7 coisas que você, provavelmente, jamais ouviu falar sobre Retrospectivas

Como anda a eficácia das cerimônias de melhoria contínua, mais conhecidas como Retrospectivas? “Quando assumi o papel de Scrum Master (facilitador de equipes), decidi me desafiar a nunca repetir retrospectivas e consegui por 1 (um) ano, mesmo realizando essas cerimônias a cada 15 dias”, revela Samuel Cavalcante. 

Mas será que todas essas retrospectivas foram realmente efetivas? Houve melhorias reais nas equipes? A resposta é não, e é exatamente isso que este post pretende abordar: as lições que aprendi sobre esse assunto ao longo da minha jornada. 

E aqui estão as 7 coisas que NINGUÉM me contou sobre Retrospectivas e que aprendi na prática.

  1. Pegar qualquer técnica (atividade/dinâmica) na internet não faz as pessoas falarem;
  2. A percepção das pessoas em relação ao tempo influencia diretamente no resultado.
  3. Embora exista uma sequência sugerida de facilitação para a cerimônia, você não precisa se prender a ela;
  4. Ter a câmera ligada durante as retrospectivas online deveria ser um requisito; 
  5. Não existe somente retrospectivas;
  6. Talvez seu maior desafio seja conseguir identificar o NÃO DITO pelas pessoas;
  7. Não há necessidade de ficar preso(a) em uma sala de reuniões. 
foto do resultado de uma retrospectiva de time na cafeteria, com várias canetas, post-its e um guardanapo escrito Bicho da goiaba (nome do time) e café cultural (nome da cafeteria) em Campo Grande MS.
Retrospectiva, Time Bicho da Goiaba, na Cafeteria

Entenda um pouco mais sobre eles:  

1 – Não adianta pegar qualquer técnica (atividade/dinâmica) na internet;

É preciso adaptá-las ao contexto da equipe levando em consideração pontos como acordos de convivência, tempo de formação, papéis e responsabilidades, estado atual e acontecimentos relevantes do último período de tempo. Segue um  link para um template preenchido e outro link de template para você duplicar e usar como base. 

Esse é um dos segredos chave para fazer escolhas assertivas na hora de definir as atividades a serem realizadas.

2 – A percepção das pessoas em relação ao tempo influencia diretamente no resultado. É importante estabelecer uma janela de tempo bem definida para que as lembranças não sejam influenciadas apenas pelos eventos mais recentes. 

No início da reunião, deixe claro o período ao qual você deseja que as pessoas se recordem, como, por exemplo: 

 “Gostaria que vocês lembrassem dos acontecimentos considerando o último mês, do dia X ao dia Y, lembrando que no primeiro dia fizemos isso <<conte um fato neutro>> juntos”.

3 – Embora exista uma sequência sugerida de facilitação para a cerimônia, você não precisa se prender a ela;

Os dois autores mais renomados sobre o assunto, Esther Derby e Paulo Carolli, propõem etapas diferentes. Aqui, trago uma combinação do que acredito ser o melhor dos dois mundos: Faça uma chegada, Comece com uma atividade que traga as pessoas para o momento presente, desconectando-as do ambiente externo; Leia uma diretiva primária para a reunião, preparando o terreno para um ambiente seguro; Realize a atividade principal (Retrospectiva, Futuro, Teambuilding), (coleta de insights, se for o caso)  focando inicialmente em aspectos que energizem a equipe; Puxe possibilidade de melhoria no máximo 3, mas do que isso não vai ser efetivo; Encerre a reunião desligando as pessoas daquele momento, deixando claro que o que foi discutido ali, fica ali.

Ou se estiver com pouco tempo faça apenas um desses passos seguindo a dica do Retrô Poker.

4 – Ter a câmera ligada durante as retrospectivas online deveria ser um requisito; 

Como essa é uma oportunidade de troca e aprimoramento entre os membros da equipe, é essencial criar um ambiente de confiança. As câmeras desligadas transmitem a mensagem contrária, algo como: “Não me sinto confortável em aparecer e não quero me esforçar para isso. Vocês decidem e depois eu decido se concordo ou não”. Claro que há exceções, mas elas diminuem a sensação de segurança dos demais participantes.

5 – Não existe somente retrospectivas;

Olhar para o passado e aprender com ele é o significado de retrospectiva. Samuel Cavalcante desenvolveu, junto com a equipe da K21, uma ferramenta chamada Retrô Poker, que ajuda a explorar outras técnicas possíveis para planejar melhor a sua retrospectiva. Vale ressaltar que a Esther Derby reconheceu o Retrô Poker como uma ótima ferramenta para quem está começando.

6 – Talvez seu maior desafio seja conseguir identificar o “NÃO DITO” pelas pessoas;

Para que as coisas sejam faladas, é necessário que as pessoas se sintam inseridas no contexto e que se concentrem em fatos concretos. Escolher a técnica/atividade certa é crucial para alcançar esse objetivo. O Retrô Poker e o template link podem te ajudar nessa escolha.

7 – Não há necessidade de ficar preso(a) em uma sala de reuniões. 

 “Eu tinha um membro da equipe que tinha dificuldade em se expressar nessas cerimônias, até que fizemos uma em uma área de lazer da empresa, tomando uma cerveja. Nesse dia, conseguimos estabelecer excelentes acordos”, conta Samuel Cavalcante. Em resumo, saia da rotina e promova retrospectivas em locais mais descontraídos, como uma cafeteria ou um parque.

Chegou até aqui? Então, aqui vai um bônus: 

8 – Busque o pragmatismo. 

Embora exista uma ideia de que o objetivo é abraçar árvores, na verdade, o objetivo é obter resultados concretos. “Em intervalos regulares, o time reflete em como ficar mais efetivo, então, se ajustam e otimizam seu comportamento de acordo.” 12º princípio do Manifesto Ágil. Portanto, é possível falar sobre sentimentos e outros aspectos que pareçam superficiais, desde que essas reflexões gerem maior efetividade. Essa efetividade é medida pelos resultados da equipe, como ações realizadas, mudanças de comportamento e acordos cumpridos.

Exemplo de atividade que parece ser sentimental, mas gera ações efetivas: Retrospectiva: Sentimentos e Caminhos executada por diversas pessoas e contextos diferentes. 

E aí já sabia dessas coisas? 

Na K21, discutimos esses pontos no curso de A-CSM Advanced Certified ScrumMaster®.

E a novidade é que estamos lançando um workshop exclusivo sobre Cerimônias de Melhoria Contínua, com o nome de Retrospectivas Criativas e Eficazes,  onde abordaremos tudo o que foi mencionado e muito mais. 😉

Valeu e até a próxima.

Sobre o autor(a)

Agile Expert e Trainer na K21

Agile Expert e Trainer na K21, Samuel é Engenheiro de Computação e Especialista em Engenharia de Sistemas. Descobriu ser apaixonado por trabalhar com pessoas, comunidades e cultural organizacional. Atuou em várias áreas destacando-se como professor universitário, analista em educação no Senac e até mesmo como empreendedor em startups, sempre aplicando conceitos de agilidade. Em 2013 mudou a carreira para atuar como Scrum Master, desenvolvendo competências de facilitação de equipes, gestão de conflitos, coaching e gestão estratégica. Em 2016 entrou na K21 e desde então vem dedicando-se exclusivamente como Agile Expert e Trainer.

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