Um dos grandes desafios na gestão de times é saber qual é a próxima coisa que faremos. A matriz RUT pode nos auxiliar nisso. Vamos ver como ela funciona na priorização do backlog.
Tenha em mente que sempre que mencionarmos a palavra objetivo neste artigo, entenda que pode ser um processo, produto, serviço, iniciativa ou estratégia da organização.
Relevância
Avalia o impacto do item para o objetivo do time ou do negócio. Se você utiliza OKR, por exemplo. O quão relacionado aos seus OKRs está aquele item. Em outras palavras, qual o valor do item.
Para auxiliar na avaliação, podemos utilizar a seguinte escala.
- Não é importante. Seria bom ter, mas ficaremos bem sem ela.
- Desejável, seria bom ter.
- Importante para o objetivo, porém há contingências.
- Muito importante, o objetivo fica desfalcado sem isso.
- É vital e não há objetivo sem este item.
Urgência
Determina o quão rápido algo precisa ser resolvido ou entregue. Avalia o tempo disponível e as possíveis consequências de atraso. Indica se há prazo crítico ou data limite e quais as consequências caso não sejam cumpridos.
Para auxiliar na avaliação, podemos utilizar a seguinte escala.
- Implementar agora não faz diferença. Dá para esperar.
- Não é bom para o objetivo mas precisa acontecer na próxima oportunidade.
- É importante implementar na próxima oportunidade.
- É urgente, teremos problemas se não estiver na próxima parada.
- O objetivo está / será paralisado até a implementação.
Tendência
Olhando da perspectiva do cliente, ela analisa como o problema ou necessidade pode evoluir com o tempo.
Para auxiliar na avaliação, podemos utilizar a seguinte escala.
- A primeira impressão não é boa, mas o cliente se acostuma
- Pode ser problemático continuar sem isso no longo prazo
- Teremos problemas se não implementarmos em breve
- Quanto mais tempo passa, mais problemático fica.
- Piora a cada dia, é extremamente desgastante para o cliente.
Como funciona a RUT
Para cada item do seu backlog e para cada item da RUT, é dado um valor entre 1 e 5. Após o item dado, é feita a multiplicação de cada letra do RUT para chegarmos ao Business Value (BV) de cada item. Por fim, ordenamos os itens pelo BV, os maiores primeiro.
Tabela de Priorização de 1 Backlog utilizando RUT
| Item | Relevância (R) | Urgência (U) | Tendência (T) | Business Value (BV) |
| Pagamento com PIX |
4 |
4 | 3 |
48 |
| Simulação da contratação de seguro |
3 |
3 | 5 |
45 |
| Inclusão dos dependentes como beneficiários |
3 |
2 | 2 |
12 |
| Correção de português do FAQ |
2 |
1 | 1 |
2 |
Vantagens da Matriz RUT
Foco Estratégico
Ao invés de considerar uma única dimensão, a RUT utiliza três aspectos importantíssimos da priorização. Além de colocar o foco no cliente ao invés de classificações técnicas internas.
Flexibilidade na Avaliação
As perguntas balizadoras podem ser adaptadas conforme a necessidade. Inclusive é possível reduzir a quantidade de itens de classificação de 5 para 3.
Simplicidade
É um modelo fácil para entender e aplicar. Você pode deixar os balizadores visíveis em uma tela ou em um documento e aplicar a avaliação com um time inteiro.
Priorização Alinhada ao Valor
A RUT está alinhada à entrega de valor. No geral, quando pensamos em priorização, a primeira coisa que nos vem à mente é urgência. Porém nem tudo que é urgente é mais valioso para o negócio ou cliente. Ela nos ajuda a olhar outras dimensões além dessa.
Análise de Tendência
Podemos analisar como o problema está aumentando ou a oportunidade vai desaparecendo. Coisas que têm tendência mais altas, podem se tornar um problema no curto prazo e ganhar um peso maior de urgência no futuro.
Versatilidade
A RUT pode ser utilizada para priorizar desde problemas operacionais quanto iniciativas, novas funcionalidades, portfólio de projetos, produtos e serviços.
Desvantagens da Matriz RUT
Subjetividade
A avaliação de Relevância, Urgência e Tendência pode ser influenciada por opiniões pessoais, criando possíveis vieses na priorização.
Dependência de Alinhamento
Para funcionar bem, todos os envolvidos precisam ter clareza sobre os critérios de classificação e os itens que estão sendo discutidos para evitar divergências.
Contextos Emergenciais
Não é ideal para situações em que o foco é resolver problemas críticos com rapidez, já que a RUT foca mais em valor para o negócio do que em gravidade.
Conclusão
A RUT é uma mão na roda para quem precisa priorizar e não tem critérios estabelecidos. Utilize-a e veja como fica a sua priorização. Se precisar de mais ajuda sobre isso, entre em contato com a Nower – o serviço de consultorias da K21.
