reuniões que geram valor

Quem já se sentiu inseguro antes de uma reunião importante ou saiu de uma reunião pensando que ela podia ter gerado muito mais valor? No episódio de hoje, apresento um artigo da Harvard Business Review com o título 10 táticas para manter sua reunião no caminho certo, escrito por Joel Svetsberg. O artigo vai além da questão estrutural e aborda como os líderes se preparam e se comunicam durante as reuniões. Como em qualquer sucesso de uma reunião, ele depende do sucesso da comunicação da liderança. Uma boa comunicação nos traz muito mais sucesso em qualquer âmbito da nossa vida. Comunicação clara salva.

A primeira tática é preparar seus pontos. Não apenas uma agenda, mas faça isso com antecedência. Uma agenda é um roteiro de uma reunião que é útil, mas não é uma ferramenta eficaz para transmitir os pontos-chave. Portanto, além de criar uma agenda, conceba e prepare alguns pontos breves, mas valiosos com antecedência. Joel traz perguntas que ajudam a desenvolver esses pontos: quais ideias eu quero levantar nessa reunião? Com quais desafios eu ou as pessoas que estão na reunião vão precisar de ajuda? Quem merece elogio? Quem merece ser mencionado? Que perguntas eu mais quero que aquele grupo discuta e considere?

A segunda tática é fornecer o propósito. Logo no início da reunião, compartilhe o propósito: o que precisa ser decidido, revisado ou realizado como resultado dessa reunião. Evite propósitos vagos como explorar ou resolver um problema. Isso só promete conversa, não ação, não avanço. Declarar um propósito claro no início da reunião vai ajudar a garantir que ela seja cumprida.

A terceira tática é guiar seus ouvintes. Se seus comentários iniciais cobrirem vários tópicos, forneça uma prévia. Por exemplo: antes de começarmos, gostaria de cobrir rapidamente o anúncio de previsão da semana passada, os resultados da nossa pesquisa interna e alguns novos membros da equipe que se juntarão a nós em breve. Use transições internas entre os tópicos e declarações de conclusão. Esse andame de visualização, transição e revisão ajuda a equipe a saber o que esperar, a seguir o apresentador e a entender as principais conclusões. É a mesma estrutura de introdução, desenvolvimento e conclusão de uma redação.

A quarta tática é estar pronto para ouvir. Para um líder de reunião, ouvir são valores essenciais. Embora o diálogo seja vital, você também quer ser visto como atencioso e apreciador das contribuições dos colegas. Sempre enfrente seu público e tente manter contato visual direto ao ouvir. Em uma reunião virtual, isso significa olhar para a câmera, não para a grade de pessoas. Demonstre que está ouvindo acenando com a cabeça, que é a maneira mais eficaz de mostrar apoio. Não use o tempo de escuta como oportunidade para planejar o que vai dizer a seguir. Entender mal uma pergunta porque não ouviu adequadamente pode prejudicar a credibilidade. Evite interromper os palestrantes ou terminar as frases deles. Considere refletir as perguntas de volta para o palestrante antes de oferecer sua perspectiva. Por exemplo: eu quero ter certeza de que estou ouvindo você corretamente. Você está dizendo que temos muitas reuniões, especialmente às sextas-feiras. Isso está correto? Essa transmissão de reconhecimento cria confiança e demonstra empatia. Mantenha a mente aberta e resista ao impulso de defender. Uma reunião é sobre diálogo, não debate.

A quinta tática é preparar as questões. Nos diálogos entre lideranças e equipes, podem impulsionar o aprendizado fazendo perguntas de sondagem. Fazer perguntas estratégicas como o que você está fazendo, o trabalho que você está fazendo, como é o sucesso da nossa equipe, pode ajudar os líderes a incentivar suas equipes a pensar de forma mais estratégica. Ter perguntas no bolso também pode preencher lacunas da reunião quando os participantes demoram a fazer perguntas ou precisam de alguém para quebrar o gelo. Joel agrupa as perguntas em três categorias: questões estratégicas, como o que você espera alcançar ou como podemos aplicar essa abordagem em toda a empresa; questões de reconhecimento, como quem ajudou você com esse projeto ou como você teve essa ideia; e perguntas úteis, como o que eu posso fazer para ajudar ou quais recursos você precisa para levar o seu projeto para o próximo nível.

A sexta tática é manter um resumo dos desvios. Às vezes, você pode ficar tentado a deixar a linha de pensamento para discutir algo que não está relacionado ao tema. Se a ideia repetidamente surge em sua cabeça ou é levantada por outra pessoa, em um segundo você está falando sobre alavancar as mídias sociais e no próximo sobre celebridades do Instagram. Essa rampa de saída é perigosa porque, quando você se arrasta por um tempo, desperdiça tempo crítico e as outras mentes presentes começam a vagar. Se você apresentar uma ideia apenas tangencialmente relacionada, entre e saia rapidamente para retornar ao que veio fazer. Uma prática complementar é anotar em um post-it os pontos que surgem fora do tema, mapeando também quem são as pessoas interessadas nesses desvios, para que ao fim da reunião seja possível conectar as pessoas necessárias para tratar esses temas.

A sétima tática é conhecer quando você terminou o seu ponto. Alguns palestrantes têm uma voz incômoda na cabeça que diz: eles ainda não entendem, continue falando. Essa voz interior, surgindo da insegurança, geralmente está errada. Depois de fazer o seu ponto de vista, pare e avance a reunião. Se as pessoas tiverem dúvidas, elas vão perguntar. Essa abordagem também garante que outras pessoas tenham tempo para falar. Os momentos de silêncio valem ouro, pois é normalmente nessa hora que as pessoas decidem se manifestar. Fazer pausas e perguntas do tipo faz sentido para vocês cria espaço para as pessoas falarem.

A oitava tática é dar o crédito. É sempre uma boa ideia que os líderes compartilhem pontos de elogio, apoio e incentivo com suas equipes. Mas o impacto desses sentimentos vai diminuindo quanto mais você continua, e acaba ficando estranho. Nada mata mais um bom ponto do que devagar. Mantenha os agradecimentos estruturados e limitados a 15 segundos ou menos. Duas palavras, obrigado, nunca têm muito impacto. Sempre forneça o porquê. Um bom modelo para dar crédito é: quem fez isso, o que fez e qual o impacto que teve nos objetivos organizacionais ou da equipe.

A nona tática é ajudar as pessoas a se manterem na linha. Se durante a reunião um membro da equipe fizer uma apresentação formal sem um ponto ou sem uma proposta clara, peça gentilmente, perguntando educadamente: o que você recomenda ou o que você propõe que façamos. Quanto mais você fizer essas perguntas orientadoras, maior a probabilidade dessa pessoa perceber a habilidade crucial de comunicação de liderança, de transmitir os pontos e não simplesmente compartilhar pensamentos.

A décima tática é finalizar com uma etapa de ação significativa. Você mantém o ímpeto pós-reunião quando termina com próximos passos claros, incluindo quem está realizando as ações e quando. Esse ator pode ser um gerente, um assistente, um comitê ou a própria pessoa que está conduzindo a reunião. Mas é preciso se certificar de que é alguém que não apenas registra ou arquiva as ideias, mas que de fato avança.