Blip! Surgiu um gargalo! O Workflow Heatmap pode te ajudar

Avelino segurando um microfone e uma camiseta preta escrita Agile. Ele é pardo, barba e cabelos grisalhos.

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O que é gargalo

Quando falamos sobre Kanban um dos nossos principais objetivos é identificar onde está o gargalo do nosso fluxo. O gargalo é a etapa em que os itens permanecem por mais tempo. É fundamental resolver os gargalos do fluxo, pois eles ditam o ritmo de saída (velocidade) do nosso time / squad. Qualquer melhoria fora do gargalo trará apenas um ganho marginal. 

Já apresentamos o Lead Time Breakdown Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de espera). Nele você pode ver item a item ou uma média dos itens em qual etapa o trabalho engargala. Entretanto podemos ficar sem entender como o gargalo se formou. 

Blip

Blip é um termo um tanto desconhecido, mas existe. Eu juro 😀. É um evento repentino que na maioria das vezes não causará grandes problemas e em breve as coisas retornarão ao normal. Salvo quando alguém resolve atuar no blip achando que essa é a situação definitiva e aí vai tudo para as cucuias.

Workflow Heatmap 

O Workflow Heatmap (Mapa de Calor do Fluxo de Trabalho) pode nos ajudar a contar essa história.

O Workflow Heatmap se parece com uma tabela. No eixo X as etapas do processo e no eixo Y a segunda feira de cada semana. Dentro das células há cores que vão desde o amarelo-claro, menos de 5 itens até o vermelho-escuro, 35 itens.
Workflow Heatmap entre julho e setembro.

Neste gráfico temos no Eixo Y as etapas do fluxo de trabalho: 

  • Upstream: Backlog, análise, validação, priorização
  • Downstream: a fazer, desenvolvimento, testes e avaliação, entrega

O eixo X representa o período de análise. No caso, as semanas entre julho e setembro de 2023.

Avaliando o HeatMap

Neste gráfico temos uma tabela de calor. Quanto mais escuro, mais itens estavam parados naquela etapa durante a semana analisada. 

Recebimento de Demandas

Olhando para o gráfico acima podemos perceber que o time recebe mais demandas do que é capaz de atender, pois o “termômetro” do Backlog está sempre “quente”. Infelizmente é muito difícil mexer nessa taxa de chegada. Seria equivalente a um hospital pedir para as pessoas não ficarem doentes. Vamos então achar outras etapas que apresentem o gargalo. 

Gargalo 

Depois do backlog, vemos que a etapa mais “quente” é justamente a “A Fazer”. Nela estão os itens que foram estudados, refinados, avaliados e priorizados no upstream e estão esperando que alguém inicie o Downstream. Aqui é importante conhecer o fluxo de trabalho, porque alguém mais afoito poderia concluir que o problema está em “A Fazer”, quando na verdade esta é uma etapa de espera. Se ela é uma etapa de espera, então o gargalo está na etapa que vem logo após ela. No caso, Desenvolvimento.

Blip

Olhando o gráfico parece que algo aconteceu de estranho no Desenvolvimento. Veja que até a semana do dia 31/08/2023 ele parecia estável (temperatura entre bege e laranja) e na semana do dia 07/08/2023, ele “esfria” totalmente (coloração amarela clara) e cai para 1 item por semana com um pico de 5 itens por semana. Paralelamente, a etapa A Fazer começa a ficar cada vez mais quente, chegando em um pico de 35 itens na semana do dia 28/08/2023. 

Como dizia meu amigo Lucas Gomes: “toda métrica é um convite para uma conversa”. O que aconteceu nessas semanas? Os dois principais desenvolvedores desse time saíram de férias. Por isso a queda e o “esfriamento” em todas as etapas do downstream. O pessoal que cuidava do Upstream não parou e continuou gerando trabalho que ficou engargalado no A Fazer entre as semanas de 07/08/2023 até 11/09/2023. 

Consequência de atuar no Blip precipitadamente achando que era definitivo

No dia 11/09/2023 um dos desenvolvedores retornou das férias e na semana do dia 18/09/2023 o segundo desenvolvedor retornou. Todavia parecem tentar um esforço heroico (fazer muita coisa ao mesmo tempo para recuperar o tempo perdido), pois a quantidade de itens em Desenvolvimento aumentou a partir do dia 11/09/2023, porém isso não resultou em um aumento nas etapas subsequentes. 

Resolvendo o gargalo repentino

Se você chegou até aqui provavelmente já entendeu o funcionamento do Workflow Heatmap. Nesta seção vou apresentar como resolvemos o problema. 

Esforço Heroico não é uma boa saída

Dado o contexto, se nada fosse feito, a tendência seria os efeitos do blip (férias dos desenvolvedores) passar e o fluxo voltar ao normal. Porém como eles entraram no modo heróis da salvação, a coisa degringolou. O esforço heroico tem a aparência de bom, porém na prática foi maléfico. Fazer muitas coisas ao mesmo tempo piorou o problema. A quantidade de entregas continuou baixa e houve apenas o deslocamento do gargalo do A Fazer para o Desenvolvimento. 

O que fizemos foi parar a quantidade de itens em Desenvolvimento. Não entra nada até voltar para os patamares anteriores (até 12 itens). Isso causa um aumento no A Fazer.

