Nós, da K21, acreditamos que Agilidade tem quatro domínios que devem ser igualmente observados. Acreditamos também que todo resultado de uma Transformação Digital deve estar atrelado à resultados de negócio. Aqui no blog você pode encontrar outros artigos focados em métricas de produtos que podem ajudar. Eu te indico começar por “Métricas de Pirata: como crescer seu negócio de forma sustentável”.
Hoje, vamos focar no domínio organizacional, que é o domínio que cuida da distribuição de trabalho, organização das áreas, formas de trabalho e eficiência.
Entendemos que todas as empresas têm fluxos de trabalho então precisamos aprender a administrá-los. Gerencie o trabalho, não o trabalhador. E muitas das métricas deste post têm a intenção de melhorar fluxo, sem olhar para as pessoas individualmente. Quero, com este post, te ajudar com dicas de por onde começar. Sem mais delongas, vamos às métricas.
Neste Artigo
1. Lead Time (Customer Lead Time)
A primeira métrica que eu gostaria de apresentar, e não à toa, é o Lead Time, atualmente chamada de Customer Lead Time. É a métrica de eficiência mais ágil que existe porque além de ser facilmente medida (baixo investimento) nos orienta onde buscar mais resultado do nosso trabalho (alto retorno).
O Lead Time consiste em medir o tempo entre o momento em que você se comprometeu com o cliente a fazer determinado trabalho até o momento da entrega do incremento do produto ou serviço para o cliente. Nas palavras do David Anderson, criador do Método Kanban, “from the commitment to the time at your customer gets value from there”.
Como medir?
Para cada um dos itens em que você ou seu time se comprometerem a trabalhar, registre a data que onde houve o compromisso. Pode ser um sistema de registro de tarefas, controle de backlog, ou até mesmo a data da resposta do e-mail (ou ata de reunião) onde foi negociado a realização desta atividade. Este ponto será o seu Ponto de Comprometimento (Commitment Point). Quando você entregar a atividade, marque a data de entrega. Este será o seu Ponto da Entrega (Delivery Point). Subtraindo o commitment point do delivery point você terá o lead time do item.
Lead Time = Delivery Point – Commitment Point
Versão resumida
Para cada item de trabalho, registre o tempo desde o compromisso de uma tarefa até a entrega da mesma.
Por que é importante?
Observar as variações dentre os itens pode trazer muitos insights de como melhorar o dia a dia de trabalho. Quando passamos a trabalhar com lead time, podemos orientar esforços olhando o valor agregado para o cliente, podemos discutir com mais pragmatismo rotinas, e até mesmo responsabilidades.
Mesmo que na sua empresa você entenda que seu cliente é interno, ou seja, se comprometeu com alguma demanda interna, recomendamos sempre considerar o fluxo inteiro. O momento onde a empresa se comprometeu com um cliente real até o ponto onde este item foi entregue a este cliente.
2. Throughput
A Vazão (Throughput) consiste em ver quantos itens uma área, time ou pessoa entrega em um período. É como observar quantos carros passam por um determinado cruzamento, ou quantas litros de água passam por um cano.
Como medir?
Defina um período: semana, quinzena, sprint, mês, trimestre. E dentro deste período, quantos itens chegaram até o Delivery Point. É isso mesmo, quantidade.
Por que é importante?
Um dos motivos de ser importante é a percepção de completude. Conseguir de forma simples observar quantos itens de trabalho foram concluídos. Este indicador ajuda a dar uma visão de conquistas e finalizações. E uma boa forma de aumentar este indicador é trabalhar com itens pequenos. Trabalhar com itens pequenos traz uma série de vantagens como entregar valor mais rápido e ter melhor previsibilidade, dentre outras.
3. Aging
Ou envelhecimento é uma métrica que observa a idade dos itens que o time está trabalhando. Consiste em observar quanto tempo um item ficou esperando antes de começar a trabalhar. Este é um indicador fundamental para equilibrar com throughput e para medir o tempo e espera dos seus itens de backlog.
Como medir?
Meça o tempo desde o momento em que a ação ou tarefa foi solicitada até o momento onde o time começou a trabalhar nesta atividade. Lembre-se que o pedido pode ter sido formal, usando ferramentas oficiais como aberturas de demandas ou projetos. Ou informal, como por e-mail ou um telefonema.
Versão resumida
Para cada item de trabalho registre o tempo desde o pedido de uma tarefa até o momento que a tarefa foi iniciada.
Por que é importante?
Um time realmente ágil está trabalhando em itens que entregam valor. Um item velho pode não ser mais relevante para o cliente e, talvez, nem deva mais ser feito. Um time que está sempre trabalhando com itens velhos pode não estar atualizando seu backlog e validando novas hipóteses, como também pode não estar aprendendo coisas novas sobre seu produto.
