Políticas explícitas são o alicerce invisível que mantém times ágeis funcionando com eficiência e harmonia. No contexto do Kanban, elas são mais do que simples regras: são acordos claros que orientam decisões, promovem transparência e evitam confusões. Apesar disso, muitas equipes negligenciam sua importância, enfrentando problemas como sobrecarga de trabalho, prioridades confusas e comunicação falha. Neste artigo, vamos explorar como implementar políticas explícitas pode transformar seu fluxo de trabalho, trazendo exemplos práticos e dicas aplicáveis para que você e seu time alcancem um novo nível de organização e previsibilidade.
A Experiência no CICC-RJ
Há alguns anos estava fazendo meu mestrado pela UFRJ. Eu cursei a disciplina de Engenharia de Resiliência que estuda e procura meios de evitar a sequência de eventos que acabam em catástrofes como queda de aviões, pancadaria generalizada, queda de barragens etc. Uma coisa que essa matéria permitiu foi que eu estivesse presente no Centro Integrado de Comando e Controle do Rio de Janeiro (CICC-RJ) durante a Jornada Mundial da Juventude 2013. Foi o momento em que o Papa Francisco esteve no Brasil.
Para aquela ocasião, o CICC-RJ reuniu diversas forças de segurança. Dentre elas representantes da Guarda Suíça, Força Nacional, Polícia Federal, Polícia Rodoviária Federal, Polícia Militar do Rio de Janeiro, Guarda Municipal do Rio de Janeiro, os três braços das forças armadas Exército, Marinha e Aeronáutica, Corpo de Bombeiros do Rio de Janeiro e nós, UFRJ como observadores.
O trabalho fluía bem, mas era perceptível que a pessoa responsável pela segurança do trajeto do Papa não revelava todas as informações necessárias. Imaginei que seria por questões de segurança, mas a falta de informações levou a falhas. A primeira, quando o Papa ficou preso em um engarrafamento atrás do ônibus. O que foi uma baita falha de segurança já que ele ficou totalmente exposto.
O Impacto da Comunicação Falha
Após esse incidente, a comunicação não foi aprimorada. Em 24 de julho o roteiro do Papa era bem extenso. Ele celebraria uma missa em Aparecida – SP, retornaria ao Rio de Janeiro e faria uma visita ao Hospital da Ordem 3ª que foi rebatizado para Hospital São Francisco após a visita. Depois disso ele celebraria outra missa na Igreja de São Francisco Xavier. Entretanto, ele já tinha 76 anos na época e decidiram que o cansaço era grande e ele não iria para a Igreja de São Francisco Xavier.
A pessoa responsável pela segurança entrou no salão principal onde estavam as forças de segurança e disse: “Olha, o Papa não vai mais na igreja. Todos vocês sabem o que fazer”. Virou as costas e foi embora. Na sala, o som dos telefones parecia uma orquestra de desespero. Com comandos desencontrados, o caos se instalou e as decisões eram tomadas às pressas.
Bem atrás de mim havia um general que na mesma hora passou a mão no telefone e falou direto com a Presidente Dilma Rousseff. No dia seguinte, as forças armadas tomaram conta da segurança do Papa, eu recebi uma ligação do meu professor informando que eu não deveria ir ao CICC-RJ, pois a partir daquele dia toda a segurança seria feita pelos centros da aeronáutica. Vendo as imagens você percebe a mudança. O cordão de isolamento até o dia 24/07/2013 era feito pelos peregrinos (voluntários). Depois desse dia todo o isolamento passou a ser feito pelo exército.
“Todo mundo já sabe”
Você leu a história e imaginou: “Isso nunca aconteceria comigo, pois sou transparente e ágil”. Quando dou aula na Escola Bíblica Dominical (EBD) sempre chamo a atenção nas parábolas de Jesus. As pessoas se identificam com o bom samaritano (Lucas 10.25-37) ou com o publicano na parábola do Fariseu e do Publicano (Lucas 18.9-17), mas a maioria está muito mais perto dos antagonistas das parábolas (Sacerdote e Levita e do Fariseu) do que dos virtuosos. Nós damos muita “mole” e cometemos erros bobos. Esse do: “isso todo mundo já sabe” é um erro terrível. Se você está em um time, principalmente em papel de liderança, você tem que pensar o oposto: “Isso ninguém sabe”. Daí você consegue colocar para rodar uma prática primária do Kanban que são: Políticas Explícitas.
O Poder das Políticas Explícitas
O pandemônio que se instaurou na sala poderia ter sido evitado com algo simples: políticas explícitas. Afinal, todos precisavam de informações claras e acordos bem definidos para saber como agir.
Políticas Explícitas são fundamentais para que o fluxo de trabalho flua da melhor forma possível. Elas não são um conjunto de regras que tornam as pessoas em robôs repetidores de ações sem autonomia alguma. Na verdade, elas ajudam a auto-organização, autogestão e que elas tomem decisões da melhor forma possível. A Kanban University afirma que elas devem ser:
- Escassas: Elas devem ser poucas e objetivas para evitar a sobrecarga de regras;
- Simples: Fáceis de entender e aplicar;
- Bem-definidas: Precisam ser claras e detalhadas o suficiente para orientar o trabalho.
