Cost of Delay para priorização de demandas

O Cost of Delay ou, em português, custo do atraso, ou ainda, custo de retardo, é uma equação que nos auxilia a priorizar demandas quando a quantidade de recursos, times ou pessoas for insuficiente para atendê-las. É importante notar que embora tenha o prenome de custo, o Cost of Delay não é um investimento ou uma despesa. Ele é um dinheiro que deixamos de ganhar quando escolhemos atrasar uma entrega.

Donald (Don) Reinertsen simplificada da seguinte forma:

Tempo é dinheiro. Um atraso no tempo é também um atraso no dinheiro.

Don Reinertsen (video, a partir de 4m00s)

Exemplo de utilização do Cost of Delay

Imagine-se na seguinte situação. Você é o Product Owner de um time. No backlog há quatro itens que seu time deve entregar. Você conversou com seu time, obteve dados sobre retorno e duração e concluiu o seguinte:

A leitura que você faz dessa tabela é a seguinte: Para produzir a entrega A, esse time precisa de 4 semanas de construção. Uma vez que eles consigam fazer a entrega A, eles passam a ganhar $1.500 por semana. Já a entrega C, precisa de 10 semanas para ficar pronta, uma vez entregue, eles ganharão $8.500 por semana. Leve em conta que o resultado que estamos falando já é a subtração receita menos investimento.

Calculando o Cost of Delay (CD3)

Neste primeiro artigo introdutório, faremos o cálculo mais básico do Cost of Delay que será o retorno estimado, dividido pelo tempo de atraso linear.

CD3 = Retorno Esperado ÷ duração estimada

A sigla utilizada CD3 vem de Cost of Delay Divided by Duration (Custo do Atraso Dividido pela Duração), CDDD, simplificando CD3.

Priorizando as entregas no backlog

Agora temos que priorizar as entregas, lembrando que nosso objetivo é reduzir o atraso do ganho financeiro, em outras palavras, ganhar mais o quanto antes.

Tudo ao mesmo tempo em paralelo (teórico)

Não vamos priorizar nada. Sabe aquela velha máxima?

Pois é. Nunca ouvimos.

A duração para fazer todos os itens será de 24 semanas (4 + 2 + 10 + 18 semanas). Durante todo esse tempo nós deixamos de ganhar $18.000 por semana (1500 + 2000 + 8500 + 6000). O valor que deixamos de ganhar no total foi: $18.000 x 24 semanas = $432.000.

Isso é apenas uma teoria, pois fazer tudo em paralelo provavelmente fará que levemos mais de 24 semanas para concluir as entregas e nesse período deixaremos de ganhar mais de $ 432.000.

FIFO – First In First Out 

É um termo comum na gestão de filas. É o padrão quando você está na maioria delas. O primeiro a entrar é o primeiro a sair. Nesse caso a priorização se dá pela ordem de chegada. Imaginemos que as demandas chegaram na ordem: A, B, C e D. Logo o valor que deixamos de ganhar se fizermos cada uma delas em sequência será dado da seguinte forma:

Priorizando por FIFO. Primeiro a entrar é o primeiro a sair.

Durante as 4 primeiras semanas, nós deixamos de ganhar semanalmente $18.000 até a conclusão da demanda A. Porém, da quinta em diante, nós passamos a ganhar o resultado esperado semanal desta que é igual a $1500. 

Entre a 5ª e 6ª semana, na qual construímos a demanda B, deixamos de ganhar semanalmente $16.500 = $18.000 – $1.500 da demanda A que já foi entregue. No final da 6ª semana, a demanda B é entregue, logo a partir dela, passamos a ganhar os $1.500 da demanda A + $2.000 da demanda B.

A mesma ideia se aplica entre as semanas 7 e 16 que é o tempo de construção da demanda C. Para cada uma das 10 semanas deixamos de ganhar $14.500 = $18.000 – $1.500 da demanda A que nós já estamos ganhando desde a semana 5 – $2.000 da demanda B que já estamos ganhando desde a semana 7. O mesmo raciocínio se aplica às semanas 17 até 24 sendo que agora só falta concluir a demanda D. O valor que deixamos de receber para cada semana será $18.000 – $1.500 (demanda A) – $2.000 (demanda B) – $8.500 (Demanda C).

Quando somamos o dinheiro que deixaremos de ganhar utilizando como critério de priorização o FIFO, chegamos ao valor de $298.000. Pode ser que não seja o ideal, mas já é bem melhor do que fazer tudo ao mesmo tempo.

Menor Duração Primeiro

Outra forma que podemos utilizar para priorizar é utilizando a menor duração primeiro. Pode ser um método válido se precisamos fazer caixa para empresa com maior urgência possível. Neste método, quem tem a duração mais curta é mais prioritário. A ordenação seria: B, A, D, C. Vamos ver o que acontece com o dinheiro que deixamos de receber utilizando esse método de priorização.

Durante as 2 primeiras semanas deixamos de ganhar os $18.000 devido ao fato de não conseguirmos entregar nada nesse período. Da 3ª semana até a 6ª deixamos de ganhar $16.000 por semana, pois já conseguimos ter o retorno da demanda B durante esse período. Entre a 7ª e 14ª semana deixamos de ganhar $14.500 por semana, pois já temos, semanalmente, o retorno da demanda B ($2.000) e da demanda A ($1.500). Finalmente, entre as semanas 15 e 24 o único retorno semanal que ainda não temos é o da demanda C no valor de $8.500. 

