Ep. 200 - Por que priorizar é importante?

O assunto de hoje é priorização, que está na essência da agilidade e do pensamento produtivo. Vamos começar trazendo problemas que acontecem quando a gente não prioriza, tanto no mundo profissional quanto no pessoal.

O que acontece quando a gente não prioriza? A gente sofre de um negócio chamado paralisação. Você olha e pensa: tenho que arrumar a lâmpada do quarto da filha, arrumar o meu escritório. Qual eu faço primeiro? Não sei. Aí começo a fazer um, começo a fazer outro, não termino nenhum dos dois e fica com isso na cabeça. Um dos grandes problemas de não priorizar é a paralisação e a sensação de que se tem muita coisa para fazer, e isso piora a paralisação.

Isso vai tanto para o mundo do trabalho quanto para a vida pessoal. É um assunto que ficou muito em voga nos últimos tempos: a gente se sentir cada vez mais ansioso, com a sensação de ter muita coisa para fazer o tempo todo, de que tudo é prioridade, tudo é importante, tudo a gente tem que fazer. Na K21 a gente sempre usa a frase de que tudo é muita coisa. Só que quando a gente fica com essa carga de ter que fazer tudo, hoje em dia a gente não está produtivo, está ocupado. É status. É legal dizer que está super ocupado, que tem muita coisa para fazer. Um grande impacto que a gente vem sofrendo são questões de ansiedade, de saúde mental. É um tema que a gente vem se aprofundando cada vez mais, e ainda bem, porque ele sempre aconteceu, mas agora talvez tenha nome e um olhar mais cuidadoso para isso.

Mas acho que isso é um grande efeito negativo de não priorizar, de não exercitar esse hábito. O grande objetivo aqui é simplificar isso, desmistificar, explicar e deixar muito claro por que isso é importante. O impacto é a gente se sentir cada vez mais com aquela sobrecarga e de que não vai dar conta de fazer as coisas.

Você trouxe uma questão cultural, a cultura da superocupação. E muito próximo disso, também um aspecto cultural, das pessoas fazerem aquela coisa de baixar a cabeça e sair fazendo, sem se dar o tempo da priorização. A gente vai trazer técnicas de priorização, mas começa com ter que criar esse hábito, quebrar essas culturas. Vale a pena investir uma parte do seu tempo para priorizar, porque às vezes as pessoas acham que estão perdendo tempo para priorizar. Está perdendo muito tempo priorizando. Sai fazendo, vamos fazendo, ao invés de parar e analisar, fazer uma decisão e aí sim seguir adiante.

Tem outras coisas que a gente gravou num episódio sobre por que sempre atrasa, e a gente falou sobre limitar a quantidade de coisas que a gente faz ao mesmo tempo, que é o WIP, o Work in Progress, como uma forma de evitar esse atraso. Limitar o WIP traz a obrigação de priorizar. Se você limita o WIP, antes você fazia dez coisas simultaneamente, o que fazia com que você atrasasse. Agora vai fazer só duas coisas simultaneamente. Mas se você pegou dois aleatórios dos dez itens, é muito diferente de pegar os dois mais importantes, de maior impacto, de maior ROI, que é Return on Investment, para você fazer. Limitar o WIP é uma das maneiras de forçar a gente a parar e pensar na priorização.

Tem outra técnica tradicional, que é o Timebox. Scrum e Kanban são dois lados da mesma moeda. Limitar o WIP e o Timebox são dois lados da mesma moeda. O Timebox também traz isso. Um dos exemplos que eu aprendi de vez foi quando entrei na K21 para fazer o Evidence. Já fiz mais de vinte Evidences nos clientes da K21 e da Nower. Uma das características do Evidence é que é uma sprint por dia. Todo dia a gente faz um planejamento, durante o dia faz um checkpoint, e no final do dia uma review e uma retro. Como é que você vai conseguir entregar algo em um dia? Para entregar algo, a gente buscava que seja algo que vá o mais longe possível, o mais perto de produção possível. A primeira coisa que a gente faz no Evidence é entender o que está acontecendo no produto e priorizar.

