O Kanban Maturity Model (KMM) é um modelo de maturidade que fornece parâmetros para que organizações possam avaliar e avançar na adoção do Kanban para melhor gerir seus fluxos de trabalho. Ele permite que as equipes entendam sua situação atual e tenham uma boa ideia de por onde elas podem avançar para melhorar suas entregas. O modelo foi popularizado por David J. Anderson e Teodora Bozheva e descreve uma evolução em sete níveis de maturidade, de 0 a 6, que guiam as organizações desde uma compreensão rudimentar até uma prática cultural profundamente enraizada de melhoria contínua.
Os Níveis de Maturidade e as Barreiras de Evolução
O KMM detalha as práticas, os valores e os resultados esperados em cada nível de maturidade (maturity level), oferecendo um caminho claro para a evolução. A transição entre os níveis, no entanto, apresenta desafios específicos. A seguir, escrevo uma visão geral de cada nível, suas principais características, como uma organização pode identificar em qual se encontra e as barreiras que dificultam a progressão para o nível seguinte.
Nível 0: inconsciente (Oblivious)
Neste nível fundamental, as organizações normalmente desconhecem o Kanban ou qualquer metodologia estruturada de gerenciamento de fluxo de trabalho. O trabalho é realizado de maneira ad hoc, muitas vezes resultando em resultados caóticos e sem previsibilidade. Há uma falta de compreensão do fluxo de trabalho, levando a comprometimentos excessivos (Over-commitment) e entregas insuficientes (sub-delivery). Sem gerenciamento visual ou qualquer apreciação pelo fluxo, as equipes neste estágio lutam com altos níveis de estresse e insatisfação do cliente.
Aqui podem até aparecer quadros kanban pessoais onde o indivíduo tenta gerir pelo menos o seu trabalho. Entretanto, o foco acaba sendo muito mais em entregar tarefas do que o produto em si. Isso porque a coesão social aqui é mínima e o foco no “eu” supera qualquer visão sistêmica. Logo, é notório que cada um tem o seu jeito de fazer as coisas.
Características no Nível de Maturidade 0
- Inconsciência sobre o Kanban ou processos estruturados.
- Trabalho ad hoc, caótico e imprevisível.
- Falta de compreensão do fluxo de trabalho.
- Over-commitment e sub-delivery frequentes.
- Times tarefeiros
Como Identificar que estamos no Nível de Maturidade 0
- As equipes enfrentam altos níveis de estresse e insatisfação do cliente.
- Não existem processos de trabalho definidos.
- O nível de confiança entre os membros da equipe é baixo.
- O foco está nas realizações individuais, não no resultado do time.
Como Migrar para o Nível de Maturidade 1
O maior desafio aqui provavelmente será cultural, pois encerrar a cultura do herói que resolve os problemas é um baita desafio. Afinal, as pessoas ganham prestígio com esse comportamento. Infelizmente elas também ganham problemas. Por exemplo, ser incomodado nas férias e nos finais de semana, sobrecarga, redução de tempo com a família, longas horas de trabalho, etc. Este, aliás, é um bom ponto inicial.
Além da insatisfação individual dos membros do time, é comum que haja insatisfação por parte dos clientes já que eles recebem pouco pelo valor que eles pagam ou pela expectativa que eles têm (clientes internos). Trazer números sobre o resultado vs. custo também pode ser uma boa estratégia para tornar visíveis os pontos de insatisfação. O Systems Thinking Approach to Introducing Kanban (Statik) pode ajudar muito nesse primeiro passo.
Barreiras para ir para o Nível de Maturidade 1
- Cultura anárquica ou individualista.
- Imagem própria heróica (valorização do “apagar incêndios”).
- Medo de processo, burocracia ou governança.
- “O quadro vai nos expor.”
Nível 1: Focado no Time (Team-Focused)
As organizações no nível 1 dão os primeiros passos na implementação do Kanban. O time reconhece a necessidade de mudança e a gestão incentiva o gerenciamento do trabalho. Um quadro Kanban básico pode ser utilizado para visualizar o trabalho, mas a adesão aos processos ainda é inconsistente. Há uma compreensão emergente da necessidade de um melhor gerenciamento do fluxo de trabalho, mas essas práticas ainda não são consistentemente seguidas ou compreendidas por todos.
Nesse nível, a satisfação dos membros do time e a felicidade deles com o trabalho são importantes. Há inclusive um corolário que diz: “É impossível manter a satisfação adequada do cliente sem funcionários felizes e bem motivados”. As pessoas entendem que fazem parte de um time e, portanto, estão subordinadas a ele. Todavia, ainda há algum esforço heroico para obter reconhecimento para o time e status dentro dele como recompensa por seus próprios esforços.
