Você já entrou em uma sala de reunião com a intenção de chegar a um consenso e descobriu que era uma reunião para alguém falar o que estava pensando e pronto? Pois é, essa foi uma situação mapeada por um treinando no curso de facilitação em 2022 que me fez refletir bastante em quais são as formas de lidar e por que isso acontece.
Essa pergunta me fez pensar muito e lembrar que já havíamos feito reuniões assim na K21, mas deixamos claro a intenção de que era uma reunião informativa. Então, cheguei a conclusão de que basicamente existem 5 tipos de reuniões. Sendo elas: Informar, Vender, Consultar, Concordar e Relacional. Vamos conferir!
Tipos de reunião:
- Reunião Informar: essa reunião existe para informar uma decisão, e não, não estamos abertos a mudá-la;
- Reunião Vender: essa reunião existe para vender uma ideia, estou tentando convencê-lo de que ela é a melhor ideia. Vamos ouvir contra argumentos, mas entenda que será difícil mudarmos de ideia;
- Reunião Consultar: essa reunião é para coletarmos informações e ideias. As decisões serão tomadas após análise detalhada do que foi levantado, ou podemos marcar outro encontro;
- Reunião Concordar: essa reunião é para dissenso e consenso, vamos discutir para chegarmos ao melhor resultado para a empresa;
- Reunião Relacional: essa reunião é para as pessoas se conhecerem, melhorar as relações sociais no grupo ou entre grupos.
Interessantemente, no senso comum, quando as pessoas são chamadas para uma reunião, tendem a pensar em um único tipo, o Concordar, e tendem a se frustrar ao perceber que não era essa a real intenção da reunião, vestindo assim um perfil disfuncional (assunto para outro post).
Roger Schwarz, no livro “The Skilled Facilitator”, apresenta ao decorrer do material algumas reuniões, que ao meu ver são subtipos das que citei acima:
- Reuniões de solução de problemas: são reuniões estruturadas para identificar e resolver problemas específicos, utilizando técnicas de análise, brainstorming e tomada de decisão. Reunião Consultar e Concordar;
- Reuniões de planejamento: são encontros voltados para o desenvolvimento de planos estratégicos, táticos ou operacionais, nos quais são estabelecidas metas, objetivos e ações a serem realizadas. Reunião Concordar;
- Reuniões de tomada de decisão: são reuniões focadas em escolher entre diferentes opções e chegar a um consenso ou decisão em grupo. Podem envolver a análise de alternativas, debates e votações. Reunião Concordar:
- Reuniões de avaliação de desempenho: são encontros para avaliar o desempenho de indivíduos, equipes ou projetos, analisando resultados, identificando pontos fortes e áreas de melhoria, e definindo planos de ação. Reunião Consultar, seguida de uma Reunião Vender.
- Reuniões de desenvolvimento de equipes: São reuniões com o objetivo de fortalecer a colaboração, comunicação e sinergia entre os membros de uma equipe, através de atividades e dinâmicas que promovam o relacionamento e a confiança. Reunião Relacional.
Outras subclassificações:
| Tipo Reunião | Subclassificação |
|---|---|
| Informar | Apresentação de resultados finais da empresa. Acompanhamento de projetos. |
| Vender | Reuniões de revisão e avaliação de projetos. |
| Consultar | Reuniões de brainstorming e geração de ideias. |
| Concordar | Reuniões de planejamento estratégico, workshops e sessões de treinamento, reuniões de alinhamento e definição de metas, tomada de decisão e resolução de problemas, reuniões de negociação e construção de consenso. |
| Relacional | Reuniões de equipe para melhorar a comunicação e a colaboração, mediação e resolução de conflitos e reuniões de feedback e desenvolvimento pessoal. |
Dica final
Deixe suas reuniões mais produtivas, explicitando o tipo de reunião que ocorrerá naquele momento, ou até mesmo enviando esta informação no convite da reunião.
Se você for participante, pergunte, “Gostaria de confirmar, hoje estamos aqui para receber uma informação ou para chegarmos a um consenso?”.
Essas dicas estão nos cursos nossos, Técnicas de Facilitação, o Mestre da Produtividade e Advanced Scrum Master.
No próximo post vou falar dos tipos de facilitadores e em quais reuniões precisamos ou não deles.
Mais sobre como tornar reuniões mais eficientes? Veja esses artigos:
- Reuniões mais eficientes com Scrum
- Caramba! Marcaram outra reunião: 2 Pontos fundamentais para o faciliatdor
- 5 dicas para não fazer uma reunião que poderia ser e-mail
- Viés, Ruído e Armadilhas do Sistema
- Entendendo o propósito das 18 Cadências do Kanban!
- Dicas para Reuniões Mais Produtivas e Menos Estressantes
- Reuniões Eficientes: 6 dicas de como melhorar suas calls
Abraços.
Perguntas frequentes
Quais são os 5 tipos de reuniões que existem nas empresas?
Os cinco tipos de reuniões são Informar, Vender, Consultar, Concordar e Relacional. A reunião Informar comunica decisões tomadas. A Vender busca convencer sobre uma ideia. A Consultar coleta informações antes da decisão. A Concordar debate até chegar ao consenso. Por fim, a Relacional foca em aproximar pessoas e fortalecer relações sociais.
Por que as pessoas costumam se frustrar em reuniões de trabalho?
A frustração ocorre porque, no senso comum, as pessoas tendem a achar que toda reunião é do tipo Concordar, voltada para discussão e consenso. Quando chegam ao encontro e percebem que a intenção real era apenas informar ou vender uma ideia já tomada, surge o desalinhamento de expectativas e comportamentos disfuncionais.
Como uma reunião de avaliação de desempenho se classifica nos tipos de reunião?
Uma reunião de avaliação de desempenho combina dois tipos principais. Ela começa como uma reunião do tipo Consultar, voltada para analisar resultados, identificar pontos fortes e mapear áreas de melhoria. Em seguida, transforma-se em uma reunião do tipo Vender, na qual se apresentam e justificam os planos de ação definidos para o profissional.
Como tornar as reuniões corporativas mais produtivas e alinhadas?
Para aumentar a produtividade, defina e comunique explicitamente o tipo de reunião com antecedência, inclusive no próprio convite. Se você for participante e o objetivo não estiver claro, pergunte no início do encontro se a intenção daquela sessão é apenas receber uma informação ou se o grupo debaterá para chegar a um consenso.
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