Dicas para Reuniões Mais Produtivas e Menos Estressantes

Oi time! Vamos conversar rapidinho sobre como podemos fazer nossas reuniões renderem mais sem deixar ninguém na corda bamba com a agenda lotada. Aqui vão algumas dicas pra gente manter o equilíbrio:

A) Marcando as reuniões:

1) Checagem de Disponibilidade: Antes de marcar, confiram se todos podem naquele horário. Uma dica é usar a ferramenta de agendamento do nosso calendário que mostra a disponibilidade de todos.

2) Número de Participantes: Chamem só quem precisa mesmo estar lá. Se a pessoa não vai contribuir diretamente, talvez um resumo pós-reunião seja suficiente.

3) Objetivo Claro: No convite, deixem claro o objetivo da reunião. Assim, todo mundo já chega sabendo o que esperar e o que contribuir.

4) Reunião ou Mensagem? Se for algo simples, que tal um e-mail ou uma mensagem no grupo do Telegram? Vamos economizar nosso tempo para o que realmente importa.

5) Respeito aos Bloqueios Se alguém bloqueou um horário na agenda, respeitem. Esses bloqueios são sagrados para a organização pessoal.

6) Fusos Horários Pessoal, o mundo é grande! Vamos considerar os fusos horários na hora de marcar reuniões com colegas de outras regiões.

7) Timing das Reuniões Que tal começar às 10:10 e terminar às 10:55? Isso dá um respiro entre uma call e outra.

B) Facilitando a reunião:

8) Foco no Assunto: Mantenham a reunião direcionada para os tópicos da pauta. Assim, a gente evita extrapolar o tempo marcado.

9) Cadência das Reuniões: Será que precisamos nos encontrar toda semana? Vamos avaliar a necessidade real e ajustar a frequência.

10) Propósito e Expectativas: Comecem a reunião reforçando o propósito e o que esperamos alcançar ao final. Isso ajuda a manter todo mundo alinhado.

11) Encerramento Produtivo Termine listando as ações acordadas e os próximos passos. Assim, saímos da reunião com um plano claro do que vem a seguir.

Lembrem-se: reuniões são ferramentas para facilitar nosso trabalho, não para complicar. Conto com a colaboração de todos para seguirmos essas práticas e tornamos nosso ambiente de trabalho ainda mais produtivo e agradável.

Abraços e até a próxima (reunião ou mensagem 😉 )

Sobre o autor(a)

Co-fundador, Consultor na Nower e Trainer na K21

Marcos Garrido, co-fundador da K21, é Certified Enterprise Coach (CEC), Certified Scrum Trainer (CST) e Certified Team Coach (CTC), fazendo parte do seleto grupo no mundo que possuem as três certificações mais importantes da Scrum Alliance. Com grande atuação internacional, possui larga experiência em Transformação Digital e Gestão de Produtos.

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