No artigo anterior, comentamos sobre o que era o Kanban, qual problema ele resolve e os princípios que norteiam esse método de gestão de trabalho. Este artigo é um complemento ao primeiro e nele quero tratar as práticas que o Kanban. Nossa base de texto continuará sendo: o livro: Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia, o artigo de David J. Anderson: Revisiting the Principles and General Practices of the Kanban Method. e o site da Kanban University: The Kanban Method.
Inicialmente, gostaria de mencionar que as seis práticas do Kanban são atividades recomendadas para que o método seja eficaz. Elas dizem o que deve ser feito, porém não descrevem como deverão ser implementadas, pois a implementação depende do contexto.
Visualize
Você não consegue tratar aquilo que você não consegue ver. Boa parte do trabalho do conhecimento acontece “escondida” em uma conversa entre uma pessoa e o computador. Não será possível gerenciar o que não é visto, logo é fundamental dar transparência ao fluxo de trabalho, itens que estamos trabalhando e riscos comerciais que podem surgir com o resultado do que estamos fazendo.
O formato mais comum de visualização no Kanban é o quadro de mapeamento do fluxo de trabalho.
Limite o Trabalho em Progresso
Um dos fatores que reduz a performance do trabalho é ter muitos itens andando em paralelo no seu fluxo. Fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Então uma prática do Kanban é limitar a quantidade de trabalho em progresso, a famosa limitação do WIP (Work in Progress). Existem várias formas de fazer essa limitação, a mais comum é o acordo colocado na parte de cima de cada coluna ou etapa do fluxo de trabalho mapeado. Esse número que representa o acordo é obtido de forma empírica e experimental.
Gerencie o Fluxo
O mapeamento do fluxo de trabalho é muito importante, porém só mapear não garante a eficiência. Ele precisa ser gerido para que as entregas aconteçam da forma mais suave e previsível possível, além de reduzir os riscos. Métricas são fundamentais para isso. Falamos sobre elas nesses artigos aqui, aqui e aqui. Obviamente, uma boa gestão é composta por informações, decisões e ações.
Torne as políticas explícitas
Lembra daquela frase maldita: “Isso aí, todo mundo já sabe o que fazer”. Não, não sabem. Parta sempre do princípio que ninguém sabe. As políticas devem ser explícitas para todos. O que são políticas: O fluxo de trabalho, a limitação do WIP, qual o trabalho aquele time realiza, como o trabalho é entregue, restrições, como as demandas são recebidas / geradas, quem faz parte do time, como as dependências externas são tratadas etc. Elas representam todas as informações necessárias para termos um ambiente de trabalho saudável, discussões eficazes e um fluxo suave. Principalmente quando temos mais de um time envolvido na entrega do serviço.
Essas políticas não devem transformar as pessoas em uma espécie de máquina que só faz o que mandam. Elas buscam empoderar a auto-organização das pessoas e permitir que elas continuem tomando decisões significativas. Segundo a Kanban University elas devem ter como características:
- Escassas (nome estranho 🤔): Elas devem ser poucas e objetivas para evitar a sobrecarga de regras;
- Simples: Fáceis de entender e aplicar;
- Bem-definidas: Precisam ser claras e detalhadas o suficiente para orientar o trabalho.
- Visíveis: Acessíveis e conhecidas por todos que precisam dela.
- Sempre aplicáveis: Devem ser seguidas consistentemente para manter a eficiência do trabalho.
- Facilmente alteráveis: Elas devem ser flexíveis e passíveis de mudança pelas próprias pessoas que realizam o trabalho.
Implemente Ciclos de Feedback
Falamos muito sobre melhoria, mas o problema é que o nosso dia a dia é capaz de “engolir” as evoluções que desejamos fazer. Por isso, é necessário criar ciclos de feedback (feedback loops) para avaliarmos se os resultados obtidos estão dentro do que esperávamos e como podemos ajustar tanto os processos quanto às políticas para aumentarmos nossa eficiência e eficácia. Uma forma muito comum de criar esses ciclos é através das retrospectivas. Dá uma olhada nesse artigo aqui onde falamos sobre algumas delas.
Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente
Por fim, mas não menos importante, toda a evolução deve ser colaborativa. Isso é um princípio do Kanban. Evitamos ao máximo decisões unilaterais e empurradas goela abaixo das pessoas. O ideal é que todos compreendam seu trabalho e possam participar da solução de problemas ou aproveitamento de oportunidades.
Além disso, é fundamental que a evolução seja sempre experimental. Por exemplo, nós fizemos uma retrospectiva de time (etapa do ciclo de feedback) e ali percebemos que estávamos entregando um produto de baixa qualidade para o cliente. Decidimos, colaborativamente, que uma pessoa ficaria responsável por fazer uma verificação final antes da entrega para o cliente. Para essa experiência, o João ficou responsável por essa verificação. Durante o ciclo acompanhamos se houve redução na quantidade de reclamações do cliente. Caso afirmativo, teremos essa avaliação como solução definitiva, caso contrário, teremos que buscar uma nova solução.
Fizemos uma experiência para evoluir nossa forma de trabalhar. Não é bom ficar meses e meses teorizando sobre uma possível solução e nunca colocá-la em prática. A evolução no Kanban deve ser experimental e sempre que possível baseada em métricas.
Conclusão
Espero que este e o artigo inicial tenham ajudado a você compreender um pouco mais o que é Kanban. Se quiser se aprofundar ainda mais, veja os nossos treinamentos de Team Kanban Practitioner (TKP) e Kanban System Design (KSD).
Nos vemos em breve
jusqu’à la prochaine fois
