Pare de fazer tanta coisa ao mesmo tempo: Limite o WIP

Uma das práticas mais conhecidas do Método de gestão de fluxo de trabalho Kanban é a definição do limite de WIP. Portanto, neste artigo, escrevo sobre por que você deve utilizá-lo, o que ele é e como você pode defini-lo. 

O limite de WIP é diferente do WIP

Antes de entrarmos no assunto, vamos à definição dos termos. 

WIP

WIP é a sigla de Work in Progress, em tradução livre, trabalho em progresso. Esse é o conjunto de todos os itens de trabalho em andamento no nosso fluxo de trabalho. Você deve contabilizar todo e qualquer item em que o seu time tenha investido algum esforço. Logo, itens que estão no upstream, em etapas de espera, em etapas de execução ou bloqueados por algum motivo contam como trabalho em progresso. Em outras palavras, praticamente tudo o que está após a recepção do item na lista de demandas (backlog) até antes da entrega. 

O WIP é uma métrica concreta, um fato. 

Limite de WIP

Esse não chega a ser uma métrica; na verdade, é uma convenção sobre o limite do trabalho aceitável. Então, quando o WIP atinge esse limite, o time não puxará mais trabalho para o fluxo.

Por que limitar o WIP?

Existem vários motivos para você limitar o WIP; aqui, listo os principais que levam os times a optar por limitar o WIP. 

1. Evitar sobrecarga do sistema de trabalho.

No artigo “Lei de Little (Little’s Law): A Ciência por Trás de Fazer Menos e Entregar Mais“, apresentei a informação matemática de que, quanto mais coisas fazemos em paralelo, mais lentos seremos para entregar cada uma. Perdemos o foco, ficamos trocando de contexto o tempo todo, a priorização se torna irrelevante, a previsibilidade se torna impossível e os gargalos se multiplicam no fluxo. A limitação do WIP mantém o volume de trabalho compatível com a capacidade real dos times.

2. Aumentar a eficiência

Quanto menos itens no fluxo, mais rápido ele é, pois há menos espera e menos bloqueios. Imagine uma situação utópica em que limitamos o WIP de todas as etapas a um máximo de um item. Para todos os que trabalham no fluxo, aquele único item seria a prioridade, pois não há mais nada a fazer além dele. Logo, ele passaria “voando” por todas as etapas. Infelizmente, essa situação não seria tão prática na vida real, pois itens distintos possuem tipos distintos, classes distintas e complexidades distintas. Além disso, o fluxo possui etapas mais lentas do que as de outras e pessoas com competências e capacidades diferentes.

3. Pare de começar e comece a terminar

Em vez de cada um “abraçar” novas tarefas, o time se mobiliza para terminar o que já está em andamento, fortalecendo o trabalho conjunto e a entrega de valor ao cliente.

4. Expor o gargalo

Quando o WIP é limitado, qualquer acúmulo em uma etapa fica mais visível mais cedo, permitindo ajustes adequados no processo.

5. Melhorar a qualidade

Este é um ganho indireto que o limite do WIP pode proporcionar, pois estamos reduzindo o número de itens que trabalhamos simultaneamente. Então, com menos coisas competindo pela atenção, a equipe consegue revisar, testar e validar melhor, reduzindo retrabalho, defeitos e dívidas técnicas.

Modelos de limite de WIP

Existem várias formas de limitar o WIP. São elas:

Por pessoa

Cada pessoa é um avatar (representação de alguém em outro mundo) e só  pode ter um número determinado de avatares no quadro. Particularmente, só vi isso uma vez.

⬆️ Prós: fácil de adotar; fomenta a autogestão; didático para introduzir o conceito de limite de WIP.

⬇️ Contras: facilita a microgestão; incentiva o trabalho isolado; é difícil de manter, pois as ferramentas digitais não suportam esse modelo. 

O Fluxo

Você define um limite para todo o fluxo, independentemente das etapas e das pessoas envolvidas. Com relação a esse formato, eu tenho que ser sincero: nunca vi ninguém adotá-lo em conjunto com Kanban. Todavia, uma variação dele é muito comum no Scrum. Quando falamos que um time tem a “velocidade” de 50 pontos de história por sprint, estamos estabelecendo uma limitação de WIP pelo fluxo (50 pontos de história) no tempo do sprint.

No Kanban ficaria assim: 

⬆️ Prós: fácil de visualizar; é a capacidade exata do time.

⬇️ Contras: não impede gargalos; ineficiente para identificar pontos de ineficiência. 

Por etapa no fluxo

Cada etapa do fluxo é limitada. A capacidade do time é justamente o somatório dos limites de cada etapa.

⬆️ Prós: fácil de entender e visualizar; identifica rapidamente gargalos específicos do fluxo; prático para atualizar.

⬇️ Contras: Pode gerar “ilhas” de capacidade: uma coluna pode estar cheia e outra ociosa; não controla bem quando há variações grandes no tamanho ou na complexidade das tarefas.