Se você tem um grande projeto, uma grande iniciativa, qualquer coisa mais longo prazo que você precisa entregar, se tem uma data lá na frente, é muito difícil saber o que vai acontecer. Quando a gente fala do ciclo curto, elevando ao extremo, como o Evidence, que faz a sprint de um dia, você não tem opção, você prioriza sim. Porque você tem um período muito curto de tempo para trabalhar. Quanto menor é o nosso ciclo de trabalho, mais isso é um grande convite para que a gente priorize cada vez mais. Se você tem um ciclo de duas semanas, quinze dias, o que você consegue fazer em quinze dias? Essa visão maior, dada esta ambição maior do que você precisa entregar, dentro de um projeto, dentro de uma iniciativa, o que cabe naquelas duas semanas? Onde tá o ouro que você consegue entregar em duas semanas? Acho que essa é uma pergunta muito chave para se fazer no nível individual, de time ou de organização. Onde tá o ouro que a gente consegue entregar num ciclo tão curto quanto duas semanas? Dependendo da natureza do teu negócio, vamos expandir para talvez um mês. O que dá para a gente fazer e entregar nesse período que vai ter valor pro negócio, para aquele projeto andar, para de repente você já botar na mão do cliente para ele já degustar um pouco daquela tua solução.

Como a gente tá falando de hábito, não é trivial falar sobre isso. É igual a gente começar uma nova dieta. É muito fácil de entender, é fácil de se conectar com o que a gente tá falando. Difícil é a gente praticar.

Vou trazer exemplos simples da vida. Eu tenho uma prateleira de cinco andares. Se vocês verem a última prateleira, tá meio bagunçada. O que foi priorizado arrumar? Tá à vista das pessoas. Imagina isso aplicado no geral. Outro exemplo pessoal: minha filha agora tá com doze anos. Ano passado, com onze, tava uma pressão de arrumar o quarto, não tinha não sei o que, mas tava hora do almoço. Ela disse: não vou arrumar, porque não dá tempo de arrumar antes do almoço. Timebox, priorização. Aproveitei e ensinei pra ela Pareto, que tem tudo a ver com priorização. Vinte por cento do esforço, oitenta por cento do valor vai estar em vinte por cento do esforço. Ela tinha aprendido bastante sobre percentual, então já aproveita e faz um pouquinho de matemática junto.

Cheguei dentro do quarto dela e falei: Bia, olha, oitenta por cento do valor tá em vinte por cento das coisas. Tem várias coisas que você tem que arrumar. Tem que arrumar a bagunça em cima da cama, em cima de um espaço para brincar, tem coisas espalhadas no chão, tem a sua escrivaninha. Onde que você acha que tá o maior valor de arrumação? Ela disse: na minha mesinha. Pronto, você já escolheu. Oitenta por cento do valor vai ter lá em arrumar. Mas não dá tempo de arrumar antes do almoço, é muita coisa. Falei: calma, vamos aplicar de novo o Pareto. De tudo que tá aqui na sua mesa, qual é o espaço que deveria ser priorizado? Ela falou: se tiver um espaço pra eu poder estudar aqui. Então, vamos imaginar um retângulo imaginário. Esse retângulo tem que estar arrumado. Se tiver coisa do lado empilhada, depois do almoço você vai arrumar, mas esse aqui já vai estar arrumado. Dá para fazer antes do almoço? Aplicou o Pareto e ainda de forma recursiva. As pessoas às vezes não se dão conta que o Pareto é recursivo. Daqueles vinte por cento de coisas que têm oitenta por cento do valor, você pode aplicar de novo o Pareto e pegar aquele ponto ali.

Outro exemplo: eu evito guardar muita coisa nos downloads para não ocupar espaço no HD. Hoje baixei o negócio, entrei nos downloads, botei em ordem de tamanho os arquivos. Tem mais de centenas de arquivos, mas bati o olho de cara que o arquivo era cinco vezes maior do que o segundo. É o Pareto do Pareto. Fui ver o que era, coisa velha, posso apagar. Apaguei e pronto. Já apliquei Pareto em dois segundos, usando um pouquinho de técnica de refactoring de código, mexendo no código, deixando ele um pouquinho mais limpo do que você o encontrou. Já tirei o pior arquivo, o pior ofensor do meu HD, aplicando priorização.