- Visíveis: Acessíveis e conhecidas por todos que precisam dela.
- Sempre aplicáveis: Devem ser seguidas consistentemente para manter a eficiência do trabalho.
- Facilmente alteráveis: Elas devem ser flexíveis e passíveis de mudança pelas próprias pessoas que realizam o trabalho.
O Mapeamento do Fluxo de Trabalho é uma das políticas explícitas
Quando seu time mapeia o fluxo de trabalho que ele realiza em um quadro kanban, isso é uma política explícita, pois o time está dizendo quais são as etapas da cadeia de valor necessárias para que um item de trabalho deixe de ser uma ideia ou um pedido e se torne parte de um produto ou serviço.
Limite do Trabalho em Progresso também é uma das políticas explícitas
O Limite do Trabalho em Progresso ou, seu nome mais famoso, Limite de WIP (Work in Progress) também é uma política explícita. É um acordo entre todo o time, ou diversos times, de que a quantidade de trabalho em uma etapa do fluxo de trabalho não poderá ultrapassar o limite definido pelo time ou times.
Regras de Priorização
Se eu tivesse que escolher alguma política explícita para colocar além do fluxo mapeado e o limite de WIP, sem dúvida seria as regras de priorização verdadeiras. É disparado uma das maiores reclamações quando estou dando algum treinamento ou consultoria. As demandas surgem “do nada” e ganham prioridade total. Eu sou a favor de total transparência dessa regra. Posso até não gostar, mas prefiro que a regra: “1) O chefe mandou” esteja listada, transparente, do que uma regra toda “bem descrita” que ignore a realidade. Vou inclusive colocar uma que uso no meu time hoje:
- Solicitação da Alta Administração (Jeito bacana de dizer que o presidente mandou)
- Manter os serviços já disponibilizados em funcionamento
- Impacto no Objetivo Estratégico OE01 – Garantir dos direitos da cidadania
- Impacto no Objetivo Estratégico OE 02 – Fortalecer a relação institucional com a Sociedade
Definição de Transição – Definition of Transition (DoT)
No Kanban é comum colocarmos definições de transições entre as etapas do fluxo de trabalho. Funcionam como uma espécie de checklist em que para garantir a qualidade do item do trabalho seja mantida entre cada etapa do fluxo de trabalho.
Critérios de Classificação de Tipo de Demanda
No fluxo de trabalho, nem todas as demandas são iguais. Por exemplo, em um time de desenvolvimento de software podemos ter: Construção, Reconstrução e Correções. Em um time jurídico podemos ter: Processos Trabalhistas, Dúvidas Administrativas, Processos Cíveis. Temos que juntar os iguais com os iguais separados dos desiguais para podermos ter melhores resultados, definir acordos de nível de serviços adequados e trabalharmos com a previsibilidade correta. A separação dos itens por tipos de demanda pode ser descrita em uma lista de critérios.
Acordos de Classes de Serviço
As classes de Serviço já indicam a urgência de construção de um item. Uma delas é a expedite, ou, como é mais conhecida, fura-filas. Se os critérios não forem bem definidos e conhecidos, temos muitas chances de tudo ser classificado como expedite.
Cadências de Reuniões e Revisões
Como você já sabe, no Kanban o time adiciona cadências conforme a necessidade aparece. É importante que o time deixe claro para todos os membros e gestores informações fundamentais como: quando, onde, como, quem, porquê e duração. São informações importantes principalmente quando chega alguém novo no time ou enquanto o time está no início da adoção da cadência.
Itens bloqueados no fluxo
Itens bloqueados no fluxo também são uma forma de política explícita. É possível até termos critérios de bloqueio para evitar que qualquer motivo se torne bloqueador e também agrupamento de bloqueadores que facilitam análises futuras.
Conclusão
Políticas explícitas são muito mais do que simples regras no Kanban: elas são ferramentas poderosas para garantir que o trabalho flua de maneira eficiente, previsível e colaborativa. Quando bem definidas, ajudam a eliminar ambiguidades, alinham expectativas e promovem a autonomia das equipes. Contudo, é importante lembrar que essas políticas não devem ser engessadas — elas precisam evoluir junto com o time e o contexto em que estão inseridas.
A adoção de políticas explícitas é um passo essencial para equipes que buscam melhorar sua comunicação e desempenho. Comece com pequenas mudanças, mantenha a transparência e revise constantemente. Assim, você estará não apenas solucionando problemas imediatos, mas construindo uma base sólida para o crescimento sustentável do seu time.
Que tal começar hoje mesmo? Reúna seu time, identifique as principais dores e defina juntos as primeiras políticas explícitas. Dê o primeiro passo para transformar a maneira como vocês trabalham e alcançam seus objetivos!
Se quiser saber mais sobre isso, dê uma olhada nos nossos treinamentos de Kanban:
Team Kanban Practitioner (TKP)
Espero que tenha te ajudado com essa importante prática. Evitar engarrafamentos — sejam eles do Papa ou de projetos — depende de comunicação clara e coordenação eficaz😉.
Até a próxima!
Donec iterum