Nesse nível ainda não há cooperação entre times, logo, a dependência externa ainda é um grande desafio a ser tratado.
Características no Nível de Maturidade 1
- A gerência reconhece a necessidade de mudança.
- Uso de um quadro Kanban básico para visualização.
- Adesão aos processos.
- Compreensão emergente da gestão de fluxo.
Como Identificar que estamos no Nível de Maturidade 1
- Os membros da equipe sentem-se confortáveis com o uso básico do Kanban.
- A equipe começa a colaborar para aumentar a capacidade de entrega.
- Há uma migração de quadros individuais para um quadro compartilhado.
- A equipe percebe a necessidade de escalar o Kanban para o time todo.
Como Migrar para o Nível de Maturidade 2
No Nível 2 compreendemos que o trabalho para chegar até o cliente depende de mais de um time e que no final das contas o que importa é atendê-lo. Logo, compreender que os fluxos de cada time devem ser visualizados de forma contínua com um dependendo do outro se torna fundamental. Então é muito comum aparecerem quadros de coordenação entre os times assim como cadências (reuniões) envolvendo mais de um time.
Barreiras para ir para o Nível de Maturidade 2
- Não começar com um serviço voltado para o cliente.
- Falta de orientação para o serviço ou foco no cliente.
- Copiar um blueprint organizacional sem adaptá-lo.
- Falta de inclusão do processo padrão da organização.
- Gerentes não treinados em Kanban.
- Falta de gerenciamento de fluxo.
- Ferramentas legadas.
Nível 2: Orientado ao Cliente (Customer-Driven)
Neste nível, a equipe começa a entender o “como” e o “quê” por trás de suas ações e a necessidade de se adaptar para atender às necessidades do cliente (consumidor). Há um reconhecimento da importância do serviço e do fluxo de trabalho. As práticas de visualização evoluem, com a expansão do quadro Kanban e a adição de mais clareza na gestão do trabalho.
Os fluxos de trabalho de diferentes times costumam ser integrados para que o cliente seja atendido. Nesse nível, a organização já tem processos definidos, compreendidos e repetíveis, o que traz consistência na forma de trabalhar, mas não necessariamente nos resultados (“nunca o mesmo resultado duas vezes”).
A cultura de heróis individuais diminui, mas surgem “gestores heróis” que resolvem problemas e conquistam a confiança dos clientes, enquanto a confiança na organização e nos processos ainda não existe.
Características no Nível de Maturidade 2
Entendimento da necessidade de adaptação para atender o cliente
Reconhecimento do fluxo de trabalho e do serviço envolvendo os times necessários para atender o cliente
Maior compreensão das responsabilidades individuais e da equipe.
Evolução das práticas de visualização.
Como Identificar que estamos no Nível de Maturidade 2
- As equipes começam a entender o propósito de suas atividades.
- Os fluxos de trabalho começam a ser definidos.
- A equipe passa a ter uma visão mais clara da demanda.
- Existe um desejo de melhorar o produto e otimizar o atendimento ao cliente.
Como Migrar para o Nível de Maturidade 3
A ideia aqui é sair do “Entregamos o que o cliente pediu” para entregas previsíveis, adequadas e confiáveis, entendendo o propósito do cliente. Temos que sair da dependência de heróis padronizando políticas, processos e papéis (ninguém precisa salvar o dia). Além de começarmos a entender por que o cliente nos procura e começarmos a adequar nosso fluxo de trabalho a isso. Logo, passamos a ter uma visão mais sistêmica do trabalho e os times devem começar a entender como o trabalho deles afeta a entrega ao cliente.
Mapeie o fluxo ponta a ponta (do pedido ao resultado entregue), estabelecendo limites de WIP por sistema, não só por pessoa ou para o time. Além disso, adote métricas fit for purpose.
Barreiras para ir para o Nível de Maturidade 3
- Cultura de heróis e personalização da confiança
- Falta de visão ponta a ponta do fluxo de valor
- Ausência de métricas significativas (fit-for-purpose)
- Falta de cadências formais e feedback sistemático
- Liderança gerencial tradicional (controle em vez de sistema)
Nível 3: Adequado ao Propósito / Cliente Satisfeito (Fit-for-Purpose / Customer-Satisfied)
Nível de Maturidade 3 é marcado pela frase “No more heroes anymore” (“Não há mais heróis”). Aqui, não temos mais times se juntando para entregar algo, e sim a organização com uma visão sistêmica com o objetivo de tornar consistentes o processo de trabalho e os resultados. Afinal, o produto ou serviço é adequado ao propósito (fit-for-purpose), a qualidade e entrega atendem às expectativas do cliente, e a confiança é estabelecida, pois os clientes não pedem mais pessoas específicas para gerenciar seus pedidos, porque confiam no sistema.
