Fonte do vídeo: https://youtu.be/VX3lz5ph8A0
Imagine a situação, seu time recebe um monte de reclamações porque está levando mais de 30 dias para realizar uma entrega. Vocês fazem uma retrospectiva e verificam que a etapa de entrega está muito lenta e engargalando todo o fluxo de trabalho. Essa entrega era feita por outro time, logo, para o seu fluxo, era uma dependência externa. Após uma revisão de fluxo, saiu como ação de melhoria incorporar um membro do time de entrega ao seu time com objetivo de reduzir esse tempo de entrega.
Passados quinze dias, foi feita uma nova retrospectiva para avaliar os resultados. Agora, o tempo de entrega supera 35 dias. O que aconteceu? Vamos desfazer tudo? Como uma solução que deveria aumentar a eficiência, piorou tudo?
O impacto da mudança não é imediato
Nós tendemos a acreditar que uma vez que aplicamos uma mudança de melhoria, ela já deve dar resultados no minuto seguinte. Infelizmente não é assim que funciona. Enquanto em alguns casos a melhoria pode ser percebida em poucos dias, outros levarão semanas ou meses para serem percebidos.
Por exemplo, a mudança das cores dos itens de trabalho para identificarem o Tipo da Demanda mais facilmente deve apresentar um resultado muito mais rápido do que a adoção de uma nova ferramenta para gestão do fluxo de trabalho.
A Curva J
A curva J apresenta justamente o problema que temos quando fazemos alguma mudança no nosso trabalho. No início é normal que haja uma queda na performance para depois percebermos o resultado real da melhoria.
Primeiro, os resultados caem, pois as pessoas ainda estão aprendendo. Nesse momento há a confusão inicial, resistência cultural e quebra de rotinas. Depois, com aprendizado e adaptação, a curva se recupera e ultrapassa o nível inicial, formando o desenho de um “J”.
O que fazer?
Brincadeiras à parte, se a mudança for enorme, a “barriga” do J deverá ser enorme. Ao invés de mudanças abruptas e gigantes, prefira aplicar e avaliar pequenas mudanças ao longo do tempo. Vejamos por exemplo o problema de 11 em cada 10 empresas, comunicação. Fizemos uma retrospectiva e concluímos que temos que melhorar a comunicação. Vamos reduzir os e-mails adotando um programa de mensagens e conferência, tipo o MS Team. Também precisamos de um sistema de Helpdesk para que os clientes abram chamados e por fim, uma reunião entre todos os gestores e gestoras para fazermos o alinhamento semanal.
Precisamos disso tudo
Bacana, caro e não sabemos se realmente vamos resolver algum problema. Mesmo que todas as soluções sejam interessantes, uma mudança tão grande pode gerar muitas resistências.
Ao invés disso, podemos voltar à retrospectiva com a pergunta; Qual a forma melhor, mais rápida e econômica possível para resolver a pior parte do nosso maior problema?
Gosto dessa frase porque ela funciona de trás para frente. 1) Quais problemas temos? 2) Qual o pior deles (priorização do problema)? 3) Qual a pior parte dele (fatiamento do problema)? 4) Quais as possíveis soluções. 5) Qual a melhor (priorização da solução)? 6) Qual a melhor relação de custo benefício no tempo (fatiamento da solução).
Voltando ao exemplo, digamos que o pior problema seja a comunicação interna entre as equipes que hoje é feita por e-mail ou, já que ninguém lê os e-mails, as pessoas acabam telefonando e isso interrompe a concentração. Ao invés de gastar uma grana no Teams ou uma ferramenta supercompleta, podemos verificar se uma ferramenta simples de troca de mensagens como Telegram já resolve o problema.
Se resolver, ótimo, podemos ir para o próximo problema ou podemos concluir que resolveu, mas para melhorar ainda mais, temos que contratar uma ferramenta mais completa como o Teams ou Zoom.
Conclusão
Se seu time fizer pequenas mudanças evolucionárias ao longo do tempo, você ficará com pequenos “jotinhas”.
Esses pequenos jotas representam menos riscos, menos resistência, maior capacidade de avaliação e evolução contínua.
Curtiu, da uma olhada no nosso treinamento de:
Team Kanban Practitioner (TKP)