Vou trazer mais um exemplo, um case real. O case da Bradesco Seguros, que deve ter uns cinco ou seis anos. A gente conseguiu, por causa de limitar o WIP, convencer a diretoria a descartar, dos cento e cinquenta projetos, descartar cento e trinta e oito. Ficou com doze. Dos doze, teve todo um trabalho, uns dois meses de trabalho, para chegar naqueles doze, e desses doze, ainda priorizar os seis pelos quais a gente iria começar. Num deles, a gente teve um impacto recorrente de cinco milhões de reais de economia mensal. Esse projeto estava entre os cento e cinquenta, mas quando você tem cento e cinquenta não priorizados, o que acontece? Você fica lá no meio, um dia sai, quem sabe, entre tantos outros, estavam sendo cobrados. A priorização é aquela coisa que leva a eficácia. Ou seja, a gente escolher quais são as coisas certas pra gente fazer.

Muitas vezes as pessoas caem nesse lugar do fazejamento. Sai fazendo, sai fazendo, sai fazendo, porque tem que fazer, tudo é importante. A gente tá muito nessa batida. Como que a gente prioriza? Como que a gente pode pensar sobre toda essa lista de coisas que a gente tem pra fazer na vida pessoal, na vida do trabalho, dentro de um projeto? Como é que eu olho pra isso tudo? Qual o primeiro passo para organizar esse monte de coisa e trabalhar em cima das prioridades, em cima do ouro?

Foco no objetivo. Foco no problema que precisa ser resolvido. O meu problema não é a solução. Tem uma boa discussão em cima disso. Foco no problema e não na solução.

Eu sempre faço uma brincadeira dizendo que a maioria das línguas permite que a palavra prioridade aceite plural, existe no singular e no plural. Mas eu sempre brinquei que quando a gente começou a estudar mais sobre isso, eu comecei a pensar que talvez essa palavra não deveria existir no plural. Ela deveria ser uma palavra que só existe no singular. Não é as prioridades, é a prioridade. Qual é a coisa mais importante. Eu me deparei com uma citação do livro Essencialismo, que diz que até mais ou menos 1900, início do século vinte, a palavra prioridade era usada no singular. A partir de então, ela começou a ser pluralizada cada vez mais. Quando a gente vai olhar a origem da palavra prioridade, ela se refere à coisa anterior, o que vem antes. Aquilo que vem antes é a primeira coisa que precisa ser feita. A partir de então a gente desvirtuou esse significado e virou as coisas que vêm antes, virou o plural. Tudo vem antes. E não é por aí. A gente deveria sempre olhar com essa visão do singular.

Tem aquela frase que virou adesivo: qualquer lista maior ou igual a dois tem que ser priorizada. Isso significa que a partir de agora está proibido, se alguém perguntar qual é a prioridade e a pessoa responder que tudo é prioridade, dá as três uma. Ou a pessoa não entende do assunto, ou tá caindo naquela máxima de que se tudo é prioridade, nada é prioridade, ou é preguiça mental. Não tem desculpa, sempre tem que priorizar.

A priorização sempre contém duas variáveis: esforço e valor. Vinte por cento do esforço está em oitenta por cento do valor. Usando esse jogo de duas variáveis, dá para criar técnicas. Você pode usar um esquema de dois vetores: maior impacto e menor impacto, que é valor, e maior esforço e menor esforço. Você classifica os itens e vai ter um quadrante. A gente mencionou a palavra ROI, Return on Investment, que é retorno dividido pelo investimento, que pode ser financeiro ou esforço. Quando você divide um pelo outro, se você tiver maneiras de quantificar o R e maneiras de quantificar o I, divide um pelo outro, gera uma lista priorizada de todos os seus itens, de partida da lista desordenada.

Quando a gente vai para o coletivo, com várias pessoas, como é que a gente trabalha a priorização? Um caso que me levou a falar olha para o problema: fui atender um banco, não posso dizer o nome, que estava para lançar o banco digital deles em 2019, com uma data fixa por motivos estratégicos comparados com os concorrentes. Uma das preocupações do pessoal de produtos era: nós vamos conseguir lançar esse aplicativo? Estávamos falando de uma equipe de setenta pessoas, vários times ao mesmo tempo. Decidimos fazer um Evidence e, no primeiro momento, chegamos à conclusão de que não conseguiriam fazer a entrega conforme estava planejado. Fiz uma pergunta para os desenvolvedores: qual é o nível de confiança que vocês possuem de que vão conseguir fazer a entrega? De zero a cinco, zero confiança de entrega, cinco, cem por cento de confiança. A galera colocou tudo zero, um e dois. Ninguém confiava que ia entregar.