O fluxo, processos, políticas e estruturas de decisão são aplicados de forma estável, e o trabalho é executado sem heroísmo. Isso acontece porque os membros dos times sabem o porquê e o para quem fazem o trabalho, gerando propósito e satisfação. O ambiente é estável mesmo em situações de estresse, e a demanda de clientes é constante graças à confiabilidade percebida.
Aqui tem uma coisa muito importante, pois os times deixam de ser ilhas isoladas (Nível 1) conectadas por pequenas pontes (Nível 2) e se percebem como uma rede de serviços interdependentes, com métricas claras baseadas em critérios de adequação ao cliente (fitness criteria) e indicadores de melhoria e saúde do fluxo. Apesar disso, as decisões ainda são mais qualitativas do que analíticas.
Características no Nível de Maturidade 3
- O cliente confia na organização
- O fluxo é estável e mensurável;
- Há cadências regulares e métricas de adequação;
- A cultura é de aprendizado e colaboração;
- Os resultados são consistentes e fit-for-purpose.
- O fluxo de trabalho é interligado
- Os times se percebem como parte de uma rede necessária para a entrega.
Como Identificar que estamos no Nível de Maturidade 3
- O cliente confia na organização, não em indivíduos
- O fluxo é estável e previsível
- Há cadências e métricas formais
- A cultura é colaborativa e baseada em dados
- Os resultados atendem consistentemente ao propósito do cliente.
Como Migrar para o Nível de Maturidade 4
O Nível de Maturidade 4 é quando a organização passa de “entregar bem sempre” para “entregar bem, de forma previsível, econômica e resiliente”, mesmo diante de imprevistos. É necessário medir não só o valor para o cliente como também custos, margens, desperdícios e riscos. Além do que, um entendimento sobre os riscos de negócio se torna fundamental. Por exemplo, se um cliente estrangeiro está sediado em um país que impõe tarifas ao seu. O que isso causa na sua organização?
Isso tudo muda o foco da organização de fazer entregas previsíveis para fazer entregas sustentáveis. Lembrando que não estou falando de ecológia e sim de economia, já que a empresa deve se preocupar com lucro e resiliência.
Barreiras para ir para o Nível de Maturidade 4
- Cultura de reação em vez de antecipação
- Falta de pensamento econômico sistêmico (os times não entendem custo, receita, lucro, riscos…)
- Baixa maturidade em análise quantitativa e uso de dados
- Resistência à diversificação de classes de serviço e tipos de demandas
- Liderança ainda centrada em estabilidade, não em robustez (“O gestor do nível 3 evita o caos; o do nível 4 aprende com ele.”)
Nível 4: Protegido contra riscos (Risk-Hedged)
No Nível de Maturidade 4, a organização já entrega de forma consistentemente adequada ao propósito (fit-for-purpose), tanto em processo quanto em resultado. Agora, o foco se desloca para sustentabilidade econômica e gestão quantitativa de riscos, buscando equilíbrio entre custo, margem, capacidade e previsibilidade. O lema passa a ser “sem surpresas”.
O desempenho é economicamente estável e previsível, e o sistema é robusto a imprevistos graças a mecanismos de mitigação desses e de contingência. As decisões passam a se basear em análise de dados e modelagem de risco. Isso acontece porque o objetivo é atender não apenas ao cliente, mas também a todos os stakeholders (inclusive governo e sociedade) de forma justa e equilibrada.
O trabalho passa a ser classificado por níveis de risco e classes de serviço, com alocação de capacidade e triagem quantitativa orientadas por risco, custo de atraso (cost of delay) e previsibilidade de entrega. A organização age preventivamente, antecipando cenários e ajustando sua operação conforme variações de demanda ou eventos inesperados.
Para ser bem sincero, pouquíssimas vezes vi alguma empresa chegar até aqui e fazer o serviço bem feito. No geral, a gestão de riscos acaba mais sendo uma imposição do que uma necessidade. Por exemplo, se a empresa manipula materiais perigosos, há uma série de restrições governamentais para tal. Entretanto, não é esse tipo de risco de que estamos falando, e sim do risco econômico. Também há empresas em que a gestão de risco é bem no estilo “me engana que eu gosto”. Elas colocam uma série de regras que são revisadas e verificadas apenas nos períodos específicos de cobrança.
Características no Nível de Maturidade 4
- Nenhuma surpresa operacional.
