Com certeza você já esteve em reuniões loooonnggaaaassss em que foi discutido desde a criação do universo até o fim dos tempos. Muito foi dito, muito foi falado, mas não chegamos a lugar algum. Todo facilitador ou facilitadora tem o dever de impedir que isso aconteça. Sim. Impedir! O nosso tempo é muito curto para dedicarmos horas e horas em discussões sem resultados. É por isso que o bom Scrum Master, Agile Expert, Facilitador, Facilitadora deve ter em mente que é função dele impedir que isso aconteça.
Neste artigo
Vamos ver dois aspectos importantes. O primeiro está relacionado aos parâmetros da reunião e o segundo com o nível de maturidade da empresa.
Parâmetros da reunião: Espaço, tempo, assunto e público
A reunião tem quatro atributos que são essenciais. Se escolhê-los de forma errada, seu esforço de facilitação será gigantesco, quiçá impossível.
Espaço
Quantas pessoas serão convocadas? Você fará alguma dinâmica que as pessoas terão que se movimentar? Espaço inadequado é um inferno. Nós vamos em muitas empresas e damos treinamentos em muitas delas. Diversas vezes já tivemos que adaptar treinamentos interiores porque ao invés de mesas tínhamos um auditório, cadeiras que não podem ser movidas ou espaços apertadíssimos para a quantidade de pessoas. O espaço dita o que você poderá fazer em uma reunião.
Tempo
Vamos tomar uma decisão sobre a mudança de direção estratégica da empresa em 15 minutos? É possível, porém improvável. Reserve o tempo de reunião de acordo com o assunto que será tratado. Preferencialmente que não ultrapasse 2 horas por dia. Mais do que isso, você terá que investir mais esforço para a facilitação.
Assunto
Quantas vezes você já foi convocado a participar de uma reunião em que o assunto principal era nebuloso. Coisas do tipo: “Reunião para discutir a Instrução Normativa 5.123/2024”.
Discutir o quê? Qual o resultado esperado no final? As pessoas vão ter que pesquisar o que é essa instrução normativa? Quando convocar, deixe claro o que se espera da reunião e sobre o que ela será. Que tal: “Reunião para avaliarmos o impacto da instrução do governo federal que regula a segurança de TI na nossa empresa”. Pronto, as pessoas já sabem o quê (avaliarmos o impacto da instrução do governo federal), porque (uma nova norma externa) e quem (segurança de TI na nossa empresa).
Uma pauta detalhando um pouco mais o assunto também pode ajudar, porém fique em mente com essa frase que ouvimos do Rodrigo de Toledo:
Listas com cinco itens estão muito cheias, com mais de cinco é uma bagunça.
Público
Um crime é cometido em diversas empresas. Chamar metade do planeta para uma reunião sem necessidade das pessoas estarem ali. Chamam a TI, RH, Jurídico, Marketing na esperança de quem está ali “pegar no ar” o que deve ser feito. Isso não vai acontecer e ninguém fará nada. O pior, a pessoa que convocou a reunião fica com a impressão de que “todo mundo está sabendo”. Não! Ninguém está sabendo. Como essas reuniões o assunto vai “brotando” ao longo da reunião, quando chega na parte que era importante para a pessoa ela não está mais prestando atenção.
Em reuniões que ninguém sabe por que foi convocado, as pessoas se sentem como um dos de paus (carta do baralho com o valor mais baixo no jogo de Copas). Convoque os Ases de Copas (carta mais alta), pessoas que realmente precisam estar na reunião.
Pense na reunião como um último recurso. Você irá parar algumas pessoas por algumas horas por algum motivo. Se você tiver muitos dois de paus ou convocá-la de forma prematura, você está gastando o tempo dessas pessoas e o dinheiro da empresa para obter resultado zero. Saldo final: devedor.
Níveis de facilitação
O quanto você terá que gastar de esforço de facilitação dependerá do público convidado. Nós gostamos de trabalhar com três níveis.
Nível 1: Facilitação total
O facilitador terá todo o trabalho de facilitação. Controlar o tempo, garantir que as pessoas permaneçam focados na discussão, garantir que as pessoas mantenham o respeito mútuo etc.
Nível 2: Facilitação pontual
O facilitador não tem uma participação ativa porque os pontos estão sendo seguidos e a reunião flui, porém, pontualmente ele terá que facilitar para garantir o bom resultado dela.
Nível 3: Facilitação na preparação e fechamento
Praticamente não requer a participação do facilitador, sua ação estará mais relacionada com a convocação e preparação do ambiente e divulgação dos resultados do que com a reunião em si.
Por que é importante saber o nível do público?
Se o seu público for nível um e você tiver uma ação de nível três, será mais uma reunião de resultado zero. Agora, se o seu público for nível três e você agir como se fosse o nível um, eles te verão como uma pessoa muito chata. Falta de serviço é um problema, mas overservising (servir demais) também é.
Outro cuidado é que a empresa não tem um nível único. Normalmente a evolução de um grupo do Nível 1 até o Nível 3 dependerá de quanto tempo as pessoas passam juntas discutindo um tema. Veja esse artigo aqui sobre os estágios de formação de um time.
Conclusão
Essa é uma série de artigos e esperamos escrever em breve sobre ferramentas que você pode utilizar para facilitar reuniões. Acompanhe nosso blog para mais artigos.
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