Fomos fazer a priorização. Anotaram tudo que acreditavam que tinha que ser feito. Foram quarenta, cinquenta pessoas ao mesmo tempo, envolvendo desenvolvedores, pessoas de negócio, coordenadores, gestores, todo mundo facilitando. A pergunta foi: o que é essencial para o lançamento? O que não pode deixar de faltar. O que seria bom ter no lançamento, que vai ser um diferencial de mercado. E o que pode esperar? É legal ter essa função, mas não é essencial para o lançamento. Um exemplo: fazer saque, sacar dinheiro no caixa eletrônico, para um banco digital no primeiro momento, é importante, mas não é essencial. Foco no que é essencial, depois vamos trabalhar no que é bom de ter, e depois no que pode esperar, que é a última coisa a ser feita, depois do lançamento. Isso ajudou muito a conseguir lançar na data, focando no que é essencial.

Esse exemplo me lembrou a ferramenta MoSCoW. Must Have, o que tem que ter, é essencial. Should Have, o que deveria ter, seria bom ter. Could Have, poderia ter, seria legal, mas talvez não seja tão essencial como o Must Have. E por último, Won't Have, não vai ter. Isso é um descarte, ou pelo menos nesse primeiro momento ele vai ficar estacionado aqui.

Para a priorização em grupo, a primeira coisa muito importante para qualquer técnica de priorização é visualizar o trabalho, ter muita clareza do que tem que ser feito. Ter muita clareza do que precisa ser feito nos ajuda muito nessas tomadas de decisão, principalmente quando a gente tem mais pessoas envolvidas no processo decisório. Do que vai na frente, o que não vai, ou vamos decidir o que vai esperar para puxar isso aqui para frente porque ficou mais urgente.

Gosto muito das matrizes onde a gente consegue ver onde as coisas estão posicionadas. A matriz de impacto versus esforço: impacto, valor de negócio, e esforço, custo, o quanto de energia aquilo vai tomar do time, o quanto de investimento a gente vai ter que botar naquilo. Ela dá uma visão muito clara de onde a gente precisa atuar mais rápido. Gosto também da matriz RUT, de relevância, urgência e tendência. Você coloca os itens pelos quais a gente precisa tomar uma decisão, qual é a prioridade, e discute em conjunto para usar a inteligência coletiva. Qual é a relevância daquele item para o teu negócio, qual é a urgência de fazer aquilo para agora, para o médio prazo, ou pode deixar mais para frente, e qual é a tendência de que aquilo precise ser feito, o que aquilo entrega de valor na mão do teu cliente. Você vai olhando item a item e pontuando de um a cinco. Isso gera um cálculo que te ajuda na tomada de decisão.

Uma ferramenta muito importante que a gente não pode deixar de considerar em qualquer tipo de discussão é o diálogo. É uma ferramenta poderosíssima. Tudo isso vai trazer insights, visões, e vai nos ajudar a facilitar o diálogo, uma discussão que precisa ser feita, sempre com base em números ou métricas. Quanto mais a gente conseguir trazer isso para a mesa, para ter esse diálogo, para tomar a melhor decisão de onde está o ouro, mais importante é. Nenhuma ferramenta vai resolver o problema. Nós vamos resolver o problema. As ferramentas vão ajudar nas discussões.

Provavelmente merece um outro episódio sobre descarte, que seria a sequência desse assunto. Técnicas de descarte, técnicas de validação ou invalidação. A frase qualquer lista maior ou igual a dois tem que ser priorizada tem um complemento: qualquer lista maior do que cinco é bagunça. Cinco pode variar, pode ser seis, sete, depende do assunto. A gente tem que saber descartar ou agrupar. Discutir cinquenta itens é diferente de discutir os cinquenta itens já agrupados por assuntos. Hoje as ferramentas de inteligência artificial ajudam na classificação, você pode ter centenas de itens e ela classifica para você de alguma forma.

Para encerrar, as frases de efeito: prioridade é uma palavra que se deve usar no singular. Qualquer lista maior ou igual a dois tem que ser priorizada. Quando tudo é prioridade, nada é prioridade. O meu problema e não a solução. Frases de efeito servem para a gente memorizar, para argumentar com as pessoas, para guardar no coração e transformar essas técnicas em hábito, na vida profissional dentro das empresas e também na vida pessoal.