Cost of Delay para priorização de demandas

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Cost of Delay para priorização de demandas

13/09/23 - 10 minutos de leitura

O Cost of Delay ou, em português, custo do atraso, ou ainda, custo de retardo, é uma equação que nos auxilia a priorizar demandas quando a quantidade de recursos, times ou pessoas for insuficiente para atendê-las. É importante notar que embora tenha o prenome de custo, o Cost of Delay não é um investimento ou uma despesa. Ele é um dinheiro que deixamos de ganhar quando escolhemos atrasar uma entrega.

Donald (Don) Reinertsen simplificada da seguinte forma:

Tempo é dinheiro. Um atraso no tempo é também um atraso no dinheiro.

Don Reinertsen (video, a partir de 4m00s)

Exemplo de utilização do Cost of Delay

Imagine-se na seguinte situação. Você é o Product Owner de um time. No backlog há quatro itens que seu time deve entregar. Você conversou com seu time, obteve dados sobre retorno e duração e concluiu o seguinte:

EntregaRetorno Esperado/ semanaDuração Estimada
A$ 1.5004 semanas
B$ 2.0002 semanas
C$ 8.50010 semanas
D$ 6.0008 semanas

A leitura que você faz dessa tabela é a seguinte: Para produzir a entrega A, esse time precisa de 4 semanas de construção. Uma vez que eles consigam fazer a entrega A, eles passam a ganhar $1.500 por semana. Já a entrega C, precisa de 10 semanas para ficar pronta, uma vez entregue, eles ganharão $8.500 por semana. Leve em conta que o resultado que estamos falando já é a subtração receita menos investimento.

Calculando o Cost of Delay (CD3)

Neste primeiro artigo introdutório, faremos o cálculo mais básico do Cost of Delay que será o retorno estimado, dividido pelo tempo de atraso linear.

CD3 = Retorno Esperado ÷ duração estimada

A sigla utilizada CD3 vem de Cost of Delay Divided by Duration (Custo do Atraso Dividido pela Duração), CDDD, simplificando CD3.

EntregaRetorno Estimado / semanaDuração EstimadaCálculo CD3CD3
A$ 1.5004 semanas1500 ÷ 4375
B$ 2.0002 semanas2000 ÷ 21000
C$ 8.50010 semanas8500 ÷ 10850
D$ 6.0008 semanas6000 ÷ 8750

Priorizando as entregas no backlog

Agora temos que priorizar as entregas, lembrando que nosso objetivo é reduzir o atraso do ganho financeiro, em outras palavras, ganhar mais o quanto antes.

Tudo ao mesmo tempo em paralelo (teórico)

Não vamos priorizar nada. Sabe aquela velha máxima?

Adesivo da K21 que diz Qualquer lista com >= 2 tem que ser priorizada em uma caixa verde com duas setas que saem e entram nessa caixa. O Cost of Delay pode te ajudar a fazer isso.
Qualquer lista com dois ou mais itens tem que ser priorizada.

Pois é. Nunca ouvimos.

A duração para fazer todos os itens será de 24 semanas (4 + 2 + 10 + 18 semanas). Durante todo esse tempo nós deixamos de ganhar $18.000 por semana (1500 + 2000 + 8500 + 6000). O valor que deixamos de ganhar no total foi: $18.000 x 24 semanas = $432.000.

Paralelismo total, sem priorização, tudo ao mesmo tempo
Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana
1 18.000 7 18.000 13 18.000 19 18.000
2 18.000 8 18.000 14 18.000 20 18.000
3 18.000 9 18.000 15 18.000 21 18.000
4 18.000 10 18.000 16 18.000 22 18.000
5 18.000 11 18.000 17 18.000 23 18.000
6 18.000 12 18.000 18 18.000 24 18.000
Somatório 432.000

Isso é apenas uma teoria, pois fazer tudo em paralelo provavelmente fará que levemos mais de 24 semanas para concluir as entregas e nesse período deixaremos de ganhar mais de $ 432.000.

FIFO - First In First Out 

É um termo comum na gestão de filas. É o padrão quando você está na maioria delas. O primeiro a entrar é o primeiro a sair. Nesse caso a priorização se dá pela ordem de chegada. Imaginemos que as demandas chegaram na ordem: A, B, C e D. Logo o valor que deixamos de ganhar se fizermos cada uma delas em sequência será dado da seguinte forma:

Priorizando por FIFO. Primeiro a entrar é o primeiro a sair.
Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana
1 A 18.000 7 C 14.500 13 C 14.500 19 D 6.000
2 A 18.000 8 C 14.500 14 C 14.500 20 D 6.000
3 A 18.000 9 C 14.500 15 C 14.500 21 D 6.000
4 A 18.000 10 C 14.500 16 C 14.500 22 D 6.000
5 B 16.500 11 C 14.500 17 D 6.000 23 D 6.000
6 B 16.500 12 C 14.500 18 D 6.000 24 D 6.000
Somatório 298.000

Durante as 4 primeiras semanas, nós deixamos de ganhar semanalmente $18.000 até a conclusão da demanda A. Porém, da quinta em diante, nós passamos a ganhar o resultado esperado semanal desta que é igual a $1500. 