- Performance econômica previsível e sustentável.
- Clientes satisfeitos de forma natural e contínua.
- Sistema resiliente a choques externos.
- Cultura de aprendizado institucional e tomada de decisão baseada em evidências.
Como Identificar que estamos no Nível de Maturidade 4
- Decisões baseadas em dados e análise quantitativa
- Equilíbrio entre demanda, capacidade e risco (Não se aceita mais dizer ‘sim’ a tudo — agora há limites conscientes).
- Gestão de riscos como prática integrada
- Sustentabilidade econômica e operacional (previsibilidade com rentabilidade)
- Cultura de equilíbrio e aprendizado coletivo (disciplina bem mais que heroísmo)
Como Migrar para o Nível de Maturidade 5
Migrar do Nível de Maturidade 4 (Risk-Hedged) para o Nível 5 (Líder de Mercado) é dar o salto de uma organização sustentável e previsível para uma organização que aprende, inova e lidera continuamente. É a transição da robustez para a evolução adaptativa, onde a melhoria contínua se torna parte do DNA e a inovação vira rotina.
Entretanto, correndo o risco de “sincericídio”, é muito difícil fazer essa migração. Como já vimos, não é comum encontrarmos empresas que avaliam riscos de negócio. Daí a tornar os colaboradores a terem essa visão e também serem inovadores continuamente é um salto bem grande.
Algumas empresas que nós da Nower / K21 já passamos e percebemos que têm chegado a esse nível são: Honda, Volkswagen, Coca-Cola e Sicredi.
Barreiras para ir para o Nível de Maturidade 5
- Parar após atingir estabilidade
- Falta de cultura de experimentação e aprendizado
- Limitação na análise preditiva e uso avançado de dados (modelos mais do que métricas soltas)
- Liderança orientada a controle, não a evolução
- Melhoria contínua sem alinhamento estratégico
- Falta de integração entre aprendizado, fluxo e inovação
- Ausência de visão de mercado e inovação orientada ao cliente
Nível 5: Líder de Mercado (Market Leader)
O Nível de Maturidade 5 representa o ápice da evolução organizacional: o estágio de excelência contínua e liderança de mercado, pois a organização não apenas entrega produtos e serviços consistentemente fit-for-purpose, como também otimiza desempenho econômico, eficiência e inovação.
O foco é ser “o mais apto ao propósito” (fittest-for-purpose), equilibrando qualidade, custo, velocidade e valor percebido e superando concorrentes por meio de agilidade e melhoria contínua, já que o sistema é altamente eficiente, ágil e autônomo, com decisões baseadas em dados, experimentação e aprendizado constante. Com isso, a empresa responde rapidamente a mudanças externas e usa a melhoria de processos como vantagem competitiva para criar novos produtos, serviços e mercados.
Contudo, mais uma vez, repito que é um nível raríssimo de ser atingido. Veja bem, a sua empresa pode ser a líder de mercado de um determinado segmento, porém não possui as características de uma líder de mercado de nível 5. Não é fácil e nem simples chegar a esse ponto da evolução.
Características no Nível de Maturidade 5
- Excelência operacional e estratégica
- Cultura de melhoria contínua e aprendizado científico
- Liderança distribuída e empoderamento total
- Decisões baseadas em dados e modelos preditivos
- Integração total das cadências Kanban
- Inovação orientada pelo cliente e pelo propósito
- Estrutura orientada a serviços e agilidade organizacional
- Cultura de humildade, disciplina e respeito
- Melhoria como vantagem competitiva
- Satisfação de clientes e stakeholders é constante e as pessoas praticam até de forma inconsciente
Como Identificar que estamos no Nível de Maturidade 5
- Cultura de melhoria contínua é um hábito
- Decisões orientadas por modelos e previsões
- Autonomia com fortíssimo alinhamento estratégico
- Melhoria e inovação como armas competitivas
- Cultura de humildade, aprendizado e disciplina (todos sabem que o melhor pode ser melhorado)
Como Migrar para o Nível de Maturidade 6
A migração do Nível 5 para o Nível 6 é o salto gigantesco da excelência para a longevidade. Enquanto o Nível 5 domina o mercado com eficiência, inovação e aprendizado contínuo, o Nível 6 aprende a redefinir a si mesmo. Este é o estágio em que a organização não apenas melhora o que faz, mas questiona por que e quem ela é.
É interessante porque aqui há a transição da melhoria contínua (kaizen) para a reinvenção estratégica (kakushin). Essa é uma palavra japonesa que significa inovação radical ou renovação disruptiva, que se traduz em uma transformação profunda em uma organização, empresa ou produto.