4. Taxa de ocupação
Este indicador observa como o time está trabalhando. Voltando para o exemplo da água em um cano, se não há força na água no cano, não há vazão e a água ficará parada em partes do cano. Porém, se colocarmos pressão de mais no cano, o cano fatalmente se romperá. Isto por si só já é um ponto de atenção, mas em trabalho criativo a alta ocupação pode ainda levar a paralisia. Todo mundo trabalhando em vários itens diferentes faz com que tenhamos muito custo de coordenação e custo de troca de contexto, diminuindo a produtividade das equipes.
Como medir?
Este indicador consiste na quantidade de itens em andamentos (Working in Progress – WIP) na sua equipe dividido pela Capacidade do Time (Limited WIP).
Se você está usando um quadro Kanban, com seu fluxo e seus limites de Capacidade bem definidos, é fácil. Consiste em contar quantos itens estão em andamento e dividir pela sua capacidade.
Taxa de ocupação = # itens em andamento / ΣWIP
Versão resumida
Periodicamente, registre a quantidade total de itens em andamento e calcule a folga com base no WIP limite.
Por que é importante?
Trabalhar com uma taxa de ocupação alta leva à sobrecarga. Esta, por sua vez, causa sérios problemas, incluindo perda de pessoas da empresa. Por outro lado, trabalhar muito abaixo é um desperdício. Significa que este time poderia estar entregando mais, mas estão subutilizados.
5. Incidentes
Incidentes consistem em acompanhar frequentemente coisas que deram errados nos produtos ou serviços entregues por esta equipe. Se for um time de desenvolvimento, pode ser a quantidade de bugs. Para um time de produto/serviço, quantidade de reclamações. Para um time de sustentação, quantidade de tickets.
Como medir?
A ideia deste indicador é registrar e acompanhar as ocorrências destes eventos. A maioria das empresas tem uma ou várias ferramentas para acompanhar isso. Ferramentas de bugtracking, caixa de reclamações ou até mesmo relatórios de ouvidoria.
Este é um indicador que deve está associado a um período de tempo para que possa relacionar as ações deste período e os impactos (que podem ser imediatos ou não).
Por que é importante?
Os times precisam ter responsabilidade por aquilo que produzem. Quando há dois times separados para projeto e sustentação, por exemplo, é comum que o time de projetos não se preocupe tanto com a qualidade. Afinal, ele não irá corrigir problemas que ele mesmo causou.
6. ROI
Retorno sobre investimento (return on investiment). Este é um tipo de decisão que tomamos de forma empírica diariamente. “Tá barato?”, “Não é caro demais?”. Todas estas são perguntas sobre ROI. Quanto temos que investir para ter este benefício? Vale a pena? Esta é a pergunta que este indicador quer responder. Não vou mentir: tem um cheirinho de ser uma métrica mais de negócios, mas é tão preciosa que vale a pena trazer neste artigo.
Como medir?
Dois fatores compõem este indicador. Retorno e Investimento.
O investimento pode ser medido diretamente em dinheiro considerando aquisições de ferramentas e licenças, contratação de serviços de terceiros, dentre outros. Mas também pode ser medido em dedicação. Exemplo: 3 sprints do time X.
O retorno também pode ser medido de diferentes formas. Receita direta é o mais óbvio, mas também podemos observar outras coisas como aquisição de clientes, prevenção a churn (percentual de clientes que nos abandonam) ou tempo de sessão.
A ideia é criar a seguinte relação simples:
ROI = retorno / investimento
Com isso, o time pode escolher melhor quais são os itens de maior ROI, os que valem a pena serem feitos.
Versão resumida
Estipule uma estratégia única para determinar o valor de retorno dos itens e uma para determinar o investimento.
Para cada item de trabalho registre o resultado da divisão do retorno pelo investimento
Por que é importante?
Além do ponto já explicado acima, o time pode observar o ROI acumulado em um período e perceber se suas ações, neste período, estão trazendo alto retorno comparando consigo mesmo em outro período.
Conclusão
Métricas de time são muito importantes para ajudar a tomar melhores decisões. Como dizemos em nosso treinamento, “o verdadeiro empoderamento vem das métricas”.
Estes indicadores vão ajudar a ter insights melhores sobre o que priorizar e onde podem ser os pontos de alavancagem para melhorias realmente significativas na organização.
Quer saber mais sobre métricas? Nós temos o treinamento de Métricas Ágeis.
Métricas Ágeis: como medir a Agilidade do seu time
