Ep. 212 - Estratégia e Execução: O poder combinado de Flight Levels e Kanban

O que é Flight Levels? Flight Levels ajuda você a descobrir onde em uma organização você tem que fazer o quê, a fim de alcançar os resultados que você deseja. O Flight Levels é mais um modelo de pensamento. Ele é um modelo cognitivo que vai ajudar você a descobrir quais as entregas, os trabalhos que você precisa escolher pra chegar a alcançar o sucesso que a empresa tem. As empresas que estão fazendo o Flight Levels aplicam em cinco atividades, em três níveis de voo. A primeira atividade é visualizar a situação. Um dos maiores desafios do nosso trabalho hoje em dia, dentro de uma empresa do trabalho do conhecimento, é melhorar a visualização da situação atual em todas as áreas da empresa. Porque não faz sentido uma empresa voar cega. De todas as consultorias que eu já fiz pela Nower, 100% das empresas a reclamação é problemas de comunicação. A comunicação é o ponto. Eu tenho que visualizar a situação também de forma visual, mas também é a razão pela qual a gente precisa tornar o nosso trabalho e as situações que acontecem visíveis a todos, pra gente não voar cego. A segunda atividade é que as empresas precisam criar foco. O que isso significa? É mudar a compreensão do trabalho que ela faz e entender que a coisa mais importante pra uma companhia é terminar o trabalho. Porque terminar o trabalho é mais importante do que começar o trabalho. Começar a trabalhar, quer dizer, trabalhar uma coisa nova custa dinheiro. Trabalho finalizado, acabado, entregue, traz dinheiro. Quando a gente fala de criar foco, é vamos criar foco pra finalizar os trabalhos que a gente já iniciou. É mais do que simplesmente controlar a quantidade de coisa que a gente faz. É focar em terminar. A terceira atividade é interações. É estabelecer interações ágeis, reais, que tenham significado com as pessoas certas, conversando no momento certo, os assuntos certos. Porque os seres humanos, as pessoas, nós, somos o grande motor de mudança de uma empresa. Não adianta ter processos muito bem definidos, práticas estabelecidas, escritos em livros, em playbooks e depois treinado todo mundo, somos nós o grande motor. A interação ágil entre essas pessoas falando as coisas certas no momento certo é o que vai fazer a diferença. Uma das maiores dores de toda a empresa é a famosa reunião. Uma das coisas que foi desenvolvido pelos guias de Flight Levels, os trainers de Flight Levels pelo mundo inteiro, foi a concepção de melhorar esse canvas que a gente tem pra auxiliar a melhorar as relações de interações entre as pessoas. Antes de qualquer interação com alguém, qualquer reunião, a pergunta que a gente tem que fazer e ter a resposta dessa interação é: qual é o resultado? Isso preferencialmente tem que saber antes dela começar. Quando a gente começa a trazer isso pra consciência de todo mundo, as interações entre as pessoas, essas reuniões começam a ser muito mais produtivas, muito mais ágeis. A quarta atividade é medir o progresso. Fazer o Flight Levels porque tá na hype, não é o que a gente quer. O medir o progresso é a ideia de medir o progresso que a gente quer ver se a gente tá verdadeiramente progredindo na direção do objetivo que foi definido. Uma métrica muito comum que normalmente tem dois nomes muito conhecidos é o Time to Market ou o Lead Time. Dependendo do seu contexto é a mesma métrica. Mas ela não é diretamente uma métrica de negócio. Será que ela tá atingindo essa métrica e te ajuda a entender se você tá atingindo o objetivo que a companhia deseja? Porque simplesmente ter um tempo curto de entrega não quer dizer que a gente tá faturando. A última atividade é melhorar. É ver se nós estamos constantemente melhorando e desafiando a maneira como a gente e os colaboradores estão executando. É um processo contínuo dessas cinco atividades. Visualizar a situação, estou enxergando o que a gente está trabalhando corretamente. Estou tendo interações ágeis ou a gente está fazendo reuniões que não estão valendo a pena. Essas interações podem ser assíncronas e síncronas. Síncronas é quando a gente está ao vivo ao mesmo tempo. Assíncronas são técnicas ou tecnologias que podem ser usadas pra ter conversa, como WhatsApp ou qualquer mensageiro. A empresa tem que olhar pra essas cinco atividades e elas têm que ser executadas nos três níveis de voo que existem no Flight Levels. O nível um de operação, onde se encontram os times, áreas, departamentos, pessoas que produzem e criam os produtos. O nível dois, que é o nível de coordenação, onde esses times que estão produzindo esse produto se reúnem pra se coordenarem e entender a parte de cada um e como está o andamento. E o nível três, que é o nível estratégico, onde a estratégia depois de criada pela companhia, do jeito que ela quiser, com a técnica que ela desejar, ela vai operacionalizar essa estratégia para toda a companhia, pro nível dois