Entre a 5ª e 6ª semana, na qual construímos a demanda B, deixamos de ganhar semanalmente $16.500 = $18.000 - $1.500 da demanda A que já foi entregue. No final da 6ª semana, a demanda B é entregue, logo a partir dela, passamos a ganhar os $1.500 da demanda A + $2.000 da demanda B.

A mesma ideia se aplica entre as semanas 7 e 16 que é o tempo de construção da demanda C. Para cada uma das 10 semanas deixamos de ganhar $14.500 = $18.000 - $1.500 da demanda A que nós já estamos ganhando desde a semana 5 - $2.000 da demanda B que já estamos ganhando desde a semana 7. O mesmo raciocínio se aplica às semanas 17 até 24 sendo que agora só falta concluir a demanda D. O valor que deixamos de receber para cada semana será $18.000 - $1.500 (demanda A) - $2.000 (demanda B) - $8.500 (Demanda C).

Quando somamos o dinheiro que deixaremos de ganhar utilizando como critério de priorização o FIFO, chegamos ao valor de $298.000. Pode ser que não seja o ideal, mas já é bem melhor do que fazer tudo ao mesmo tempo.

Menor Duração Primeiro

Outra forma que podemos utilizar para priorizar é utilizando a menor duração primeiro. Pode ser um método válido se precisamos fazer caixa para empresa com maior urgência possível. Neste método, quem tem a duração mais curta é mais prioritário. A ordenação seria: B, A, D, C. Vamos ver o que acontece com o dinheiro que deixamos de receber utilizando esse método de priorização.

Menor Duração primeiro. Itens de menor duração são mais prioritários.
Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana
1 B 18.000 7 D 14.500 13 D 14.500 19 C 8.500
2 B 18.000 8 D 14.500 14 D 14.500 20 C 8.500
3 A 16.000 9 D 14.500 15 C 8.500 21 C 8.500
4 A 16.000 10 D 14.500 16 C 8.500 22 C 8.500
5 A 16.000 11 D 14.500 17 C 8.500 23 C 8.500
6 A 16.000 12 D 14.500 18 C 8.500 24 C 8.500
Somatório 301.000

Durante as 2 primeiras semanas deixamos de ganhar os $18.000 devido ao fato de não conseguirmos entregar nada nesse período. Da 3ª semana até a 6ª deixamos de ganhar $16.000 por semana, pois já conseguimos ter o retorno da demanda B durante esse período. Entre a 7ª e 14ª semana deixamos de ganhar $14.500 por semana, pois já temos, semanalmente, o retorno da demanda B ($2.000) e da demanda A ($1.500). Finalmente, entre as semanas 15 e 24 o único retorno semanal que ainda não temos é o da demanda C no valor de $8.500. 

Somando tudo, no final, deixamos de ganhar $301.000. Melhor que o paralelismo, porém pior do que o FIFO neste caso que estamos utilizando de exemplo. Ainda assim, mesmo não sendo o mais otimizado, se a empresa precisa fazer caixa rapidamente, o modelo de Menor Duração Primeiro pode ser válido.

Maior Resultado Primeiro

Digamos que queremos maximizar os ganhos, mesmo que demore mais para entregarmos a primeira demanda. Neste caso, podemos optar pelo Maior Resultado Primeiro. Neste método priorizamos utilizando o critério de maior resultado estimado. No nosso exemplo: C, D, B, A.

Maior Resultado Primeiro os itens mais prioritários são aqueles os quais esperasse o maior resultado.
Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana
1 C 18.000 7 C 18.000 13 D 9.500 19 B 3.500
2 C 18.000 8 C 18.000 14 D 9.500 20 B 3.500
3 C 18.000 9 C 18.000 15 D 9.500 21 A 1.500
4 C 18.000 10 C 18.000 16 D 9.500 22 A 1.500
5 C 18.000 11 D 9.500 17 D 9.500 23 A 1.500
6 C 18.000 12 D 9.500 18 D 9.500 24 A 1.500
Somatório 269.000

Durante as 10 primeiras semanas, tempo de construção da demanda C, não ganhamos nada, ou melhor, deixamos de ganhar $18.000 por semana, porém como ela é a nossa demanda mais valiosa, assim que entregamos ela, passamos a ter um retorno semanal de $8.500. Entre as semanas 11 e 18 deixamos de ganhar $9.500 ($18.000 - $8.500), pois é a construção da demanda D. A mesma lógica se aplica entre as semanas 19 e 20 onde deixamos de ganhar $3.500 por semana e finalmente entre as semanas 21 e 24 deixamos de ganhar apenas $1.500 por semana referente ao período de construção da demanda A, a de menor resultado. No somatório, das 24 semanas, deixaríamos de ganhar $269.000. Até o momento o melhor método.

