Um framework? Um método? Uma metodologia? Um processo? Um quadro na parede (atualmente no computador)? O que é esse tal de Kanban? A resposta pode ser um pouco de cada um, mas nada disso explica o que é o Kanban como um todo. Podemos dizer que é um método de gestão do trabalho. Em sua maioria (mas não restrito a) trabalhadores do conhecimento. De fato, qualquer pessoa, time ou empresa, que preste serviços pode utilizar Kanban para gerir seu trabalho.
Ele tem forte influência do famoso Toyota Production System (TPS), Sistema Toyota de Produção, e do modelo just-in-time (jit), porém, conforme narrado no livro Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia de David Anderson, seu foco primário é o trabalhador do conhecimento. A sua ideia básica é olhar para a forma como as coisas são feitas hoje na empresa, time ou área e a partir daí aperfeiçoar a forma que o trabalho é realizado.
Princípios
Para adotá-lo da forma correta, é necessário seguir alguns princípios que se dividem em dois grupos: Gestão de Mudanças e Entrega de Serviço.
Princípios de Gestão de Mudanças
Aqui temos três princípios que devem ser aplicados por quem utiliza o Kanban
Comece com o que você faz agora
Uma característica do Kanban é que ele é um método evolucionário. Não existe uma mudança radical na forma como as coisas são feitas. Não existe um: “vamos jogar tudo fora porque agora é kanban”. Se o seu time utiliza Scrum, você começa com o Scrum. Se você utiliza algum modelo baseado no Project Management Book of Knowledge (PMBOK), você começa com esse modelo. Se tudo que vocês têm é um Go Horse, você começa com o Go Horse.
A ideia é que você vá evoluindo sempre até chegar na melhor forma de gerar o seu trabalho. Nesse artigo aqui eu escrevi um pouco mais sobre o assunto das diferenças entre as mudanças revolucionárias e evolucionária.
Concordar em buscar melhorias através de mudanças evolutivas.
Aqui há dois conceitos importantes. O primeiro é a resposta para uma pergunta comum em consultoria e treinamento: “É melhor que as mudanças sejam top-down ou bottom-up?”. Tanto faz, desde que sejam acordadas. Ninguém gosta de trabalhar apenas seguindo ordens sem possibilidade de questionamento. O ideal é que as pessoas concordem com as mudanças que elas estão fazendo. Imagine um barco a remos. Se cada um resolve ir para um lado, nós não vamos a lugar nenhum.
Entretanto algumas considerações devem ser feitas. A primeira é que acordar uma melhoria, não significa que devemos buscar unanimidade em todas as decisões. Dependendo do tamanho do time ou do impacto da decisão, a unanimidade será impossível. Outra coisa, nós gostamos da autonomia das pessoas, mas toda autonomia deve ser subordinada ao grupo. Se o time decidiu que o caminho A será percorrido, não pode um membro resolver ir sozinho pelo caminho B.
O segundo aspecto sobre as mudanças é que toda evolução é uma mudança, porém nem toda mudança é necessariamente uma evolução. Não é legal ficarmos fazendo mudanças só por mudar. Ela não pode ser um fim em si. Toda mudança produz algum tipo de resistência e por isso, elas devem buscar nos levar para uma situação melhor do que estamos hoje. Uma evolução.
Encorajar atos de liderança em todos os níveis
Você já deve ter se deparado alguma vez com essa tirinha ou alguma variação dela:
Ela é bem descritiva. Quando alguém fala se queremos mudanças positivas, sempre encontramos apoiadores, porém participar ativamente dessa mudança, aí… são outros 500. Se não houver atos de liderança que possam catalisar essas mudanças, nada acontecerá. Os indivíduos precisam ser empoderados para tomar decisões e colocá-las em prática para que a evolução seja eficaz. É importante que as organizações criem uma cultura de segurança onde erros geram aprendizados ao invés de retaliação.
Princípios de Entrega de Serviço
Aqui temos mais três princípios importantes para a adoção do Kanban
Entenda e concentre-se nas necessidades e expectativas do cliente
Para o Kanban todos são prestadores de serviços. Caso o seu time seja ponta a ponta, ele presta um serviço direto para o cliente final. Caso não seja, provavelmente ele presta serviços para um cliente interno à organização. Esses clientes têm necessidades e demandam soluções diretamente ou indiretamente (demanda proativa). E depois, são eles que utilizarão o resultado do trabalho realizado, logo, nada mais correto do que colocar o nosso foco neles.
Gerencie o trabalho; deixe as pessoas se auto-organizarem em torno dele
Nós na K21 temos até um adesivo para isso:
Muitas pessoas aprenderam que os resultados vêm do acompanhamento milimétrico de cada indivíduo que compõe a organização. Funcionou muito bem lá na época de Henry Ford (1863 – 1947), Frederick Taylor (1856 – 1915), Jules Henri Fayol (1841-1925) e Henry Gantt (1861 – 1919) [a propósito, se você ficar brigando com um gráfico de Gantt, saiba que é uma ferramenta que foi criada para uma realidade que existia em 1917, já tem mais de 100 anos. Ainda vale a luta?]. Hoje em dia, controlar as pessoas é um trabalho hercúleo e quase impossível.
O Kanban busca entender como o trabalho é feito. Caso haja algum problema, ao invés de promovermos uma caça às bruxas, tentamos entender: O que deu errado? Por que deu errado? Qual o impacto? E o que pode ser feito para evitarmos que isso aconteça no futuro, independente da pessoa que esteja fazendo esse trabalho?
Revise regularmente a rede de serviços e suas políticas para melhorar os resultados
“Ninguém é uma ilha”. É uma frase famosa e que se aplica aqui. No trabalho que temos hoje, dificilmente há uma pessoa que consiga realizar tudo de ponta a ponta. Ela precisa de um time para entregar algum serviço. É provável que esse time precise de outros times para auxiliá-los. Veja o organograma da sua empresa. Devem ser diversas “caixinhas” necessárias para que tudo funcione corretamente. Entretanto, essa rede precisa de revisão regular, pois a empresa muda, os clientes mudam, os governos mudam, a realidade muda. É necessário ajustar tanto a rede quanto às políticas que unem os diversos elos da rede para que eles atendam às necessidades.
Práticas do Kanban
Além dos princípios, o Kanban também possui algumas práticas importantes. Elas são: Visualização, Limitação do Trabalho em Progresso, Gestão do Fluxo, Deixar as políticas explícitas, implementar ciclos de feedback e melhore colaborativamente, evolua experimentalmente. Só que esse texto já está longo e prometo que em breve escreverei outro detalhando um pouco melhor essas práticas.
Enquanto isso dê uma olhada aqui no nosso blog. Se quer aprender mais sobre Kanban, dê uma olhada no nosso treinamento de Team Kanban Practitioner (TKP) e Kanban System Design (KSD).
Espero te ver em breve.
Până data viitoare
Base do texto: O já citado livro: Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia, o artigo de David J. Anderson: Revisiting the Principles and General Practices of the Kanban Method. e o site da Kanban University: The Kanban Method.