e, assim, sucessivamente pro nível um, conectando a comunicação entre todos. O objetivo é que as iniciativas e trabalhos que vocês estão fazendo estejam conectados, voltados pra atender essas métricas, atender essas iniciativas de negócio da companhia, e isso é comunicado também até o nível operacional. As pessoas não estão trabalhando sem saber qual é o objetivo, se a gente tá ajudando ou não a mexer nos ponteiros da companhia. Limitar o trabalho em progresso, gerenciar o fluxo, visualização, são coisas que estão no método Kanban. Se você usa essas três coisas junto com tornar políticas explícitas, ciclo de feedback e melhoria contínua, pronto, você tá fazendo um sistema Kanban. Duas práticas batem muito próximo com as atividades do Flight Levels: visualização e estabelecer melhores comunicações, que é o ciclo de feedback, e medir o progresso. O Kanban não fala medir o progresso, é gerenciar o fluxo, o limite e o trabalho em progresso. Quando a gente fala de visualizar a situação no Flight Levels, a gente tá falando somente de um fluxo de trabalho? Não. É visualizar a situação do todo. Entender o todo. Pra gente poder escolher melhor o que vai ser feito. Ter o fluxo, gerenciar o fluxo que o Kanban traz muito bem, com práticas muito boas, você pode usar essas práticas pra na hora de criar a sua visualização dentro do Flight Levels. Mas não é só isso que você faz sobre o visualizar a situação. Visualizar a situação é entender como que essa estrutura operacional funciona. Como é que eles estão realmente conectados. A empresa tem uma estrutura organizacional, que é o organograma da empresa, onde eu tenho o chefe, eu tenho as divisões. Mas a estrutura operacional é como verdadeiramente a gente trabalha no dia a dia. O colaborador nem sempre segue a regra do organograma da empresa. Eu tô com um problema, eu preciso resolver, meu chefe já me cobrou. Vou falar com o diretor da outra área, o VP de outra área. Eu não sigo o que seria talvez o padrão pré-definido. A gente dá o bypass no chefe, a gente resolve o problema e ninguém fica sabendo como a gente resolveu, mas tá todo mundo feliz. Então, essa estrutura operacional, a gente também precisa entender. Por isso que visualizar a situação amplia não só simplesmente o fluxo que a gente vai definir ou vai melhorar. A gente tem que olhar o contexto maior sobre isso. Enquanto o Kanban vai fazendo por serviço, criando essa rede de serviços e conectando, entendendo o serviço como uma equipe, o Flight Levels já olha direto pro produto final e faz todas as conexões com a estratégia. A impressão que dá é que ele é mais de dar estratégia pra operação do que dar operação pra estratégia. O que o Flight Levels traz como modelo cognitivo? Existem já no mercado vários métodos, frameworks e formas de trabalhar. PMBOK, Scrum, Kanban, SAFe. Cada um escolhe como os times, áreas e departamentos vão trabalhar no seu dia a dia. O Flight Levels eu consigo começar a executar em qualquer ambiente e ele vai potencializar essa discussão sobre fluxo e potencializar até mesmo o uso do método Kanban. No nível dois, o que mais importa pra uma empresa é os seus resultados de negócio, é como as interações sistêmicas entre esses departamentos, independente de qual é a técnica que ele usa pra desenvolver as suas tarefas e trabalhos. O Flight Levels não dá um zoom pra sugerir pra você fazer melhoria no seu time, no seu departamento, usa essa técnica, usa aquela outra. Ele não dá esse zoom porque a gente entende que não precisa, existem N formas de trabalho, de métodos e frameworks, pra companhia como um todo. A sua colocação de Flight Levels, o Kanban é melhor com Flight Levels? A resposta é sim. O SAFe é melhor com Flight Levels? A resposta é sim. Tem um case que já mostra empresas, inclusive da Suíça, a Swiss Telecom, que é uma empresa de telefonia, de telecomunicação da Suíça, ela usa o SAFe e tem um vídeo na Flight Levels Academy, o case da Swiss Telecom usando o Flight Levels e como o SAFe ficou melhor com o uso do Flight Levels. O ponto é que o Flight Levels tá trazendo uma visão de que a gente precisa ter, visualizar a situação de como as coisas estão trabalhando, como a gente consegue coordenar todo mundo. Um dos artefatos que são criados dentro de um dos treinamentos é o Flight Levels System Architecture, que é como a gente enxerga essa estrutura operacional, é o reconhecimento, a identificação da estrutura operacional. Uma das coisas que eu faço, os gringos não fazem isso, é inverter a forma de olhar pra essa estrutura, pra gente ampliar a nossa capacidade de visualização. A gente não começa nem pelo produto. Primeira pergunta que eu faço pra todo mundo é: quem são os clientes desta área que a gente vai olhar aqui? Aí o pessoal fica, às vezes, não sabe responder a pergunta. Não consegue identificar quem são os clientes da própria área ou daquele grupo de times que estão trabalhando. Do cliente, a gente vai: quais