Antes de prosseguirmos para o Cost of Delay

Alguém mais desavisado poderia olhar para as priorizações que aqui colocamos e pensar que: Maior Resultado Primeiro ($269.000) é melhor do que FIFO ($298.000) que por sua vez é melhor do que Menor Duração Primeiro ($301.000). Isso não é verdade. Apenas calhou de que os números que escolhi para esse exemplo causasse esse resultado. Basta incluir uma demanda E com a duração de 1 semana e retorno de $4.000 que toda essa configuração seria alterada. Veja como ficaria na tabela abaixo. 

Ao incluir mais uma demanda, mudamos totalmente a ordem do "melhor" método de priorização que vimos até o momento.
Semana FIFO Menor Duração Primeiro Maior Resultado Primeiro
Demanda Receita não ganha / semana Demanda Receita não ganha / semana Demanda Receita não ganha / semana
1 A 22.000 E 22.000 C 22.000
2 A 22.000 B 18.000 C 22.000
3 A 22.000 B 18.000 C 22.000
4 A 22.000 A 16.000 C 22.000
5 B 20.500 A 16.000 C 22.000
6 B 20.500 A 16.000 C 22.000
7 C 18.500 A 16.000 C 22.000
8 C 18.500 D 14.500 C 22.000
9 C 18.500 D 14.500 C 22.000
10 C 18.500 D 14.500 C 22.000
11 C 18.500 D 14.500 D 13.500
12 C 18.500 D 14.500 D 13.500
13 C 18.500 D 14.500 D 13.500
14 C 18.500 D 14.500 D 13.500
15 C 18.500 D 14.500 D 13.500
16 C 18.500 C 6.000 D 13.500
17 D 10.000 C 6.000 D 13.500
18 D 10.000 C 6.000 D 13.500
19 D 10.000 C 6.000 E 7.500
20 D 10.000 C 6.000 B 3.500
21 D 10.000 C 6.000 B 3.500
22 D 10.000 C 6.000 A 1.500
23 D 10.000 C 6.000 A 1.500
24 D 10.000 C 6.000 A 1.500
25 E 2.000 C 6.000 A 1.500
Somatório 396.000 298.000 348.500

Agora temos Menor Duração Primeiro ($298.000) melhor do que Maior Resultado Primeiro ($348.500) melhor do que FIFO ($396.000). Essa aleatoriedade acontece porque os três métodos consideram apenas variáveis isoladas sem se importar com as demais. O FIFO se interessa apenas pela ordem de chegada, ignora tanto a duração quanto o retorno. Menor Duração Primeiro ignora o retorno estimado e o Maior Resultado Primeiro ignora a duração. 

Cost of Delay (CD3)

O Cost of Delay acrescenta na equação justamente as duas variáveis que importam: resultado esperado e duração estimada para construção. Voltemos à segunda tabela apresentada neste artigo e vamos priorizar utilizando o Cost of Delay do mais alto para o mais baixo. A ordem será: B (CD3 = 1000), C (CD3 = 850), D (CD3 = 750) e A (CD3 = 375).

Priorizando utilizando o Cost of Delay (CD3) que leva em consideração o valor no tempo.
Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana Semana Demanda Receita não ganha / semana
1 B 18.000 7 C 16.000 13 D 7.500 19 D 7.500
2 B 18.000 8 C 16.000 14 D 7.500 20 D 7.500
3 C 16.000 9 C 16.000 15 D 7.500 21 A 1.500
4 C 16.000 10 C 16.000 16 D 7.500 22 A 1.500
5 C 16.000 11 C 16.000 17 D 7.500 23 A 1.500
6 C 16.000 12 C 16.000 18 D 7.500 24 A 1.500
Somatório 262.000

Passamos as duas primeiras semanas construindo a demanda B, logo deixamos de ganhar os $18.000 referente a todos os ganhos semanais possíveis. A partir da semana 3 passamos a ganhar semanalmente os $2.000 referentes à demanda B. A partir da 13ª semana passamos a ganhar semanalmente $10.500, pois já entregamos e estamos embolsando os resultados referentes às demandas B e C. Quando chegamos na 21ª semana passamos a ganhar $16.500 referentes às demandas B, C e D. Após a 24ª semana ganharemos semanalmente os $18.000 que inclui a entrega de todas as 4 demandas. 

