi-las sempre que possível.
Por fim, lembro que este artigo sofreu alguns adendos e alterações em 04/08/2023, devida a mudança da definição do Customer Lead Time pela Kanban University.
Onde estão as métricas de fluxo?
Nós separamos as métricas ao longo das três partes do fluxo de valor. Algumas estão presentes apenas em uma parte dele, outras são apresentadas em todo o fluxo e há ainda as que atravessam todo o fluxo.
Métricas de Midstream e Downstream
A imagem abaixo apresenta algumas das métricas que podem ser obtidas no Midstream e Downstream.
Downstream Lead Time (Tempo de Espera no Downstream) *
Tempo decorrido desde o momento em que nos comprometemos com um item (passou do ponto de comprometimento) de trabalho até a entrega para o cliente. Se você não mede nada no seu fluxo, essa é uma boa medida para começar. Ela define o seu time to market. Ela é a base do seu Acordo de Nível de Serviço (SLA – Service Level Agreement). É a métrica principal para gestão de expectativas do cliente e stakeholders.
Dentro dela devem ser contabilizadas todas as dependências externas. Mesmo que você não tenha gestão sobre elas. Seu cliente não tem culpa da forma que sua empresa escolheu para se organizar.
| Dado: Downstream Lead Time = DLT Data de Comprometimento = DC Data de Entrega = DE Para todo item de trabalho entregue = x ∀x: DLT = DE – DC Há times que entregam itens em um dia ou menos e preferem utilizar: ∀x: DLT = DE – DC + 1 |
Essa adição de mais um evita cálculos de divisão por zero. Se você utiliza alguma ferramenta, verifique como ela contabiliza esse cálculo e se ela considera apenas dias úteis ou dias corridos. Lembre-se 30 dias úteis podem ser iguais a 48 dias corridos. Já 30 dias corridos podem ser apenas 18 dias úteis. Quando for dar prazos você tem que diferenciá-los.
Kanban System Lead Time (Tempo de Espera no Sistema Kanban)
É o tempo decorrido desde que nos comprometemos com o item de trabalho até o momento que ele chega a uma coluna que não possui Limitação do Trabalho em Progresso (WIP Limit, está mais abaixo no texto).
Essa falta de limitação do WIP pode ocorrer por diversos fatores: dependência externa não controlada; data fixa de lançamento de produto ou serviço; incapacidade técnica de entregar quando o item está pronto; exigência legal, etc.
| Dado: Kanban System Lead Time = KSLT Data de Comprometimento = DC Data que o item chegou na primeira coluna não limitada = DPCNL Para todo item de trabalho que chegou na primeira coluna não limitada = x ∀x: KSLT= DE – DPCNL |
As observações feitas para o Customer Lead Time também valem aqui sobre a adição de mais um dia e a diferenciação de dias úteis ou corridos.
Delivery Rate (Taxa de entrega, vulgo velocidade do time)
É a vazão do item quando ele sai da empresa e fica disponível para utilização do cliente. Sempre em função de uma unidade de tempo. Por exemplo, entregamos 10 itens por semana para o cliente. Ou ainda, atendemos 5 chamados por dia, entre outros.
Para quem utiliza o framework Scrum conhece essa métrica com o nome de velocidade (velocity). Não seria a nomenclatura mais correta porque velocidade é uma medida de distância sobre o tempo (km/h, m/s, mph, entre outras). Se você utiliza o Planning Poker para facilitar a discussão sobre a construção e entrega dos itens, é possível que a sua taxa de entrega seja dita como: “nosso time faz 50 pontos por Sprint” ou, “nossa velocidade é de 20 usp / Sprint” (usp é a abreviação de User Story Points, Pontos de História de Usuário na tradução livre).
| Dado: Taxa de Entrega = i entrega Período (dia, semana, Sprint…) = período Itens de trabalho entregues no período = itep i entrega = ∑(itep) / período |
As observações feitas para o Customer Lead Time também valem aqui sobre a adição de mais um dia e a diferenciação de dias úteis ou corridos.
Remaining Days (Dias Restantes)
Imagine que a demanda X tem um prazo e ela deve estar pronta até o último dia do mês corrente. Isso pode ocorrer por vários motivos: Datas especiais de feriados e eventos, necessidade regulatória, ameaça do concorrente etc. Você poderá contabilizar o Remaining Days. Quantos dias faltam para você chegar até aquela data limite. Essa métrica é últil quando utilizada juntamente com o seu Downstream Lead Time.
Digamos que você olha o histórico do seu time e vê que na melhor das hipóteses você leva 10 dias para construir um determinado tipo de demanda. Você olha o Remaining Days e percebe que faltam 12 dias para a data limite. Logo, está na hora de você começar imediatamente a construir essa demanda, pois são grandes as chances de não conseguirmos concluir se esperarmos ainda mais.
| Dado: Prazo máximo para conclusão do item = P Hoje (Dia corrente) Remaining Days = P – Hoje |
Abortion Rate (Taxa de itens abortados)
Quantos itens passaram do ponto de comprometimento, nós começamos a trabalhar nele e eles foram jogados fora por algum motivo em um intervalo de tempo. Por exemplo, estamos abortando 2 itens por mês.
Essa métrica deve ser a mais baixa possível, pois após o ponto de comprometimento investimos na construção e entrega do item. Se descartarmos nessa etapa, estamos incorrendo em um custo afundado. Todavia, tenha cuidado! Se no midstream e downstream percebemos haver algum problema com o item e a entrega dele irá impactar negativamente o produto ou serviço, não podemos ter medo de abortá-lo.
O importante é levar para uma retrospectiva o questionamento sobre o motivo de estarmos fazendo essas descobertas tão tardiamente.
| Dado: Taxa de Itens Abortados = i abortion Período (dia, semana, Sprint…) = período Itens de trabalho abortados no período = itap i abortion = ∑(itap) / período |
Neste artigo falamos sobre as métricas utilizadas nas fases de Midstream e Downstream. No próximo post falaremos sobre a Upstream.
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* Artigo modificado em 04/08/2023. Até abril de 2023, pela Kanban University, o Downstream Lead Time era o Customer Lead Time, porém houve uma alteração na definição desse. A Kanban University não definiu um novo nome para o antigo Customer Lead Time. Por enquanto, estamos chamando de Downstream Lead Time, mas esse não é um nome oficial.
Veja os porquês dessa mudança no artigo: O Customer Lead Time mudou! Veja aqui a nova definição
