Kanban: o que é, como funciona e quais suas vantagens?

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Você já deve ter ouvido falar de Kanban em algum momento da sua vida profissional. De origem japonesa, a palavra Kanban pode ser traduzida como sinalização ou cartão. Atualmente, é um método bastante difundido que tem como principal objetivo aumentar a eficiência da produtividade de uma empresa.

O que é Kanban?

O Kanban é um sistema de controle e fluxo, desenvolvido pela Toyota na década de 40 para controlar o estoque de peças. A montadora japonesa o classificou como uma parte do Sistema Toyota de Produção.

Naquela época, o objetivo do método era promover o controle do estoque de materiais para que os produtos não excedessem e nem faltassem, trazendo equilíbrio para o seu estoque e linha de produção. 

David Anderson adaptou o método utilizado pela Toyota para desenvolver um controle detalhado do desenvolvimento de software com informações sobre quando, quanto e o que desenvolver.

A base do Kanban é utilizar a gestão visual das atividades para melhorar o fluxo dos processos.

Como funciona o Kanban?

Agora que você já sabe o que é Kanban, vai conseguir entender melhor como funciona. 

Como é um método que utiliza a gestão visual, você pode utilizar post-its coloridos ou então ferramentas online. A ideia é diferenciar os cartões levando em consideração a pessoa responsável, a prioridade ou o tipo de tarefa. Cada vez que uma atividade muda de status, move-se o cartão para a coluna que indica o status atual.

No Kanban, as colunas representam os status das tarefas. Os nomes mais comumente utilizados para as colunas são: A Fazer, Fazendo e Feito (ou, em inglês, To do, Doing e Done). Mas tanto os nomes quanto os status das colunas em si podem mudar de acordo com a necessidade da equipe.

Quais são as colunas do Kanban?
Exemplo de quadro Kanban com colunas diferentes de To Do, Doing e Done

Desta forma, todos conseguem ver o fluxo do trabalho, gerando um panorama do que está fluindo e do que está travado.

6 benefícios de usar o Kanban

  1. Autonomia

Devido à gestão visual do quadro, é fácil olhar e entender o que já foi entregue ou ainda precisa ser feito. Isso estimula a autonomia da equipe que não depende de ordens ou acompanhamento. Sozinhas, as pessoas podem dar andamento ao trabalho.

  1. Priorização das tarefas

Com a configuração correta das prioridades, a equipe saberá no que precisa focar, garantindo que a sua produtividade seja destinada às tarefas importantes.

  1. Aumento do foco e da produtividade

O aumento da produtividade é uma grande vantagem do Kanban. Conforme o foco aumenta, a equipe tem mais segurança do que precisa ser entregue e diminui a sensação de “estar perdida”.

  1. Redução de custos

Além de ajudar na produtividade, conseguimos mapear com o Kanban o tempo que a equipe despende em cada tarefa. Também é possível entender como o tempo e o dinheiro estão sendo gastos. 

  1. Colaboração e clima

Com o Kanban, todos podem visualizar todo o trabalho, permitindo que aconteça a colaboração em variadas tarefas, o que pode levar à melhora do clima da empresa. 

  1. Agilidade

O Kanban também é fundamental para trazer agilidade ao time e é por isso que o kanban de produção combina tanto com os métodos ágeis de gestão, como o Scrum.

Como o Kanban pode ajudar a melhorar o fluxo do trabalho?

É sobre isso que é discutido neste episódio do Love the problem, o podcast da K21. Para os convidados, um olhar consciente sobre o fluxo de trabalho pode trazer oportunidades incríveis para as organizações. E inclusive derrubar a ideia de que equipe ocupada é equipe produtiva. Confira!

Entenda como o Kanban pode ajudar na conscientização do fluxo do trabalho

Comece agora mesmo a usar o Kanban

Você pode melhorar a produtividade do seu time em qualquer atividade com os treinamentos de Kanban da K21. Para iniciar, recomendamos o Team Kanban Practitioner (TKP). Ele é ideal para quem sente que, apesar de trabalhar muito, não consegue os resultados desejados com a sua equipe. 

No TKP, mostramos como o Kanban pode ser útil para melhorar a produtividade em qualquer tipo de atividade, assim como para profissionais de todas as áreas, como TI, Marketing, Vendas, Jurídico, RH, Auditoria e muitas outras. 

Kanban é um recurso bastante relevante para empresas que adotam o home office, pois o modelo de times distribuídos só funciona se trabalharmos com ciclos curtos e com foco total nas entregas de valor. 

Ah, só mais uma informação: você não precisa ter conhecimento prévio em agilidade para fazer o Team Kanban Practitioner.

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