Para ir para o próximo nível, a organização deve mudar o foco de eficiência para relevância constante. Veja as empresas que eu citei anteriormente. Algumas delas existem há séculos e continuam relevantes. Para tal, ela deve praticar o aprendizado estratégico contínuo (double-loop learning, aprendizado de duplo ciclo) que questiona não só se o que elas fazem está correto como também se elas fazem as perguntas corretas.
Além disso, há um aprendizado que é muito importante: Aprenda a deixar ir, isto é, encerrar linhas de negócio que não são mais vantajosas com naturalidade. Elas podem no passado ter sido uma grande vaca leiteira, mas se tornaram uma vaca morta. Está na hora de enterrar e deixar ir.
Barreiras para ir para o Nível de Maturidade 6
- Apego ao modelo de sucesso atual (“Somos líderes, por que mudar?”)
- Identidade rígida e cultura inflexível (Ex: Blockbuster)
- Estratégia estática e ausência de aprendizado duplo (“A gente melhora o que faz, mas não questiona se deveria continuar fazendo.”)
- Liderança orientada à excelência, não à sobrevivência
- Baixa sensibilidade ao ambiente externo
- Dificuldade em encerrar ou reinventar linhas de negócio
- Medo de perder a estabilidade conquistada
Nível 6: Construído para Sobreviver (Built for Survival)
O Nível de Maturidade 6, Built for Survival (Construído para Sobreviver), representa o estágio mais elevado da evolução organizacional. Aqui, a empresa não apenas lidera o mercado, mas é capaz de se reinventar estrategicamente para continuar existindo, independentemente das mudanças no ambiente, na tecnologia ou no comportamento do cliente.
O foco é a sobrevivência consciente: a organização pratica aprendizado de duplo ciclo (double-loop learning), pois questiona continuamente como faz (métodos), o que faz (produtos e serviços), por que faz (propósito) e até quem é (identidade). Logo, ela está preparada para se reconfigurar rapidamente, mudando de estratégia, estrutura ou modelo de negócio sem perder coerência, estabilidade ou desempenho econômico.
Essa capacidade de alinhar, em tempo real, estratégia, propósito, identidade e operação é chamada de ação congruente (congruent action) que é a essência do Nível 6. Consequentemente, a organização entende que nada é permanente. Nem o sucesso nem a própria identidade.
Características no Nível de Maturidade 6
- Questiona e renova constantemente seu modelo de negócio.
- Muda de mercados, produtos e serviços com fluidez e coerência.
- Estratégia e operação estão permanentemente alinhadas.
- Cultura e propósito são ativos gerenciados deliberadamente.
- Líderes atuam como designers de cultura e identidade.
- A organização é resiliente a disrupções e reage antes que o impacto aconteça.
- A longevidade é sustentada por aprendizado, propósito e adaptabilidade.
Como Identificar que estamos no Nível de Maturidade 6
- A organização pratica aprendizado de duplo ciclo (double-loop learning) questionando: Devemos continuar fazendo isso dessa forma? Ainda faz sentido este produto/serviço existir? Estamos no mercado certo?
- Estratégia e operação estão perfeitamente alinhadas (congruência organizacional)
- Capacidade real de reinvenção
- Identidade organizacional é clara, viva e adaptável
- Alta resiliência diante de disrupções
Conclusão
Este texto buscou trazer uma visão geral sobre os 6 níveis de maturidade do Kanban Maturity Model (KMM) apresentando-os sucintamente, descrevendo suas principais características e como migrar de cada nível. Aqui evitei apresentar as práticas, cadências e artefatos, pois quero deixar claro que devemos evitar utilizar esse modelo de forma deturpada. Ele não é, não foi e nunca será algo que você adote um conjunto de técnicas só para dizer que está no Nível X. Ele fornece informações para sabermos em que nível nossa organização está e como, de forma eficaz, podemos fazer para ir para o próximo nível.
Também gosto de lembrar que sua organização não precisa estar necessariamente totalmente em um nível. Você pode ter partes da empresa no Nível 1, parte no Nível 2 enquanto convive com algumas unidades em ambientes caóticos do Nível Zero. Obviamente, quanto mais alto o nível, mais sistêmico e total tende a ser a adoção das práticas. Além disso, é possível que em um fluxo de trabalho você esteja predominantemente no Nível 2, por exemplo, porém adote práticas de Gestão de Risco do Nível 4. Isso passa um recado importante do KMM: Não faça dele uma camisa de força!
Espero que esse texto te ajude e se quiser saber mais, dê uma olhada nos nossos treinamentos de Kanban.