Somando tudo, no final, deixamos de ganhar $301.000. Melhor que o paralelismo, porém pior do que o FIFO neste caso que estamos utilizando de exemplo. Ainda assim, mesmo não sendo o mais otimizado, se a empresa precisa fazer caixa rapidamente, o modelo de Menor Duração Primeiro pode ser válido.

Maior Resultado Primeiro

Digamos que queremos maximizar os ganhos, mesmo que demore mais para entregarmos a primeira demanda. Neste caso, podemos optar pelo Maior Resultado Primeiro. Neste método priorizamos utilizando o critério de maior resultado estimado. No nosso exemplo: C, D, B, A.

Durante as 10 primeiras semanas, tempo de construção da demanda C, não ganhamos nada, ou melhor, deixamos de ganhar $18.000 por semana, porém como ela é a nossa demanda mais valiosa, assim que entregamos ela, passamos a ter um retorno semanal de $8.500. Entre as semanas 11 e 18 deixamos de ganhar $9.500 ($18.000 – $8.500), pois é a construção da demanda D. A mesma lógica se aplica entre as semanas 19 e 20 onde deixamos de ganhar $3.500 por semana e finalmente entre as semanas 21 e 24 deixamos de ganhar apenas $1.500 por semana referente ao período de construção da demanda A, a de menor resultado. No somatório, das 24 semanas, deixaríamos de ganhar $269.000. Até o momento o melhor método.

Antes de prosseguirmos para o Cost of Delay

Alguém mais desavisado poderia olhar para as priorizações que aqui colocamos e pensar que: Maior Resultado Primeiro ($269.000) é melhor do que FIFO ($298.000) que por sua vez é melhor do que Menor Duração Primeiro ($301.000). Isso não é verdade. Apenas calhou de que os números que escolhi para esse exemplo causasse esse resultado. Basta incluir uma demanda E com a duração de 1 semana e retorno de $4.000 que toda essa configuração seria alterada. Veja como ficaria na tabela abaixo. 

Agora temos Menor Duração Primeiro ($298.000) melhor do que Maior Resultado Primeiro ($348.500) melhor do que FIFO ($396.000). Essa aleatoriedade acontece porque os três métodos consideram apenas variáveis isoladas sem se importar com as demais. O FIFO se interessa apenas pela ordem de chegada, ignora tanto a duração quanto o retorno. Menor Duração Primeiro ignora o retorno estimado e o Maior Resultado Primeiro ignora a duração. 

Cost of Delay (CD3)

O Cost of Delay acrescenta na equação justamente as duas variáveis que importam: resultado esperado e duração estimada para construção. Voltemos à segunda tabela apresentada neste artigo e vamos priorizar utilizando o Cost of Delay do mais alto para o mais baixo. A ordem será: B (CD3 = 1000), C (CD3 = 850), D (CD3 = 750) e A (CD3 = 375).

Passamos as duas primeiras semanas construindo a demanda B, logo deixamos de ganhar os $18.000 referente a todos os ganhos semanais possíveis. A partir da semana 3 passamos a ganhar semanalmente os $2.000 referentes à demanda B. A partir da 13ª semana passamos a ganhar semanalmente $10.500, pois já entregamos e estamos embolsando os resultados referentes às demandas B e C. Quando chegamos na 21ª semana passamos a ganhar $16.500 referentes às demandas B, C e D. Após a 24ª semana ganharemos semanalmente os $18.000 que inclui a entrega de todas as 4 demandas. 

Utilizando o Cost of Delay, o dinheiro que deixamos de ganhar é igual a $262.000. É o método que mais reduz essa “não-receita” e mais rapidamente tira o dinheiro de cima da mesa para o nosso bolso. Por ser uma relação entre duração e o resultado, ele reduz o impacto causado pelo dinheiro no tempo de forma mais otimizada do que os outros métodos. 

Até mesmo se incluirmos a demanda E de duração estimada de 1 semana e retorno esperado de $4.000, o Cost of Delay continua sendo o mais otimizado.

Visualizando o Cost of Delay graficamente

Você pode visualizar o cost of Delay comparando item a item de forma gráfica. Imagine as mesmas informaçõs da Tabela inicial e eu quero decidir se faço primeiro a Demanda B ou a Demanda C.

A leitura que fazemos desse gráfico é a seguinte. Se fizermos o item C antes do B, começamos a ganhar $8.500 a partir da semana 11. Agora, se fizer o B antes do C, só ganharemos os $8.500 da demanda C após a 13 semana. A área compreendida entre a semana 11 e 12 é justamente o nosso Cost of Delay. Um resultado que deixamos de ganhar durante um período por termos optado a sequência escolhida.

Conclusão

Este é um artigo introdutório sobre o Cost of Delay e como ele pode auxiliar o seu time a priorizar projetos, produtos, demandas, iniciativas ou até mesmo funcionalidades. Ainda há muito por explorar e espero que em breve possamos debater um pouco mais sobre esse assunto. Se você quiser aprofundar mais nele durante esse hiato, recomendo a leitura do livro The Principles of Product Development Flow do Don Reinertsen. Ou então, você pode ver esse vídeo aqui (em inglês)

Espero ver você em breve por aqui e até a próxima.