Heatmap do fluxo de trabalho do SEDSIS / TRE-RJ, mostrando a distribuição de itens de trabalho nas etapas Backlog, Análise, Validação, Priorização, A Fazer, Desenvolvimento, Testes e Avaliação, e Entrega, ao longo das semanas de julho a outubro de 2023. O número de itens de trabalho é representado por uma escala de cores variando do amarelo ao vermelho, indicando a quantidade de trabalho em cada etapa.
Workflow Heatmap incluindo o mês de outubro de 2023.

Após essa decisão podemos ver algumas alterações a partir de 02/10/2023. A primeira é que o Desenvolvimento começa a “esfriar” enquanto a Entrega começa a “aquecer”. Como a decisão foi não entrar nada até que fosse restabelecido o fluxo normal de Desenvolvimento limitando o WIP em 12 itens, o “aquecimento” de A Fazer foi inevitável. 

Consequência de atuar no gargalo repentino apressadamente

O último Workflow Heatmap deste artigo apresenta o que aconteceu até novembro. 

Heatmap do fluxo de trabalho do SEDSIS / TRE-RJ, exibindo a distribuição de itens de trabalho nas etapas Backlog, Análise, Validação, Priorização, A Fazer, Desenvolvimento, Testes e Avaliação, e Entrega, ao longo das semanas de julho a novembro de 2023. O número de itens de trabalho é representado por uma escala de cores que varia do amarelo (menos itens) ao vermelho (mais itens).
Workflow Heatmap até novembro de 2023

Quando a quantidade de itens em progresso de Desenvolvimento normalizou, novos itens puderam entrar e a etapa de A Fazer voltou a “esfriar” a partir de 23/10/2023 e retornou a temperatura normal a partir de 27/11/2023. 

Se nada tivesse sido feito, se os desenvolvedores ao retornar das férias tivessem mantido a velocidade anterior, é provável que em poucas semanas, todo o gargalo repentino do A Fazer tivesse sido resolvido. Entretanto, como houve um esforço heroico, levou quase 2 meses para resolver o problema. 

Lições Aprendidas

1. Cuidado com a escala de férias do time. 

Eu, enquanto gestor, não limito as férias de ninguém, porém não podemos deixar ao “Deus dará”. É preciso antecipar os problemas e, pelo menos, se preparar para o impacto quando ele chegar.

2. Esforço Heroico apenas em situações que precisam de heróis.

Não quero ser leviano e achar que todo esforço heroico resultará em catástrofes. Em alguns momentos ele já me salvou. Todavia há algumas restrições para ele: 1) Se possível não faça; 2) Caso aconteça, que sejam pouquíssimos; 3) Ele deve ter prazo para acabar; e 4) Requer recompensas e reconhecimento. 

Faça um paralelo, você vê o Batman enfrentando o Coringa, mas nunca viu o Batman enfrentando o Tonhão que bate carteira na Central do Brasil. O herói atua em pouquíssimos casos e pontualmente.

3. Estude as métricas antes de atuar.

É preciso olhar para as métricas, interpretá-las e só após um bom estudo atuar sobre elas. Isso fará com que você distinga o Blip de uma mudança real de comportamento do fluxo.

4. Métricas, Gráficos e Tabelas são bons, mas…

Pelo mais que eu ame métricas, adore ter gráficos e tenho uma paixão por exportar dados das nossas ferramentas de gestão para tabelas (liberdade 🗽 😀), nada disso substitui uma boa conversa com as pessoas. Há informações que não estão nas nossas ferramentas e coisas que acontecem que não são registradas.

5. Workflow Heatmap

Desde que compreendi o Workflow Heatmap ele vem sendo um bom companheiro de análise do fluxo. Com ele eu consigo perceber se há algum desvio no comportamento do nosso trabalho e caso haja… vamos fazer uma boa conversa antes de tomar decisões.

Espero que essa ferramenta lhe seja útil.

Até a próxima!

À bientôt

P.S: Quer aprender outros gráficos do Kanban. Dá uma olhada nessa lista aqui

  • Cumulative Flow Diagram (CFD) :: Auxiliar a gestão do fluxo de trabalho principalmente na avaliação das métricas e identificação de padrões
  • Histograma do Lead Time :: Previsibilidade, prazos e Acordos de Nível de Serviço (SLA)
  • Lead Time Breakdown :: Identificação de gargalos (reais) e andamento de itens individualmente no fluxo de trabalho.
  • Monte Carlo :: Não é um gráfico, embora produza gráficos. É uma ferramenta para forecasting (previsibilidade futura baseada em dados históricos).
  • Workflow Heatmap :: Identificação e movimentação de gargalos ao longo do tempo.

 

Avelino segurando um microfone e uma camiseta preta escrita Agile. Ele é pardo, barba e cabelos grisalhos.

Sobre o autor(a)

Trainer na K21

Avelino Ferreira é formado e mestre em Ciência da Computação. Teve uma longa trajetória na TI, começando como programador e chegando a gestor de diversos times de criação de produtos digitais. Conheceu e começou a adotar as melhores prática de de Métodos Ágeis em 2008. Desde então, se dedica a auxiliar outras empresas na construção da cultura ágil. Atualmente, é Consultor e Trainer na K21

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