são os produtos e serviços que aqueles clientes que vocês identificaram, eles consomem. E aí a gente começa a fazer outside-in, de fora pra dentro da empresa, pra começar a entender verdadeiramente como a operação, a estrutura operacional funciona. Quando a gente faz a pergunta de qual é a sua insatisfação, o que normalmente gera na pessoa é uma visão inside-out. Ele vai falar do time, da área, do que ele está vivendo naquele momento, de insatisfação. E aí você usa pra potencializar uma solução nova. Porque se eu tô insatisfeito com algo, quando alguém traz uma solução pra mim, eu estou mais aberto a aceitar a solução dele, porque eu estou reconhecendo um problema que eu estou vivendo. Eu não tô perguntando pra ninguém se você tá insatisfeito ou não. Se você tem um problema hoje. Eu quero entender primeiro quem são os clientes que você atende. Isso é talvez uma das diferenças bem grandes. Depois, pra finalizar, eu vou usar o método Kanban pra otimizar ali alguma parte do sistema. Você não tem previsibilidade, vamos mudar a forma do seu trabalho, vamos começar a usar práticas de Kanban aqui. O Flight Levels não vai descartar método ou framework que você tiver. Quem ajudou a desenhar o Kanban escalado é a mesma pessoa que desenvolveu o Flight Levels. O Klaus Leopoldo, que trouxe essa analogia, ele é um pioneiro, assim como o Rodrigo de Toledo, o Alisson Valle e outros, pelo mundo, no uso do método Kanban, antes mesmo do método Kanban ter um livro que falava sobre o método Kanban. O Klaus é PhD em ciência da computação, é um especialista em ajudar consultores, ajudar a empresa. Ele usava o método Kanban e muitas outras coisas. Mesmo ele tendo ajudado no desenvolvimento do próprio método Kanban, ele via que faltava algo pra comunicação ser melhor entre a estratégia e a operação. E aí ele trouxe essa analogia do Flight Levels, nos níveis de voo. Se eu tô voando baixinho, eu tô vendo todos os detalhes. Mas a estratégia, ela tá muito longe. Como que a gente faz essa comunicação ser melhor? Ele trouxe a ideia de níveis de voo, porque tem momentos que nós precisamos aumentar a nossa capacidade de visualização, de comunicação, de entendimento. Eu vou pra um nível mais alto de voo, que aí eu consigo ver não só os detalhes da rua, mas a cidade como um todo, pra tomar uma decisão. No nível estratégico, eu tenho que voar mais alto ainda, pra poder olhar o horizonte pro futuro. Quando ele trouxe essa visão de níveis, foi porque tudo que ele tava testando naquele momento e usando, faltava ainda, por mais ótimo que eram os métodos e frameworks, incluindo o próprio método do Kanban. No Kanban escalado, ele fala altura, que é onde eu olho o meu upstream e downstream dentro de um único sistema, e a largura, que é onde eu olho o meu upstream e downstream, e a profundidade, que são a conexão entre serviços Kanban, pra poder fazer a entrega. Se eu tenho mais de um serviço conectado, usando sistemas Kanban, eu tô usando o Kanban escalado. O Flight Levels, como modelo de pensamento, vai trazer alguns artefatos que nos apoiam, nos ajudam no entendimento. O Canvas, por exemplo, é um artefato que foi desenvolvido pra fazer melhoria, pra ajudar a gente a melhorar todos esses pontos. A diferença bem grande com o Kanban escalado é porque você precisa escalar o Kanban. Escalar o Kanban é você ter que escalar mesmo o Kanban. Eu tenho um sistema, então eu vou aplicar agora um sistema na altura, e aí a gente vai usando o método Kanban, escalando ele em várias alturas, largura, profundidade. No Flight Levels, se você quiser usar Kanban, você usa. Se você quiser usar Scrum, você vai usar Scrum, naquele contexto que você tenha. Se você quiser usar PMBOK, você vai usar PMBOK. Se você quiser misturar tudo e fazer um híbrido, o Scrum melhor com Kanban, então vamos usar práticas aqui pra potencializar o Scrum. Não precisamos fazer uma virada de cultura e obrigar todo mundo a usar o Kanban. Você consegue, de maneira muito aberta, usar aquilo que você deseja e o Flight Levels vai te trazer uma visão diferente, porque a gente não tá usando ali simplesmente pra operação. Quando a gente fala de visualizar a situação, e a gente cai na questão de níveis, tanto nível dois quanto nível três, estratégia e coordenação, a experiência que a Flight Levels Academy tem e que nós temos, é que não é necessário, obrigatoriamente, você ter um quadro de gestão visual com fluxo pra visualizar a situação no nível de coordenação e no nível estratégico. Eu posso ter outras formas de visualizar a situação. Um quadro que não é de fluxo, ele só é informativo, tem recados, informações, dados atualizados ali pra eu consultar. Exemplo é o dashboard, que hoje a gente tem bastante, com informações, textos, gráficos, indicadores. Você pode usar esse tipo de coisa. Você não é obrigado a ter que usar um sistema de fluxo pra fazer a gestão. Os dois são fenomenais e devem andar lado a lado, juntos.