Por estado na etapa

Uma etapa costuma ser a junção de um estado de ação com um de espera. Caso deseje, a limitação poderá ser aplicada a cada coluna. Aliás, devido às implementações mais comuns das ferramentas online de gestão, esse modelo tem se tornado o padrão de fato. 

⬇️ Contras: pouca mobilidade na etapa em que você não pode distribuir os itens; requer mais ajustes do que a etapa anterior.

Por etapa no fluxo ou estado na etapa com distribuição de esforço por raia

Esse é um formato híbrido que certos times adotam. Alguns quadros, além de dividirem o fluxo de trabalho em etapas, também o dividem em raias. Essas raias são classificações que os times desejam estabelecer. Por exemplo, por classe de serviço ou por tipo de demanda. Eu uso um quadro de coordenação (sou gestor de vários times) no qual separo as necessidades de evolução dos demais tipos de demanda. 

O que você pode fazer, além da limitação por etapas no fluxo ou por estado em cada etapa, é determinar um percentual para cada raia. Por exemplo, quero que 20% do esforço do meu time seja dedicado a evoluções e 80% aos demais tipos de demanda. Isso garante que, embora o meu time entregue demandas de projeto e correções, ele também faça evoluções em produtos que já estão em operação.

⬆️ Prós: garantem que diferentes tipos de demandas ou classes de serviço sejam atendidas. 

⬇️ Contras: nem sempre é fácil estipular um percentual. 

Como limitar o WIP no fluxo de trabalho?

Essa é a pergunta do milhão. Infelizmente não existe um método comum para fazer essa definição. O que existe são recomendações sobre como fazer.

Seu time e o comportamento dos itens no fluxo de trabalho

Primeiro, leve em consideração a quantidade de pessoas no time e a especialização de cada uma delas, de acordo com a etapa do fluxo. Se seu time for composto por 10 pessoas, um limite de WIP no fluxo igual a 1 não fará sentido algum. Assim como um limite muito superior, digamos, 70, também não.

Imagine que temos um time com 10 pessoas que são ultraespeciais e só conseguem atuar em uma determinada etapa do fluxo. 2 fazem o refinamento, 4 fazem a construção, 2 fazem os testes, 2 fazem a entrega.

Fizemos algumas análises com o Lead Time Breakdown e percebemos que o gargalo (etapa em que os itens passam mais tempo) é a construção. Como, neste exemplo, as pessoas são ultraespecialistas, não conseguem atuar em outras etapas do fluxo. Então podemos fazer essa divisão do limite de WIP.

Redução da limitação quando o WIP está elevado

Mantendo esse mesmo time, porém, digamos que o WIP estava totalmente descontrolado e que agora queremos limitá-lo. Sabemos apenas que estamos sobrecarregados e precisamos reduzir o WIP. Entretanto, não devemos retornar os itens ao backlog, pois isso geraria refluxo e teríamos uma informação errônea sobre os itens que já foram trabalhados. Então, podemos definir o limite do WIP exatamente igual ao WIP na etapa. Conforme os itens forem se movendo no fluxo, podemos reduzir o limite do WIP até encontrarmos o ideal para o time. 

⬇️ Contras: ajuste mais demorado; requer paciência e disciplina do time para não puxar nada novo.

Redução forçada com limite já estourado

Outra forma é forçar o limite do WIP abaixo do WIP para forçar que o time não pegue mais nada novo até o WIP chegar ao nível adequado. 

⬇️ Contras: medida dura, pode gerar ansiedade (“ficamos travados”); requer muita disciplina e alinhamento para não virar microgestão.

Limite de WIP Dinâmico

Leva em consideração a capacidade das pessoas disponíveis. Por exemplo, leva em consideração pessoas de férias, em treinamento etc.

⬇️ Contras: pode ser instável se o time mudar muito de tamanho.

Não espere uma melhora milagrosa. Dá uma olhada nesse artigo aqui: Estava ruim; agora parece que piorou. A Curva J explica.

Conclusão

Limitar o WIP não é burocratizar o trabalho, e sim trazer clareza e foco ao time. Ao reduzir a quantidade de itens em andamento, você ganha velocidade, previsibilidade e qualidade, além de expor os gargalos reais do fluxo. Existem diferentes formas de estabelecer limites, desde modelos simples até abordagens mais sofisticadas e dinâmicas. O mais importante é começar de algum ponto, observar os efeitos no fluxo e ajustar continuamente.

Lembre-se: não se trata de fazer menos, e sim de terminar mais. Em vez de correr em várias direções ao mesmo tempo, direcione a energia do time para concluir o que já começou. Essa é a verdadeira essência por trás da frase: “Pare de começar e comece a terminar”.

Curtiu, dá uma olhada no nosso treinamento de:

Team Kanban Practitioner (TKP)

Kanban System Design (KSD)