Você já entrou em uma sala de reunião com a intenção de chegar a um consenso e descobriu que era uma reunião para alguém falar o que estava pensando e pronto? Pois é, essa foi uma situação mapeada por um treinando no curso de facilitação em 2022 que me fez refletir bastante em quais são as formas de lidar e por que isso acontece.
Essa pergunta me fez pensar muito e lembrar que já havíamos feito reuniões assim na K21, mas deixamos claro a intenção de que era uma reunião informativa. Então, cheguei a conclusão de que basicamente existem 5 tipos de reuniões. Sendo elas: Informar, Vender, Consultar, Concordar e Relacional. Vamos conferir!
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Tipos de reunião:
- Reunião Informar: essa reunião existe para informar uma decisão, e não, não estamos abertos a mudá-la;
- Reunião Vender: essa reunião existe para vender uma ideia, estou tentando convencê-lo de que ela é a melhor ideia. Vamos ouvir contra argumentos, mas entenda que será difícil mudarmos de ideia;
- Reunião Consultar: essa reunião é para coletarmos informações e ideias. As decisões serão tomadas após análise detalhada do que foi levantado, ou podemos marcar outro encontro;
- Reunião Concordar: essa reunião é para dissenso e consenso, vamos discutir para chegarmos ao melhor resultado para a empresa;
- Reunião Relacional: essa reunião é para as pessoas se conhecerem, melhorar as relações sociais no grupo ou entre grupos.
Interessantemente, no senso comum, quando as pessoas são chamadas para uma reunião, tendem a pensar em um único tipo, o Concordar, e tendem a se frustrar ao perceber que não era essa a real intenção da reunião, vestindo assim um perfil disfuncional (assunto para outro post).
Roger Schwarz, no livro “The Skilled Facilitator”, apresenta ao decorrer do material algumas reuniões, que ao meu ver são subtipos das que citei acima:
- Reuniões de solução de problemas: são reuniões estruturadas para identificar e resolver problemas específicos, utilizando técnicas de análise, brainstorming e tomada de decisão. Reunião Consultar e Concordar;
- Reuniões de planejamento: são encontros voltados para o desenvolvimento de planos estratégicos, táticos ou operacionais, nos quais são estabelecidas metas, objetivos e ações a serem realizadas. Reunião Concordar;
- Reuniões de tomada de decisão: são reuniões focadas em escolher entre diferentes opções e chegar a um consenso ou decisão em grupo. Podem envolver a análise de alternativas, debates e votações. Reunião Concordar:
- Reuniões de avaliação de desempenho: são encontros para avaliar o desempenho de indivíduos, equipes ou projetos, analisando resultados, identificando pontos fortes e áreas de melhoria, e definindo planos de ação. Reunião Consultar, seguida de uma Reunião Vender.
- Reuniões de desenvolvimento de equipes: São reuniões com o objetivo de fortalecer a colaboração, comunicação e sinergia entre os membros de uma equipe, através de atividades e dinâmicas que promovam o relacionamento e a confiança. Reunião Relacional.
Outras subclassificações:
| Tipo Reunião | Subclassificação |
| Informar | Apresentação de resultados finais da empresa. Acompanhamento de projetos. |
| Vender | Reuniões de revisão e avaliação de projetos. |
| Consultar | Reuniões de brainstorming e geração de ideias. |
| Concordar | Reuniões de planejamento estratégico, workshops e sessões de treinamento, reuniões de alinhamento e definição de metas, tomada de decisão e resolução de problemas, reuniões de negociação e construção de consenso. |
| Relacional | Reuniões de equipe para melhorar a comunicação e a colaboração, mediação e resolução de conflitos e reuniões de feedback e desenvolvimento pessoal. |
Dica final
Deixe suas reuniões mais produtivas, explicitando o tipo de reunião que ocorrerá naquele momento, ou até mesmo enviando esta informação no convite da reunião.
Se você for participante, pergunte, “Gostaria de confirmar, hoje estamos aqui para receber uma informação ou para chegarmos a um consenso?”.
Essas dicas estão nos cursos nossos, Técnicas de Facilitação, o Mestre da Produtividade e Advanced Scrum Master.
No próximo post vou falar dos tipos de facilitadores e em quais reuniões precisamos ou não deles.
Abraços.