Utilizando o Cost of Delay, o dinheiro que deixamos de ganhar é igual a $262.000. É o método que mais reduz essa “não-receita” e mais rapidamente tira o dinheiro de cima da mesa para o nosso bolso. Por ser uma relação entre duração e o resultado, ele reduz o impacto causado pelo dinheiro no tempo de forma mais otimizada do que os outros métodos. 

Até mesmo se incluirmos a demanda E de duração estimada de 1 semana e retorno esperado de $4.000, o Cost of Delay continua sendo o mais otimizado.

Analisando com o Cost of Delay após a chegada da demanda E.
Semana FIFO Menor Duração Primeiro Maior Resultado Primeiro CD3
Demanda Receita não ganha / semana Demanda Receita não ganha / semana Demanda Receita não ganha / semana Demanda Receita não ganha / semana
1 A 22.000 E 22.000 C 22.000 E 22.000
2 A 22.000 B 18.000 C 22.000 B 18.000
3 A 22.000 B 18.000 C 22.000 B 18.000
4 A 22.000 A 16.000 C 22.000 C 16.000
5 B 20.500 A 16.000 C 22.000 C 16.000
6 B 20.500 A 16.000 C 22.000 C 16.000
7 C 18.500 A 16.000 C 22.000 C 16.000
8 C 18.500 D 14.500 C 22.000 C 16.000
9 C 18.500 D 14.500 C 22.000 C 16.000
10 C 18.500 D 14.500 C 22.000 C 16.000
11 C 18.500 D 14.500 D 13.500 C 16.000
12 C 18.500 D 14.500 D 13.500 C 16.000
13 C 18.500 D 14.500 D 13.500 C 16.000
14 C 18.500 D 14.500 D 13.500 D 7.500
15 C 18.500 D 14.500 D 13.500 D 7.500
16 C 18.500 C 6.000 D 13.500 D 7.500
17 D 10.000 C 6.000 D 13.500 D 7.500
18 D 10.000 C 6.000 D 13.500 D 7.500
19 D 10.000 C 6.000 E 7.500 D 7.500
20 D 10.000 C 6.000 B 3.500 D 7.500
21 D 10.000 C 6.000 B 3.500 D 7.500
22 D 10.000 C 6.000 A 1.500 A 1.500
23 D 10.000 C 6.000 A 1.500 A 1.500
24 D 10.000 C 6.000 A 1.500 A 1.500
25 E 2.000 C 6.000 A 1.500 A 1.500
Somatório 396.000 298.000 348.500 284.000

Visualizando o Cost of Delay graficamente

Você pode visualizar o cost of Delay comparando item a item de forma gráfica. Imagine as mesmas informaçõs da Tabela inicial e eu quero decidir se faço primeiro a Demanda B ou a Demanda C.

Gráfico cujo o eixo Y é o Resultado Esperado e o eixo X é o tempo em semanas. Temos duas áreas. A primeira fica zerada entre as semanas 1 e 10. Na semana 11 ela alcança o valor de $8.500. A segunda fica zerada entre as semanas 1 e 13 e alcança o valor $8.500, Ambas se estendem até a semana 24 com esse valor. A diferença entre a primeira e a segunda área, onde não há interseção, é chamada de Cost of Delay.
Cost of Delay comparando a demanda B e C.

A leitura que fazemos desse gráfico é a seguinte. Se fizermos o item C antes do B, começamos a ganhar $8.500 a partir da semana 11. Agora, se fizer o B antes do C, só ganharemos os $8.500 da demanda C após a 13 semana. A área compreendida entre a semana 11 e 12 é justamente o nosso Cost of Delay. Um resultado que deixamos de ganhar durante um período por termos optado a sequência escolhida.

Conclusão

Este é um artigo introdutório sobre o Cost of Delay e como ele pode auxiliar o seu time a priorizar projetos, produtos, demandas, iniciativas ou até mesmo funcionalidades. Ainda há muito por explorar e espero que em breve possamos debater um pouco mais sobre esse assunto. Se você quiser aprofundar mais nele durante esse hiato, recomendo a leitura do livro The Principles of Product Development Flow do Don Reinertsen. Ou então, você pode ver esse vídeo aqui (em inglês)

Don Reinertsen explicando o Cost of Delay

Espero ver você em breve por aqui e até a próxima.

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Escrito por

Avelino Ferreira Gomes Filho

Trainer na K21


Avelino Ferreira é formado e mestre em Ciência da Computação. Teve uma longa trajetória na TI, começando como programador e chegando a gestor de diversos times de criação de produtos digitais. Conheceu e começou a adotar as melhores prática de de Métodos Ágeis em 2008. Desde então, se dedica a auxiliar outras empresas na construção da cultura ágil. Atualmente, é Consultor e Trainer na K21
Esta postagem se encontra sob a licença Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.

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