Systems Thinking Approach to Introducing Kanban (ou STATIK) é, segundo David Anderson (o pai do método Kanban), a principal abordagem para quem quer adotar Kanban. Sua aplicação ocorre geralmente em grupo, envolvendo todos que participam da execução do serviço para o qual pretende-se aplicar o método Kanban.
O método STATIK é extremamente exploratório, e por isso pode ser utilizado também para melhorar uma implementação Kanban já existente ou até mesmo para a resolução de problemas e tomadas de decisão aproveitando-se do pensamento sistêmico e dos princípios e práticas do Kanban.
STATIK é um assunto frequente na comunidade Kanban. A Natália Manha, do PagSeguro, inclusive, fez um post no Agile.pub mostrando que o STATIK é muito mais simples do que o nome faz parecer.
A ideia deste post é dar ideias de como aplicar cada um dos 8 passos do STATIK, com dicas baseadas na experiência da aplicação do método em contextos diversos, de departamentos jurídicos a times de tecnologia.
Introdução
Se você já conhece o STATIK, te aconselho a pular diretamente para as dicas de cada passo. Caso contrário, vale a pena ler o texto inteiro.
Antes de falar sobre STATIK, se você ainda não conhece nada do método Kanban, recomendo fortemente assistir a este vídeo curtinho no qual o Rodrigo de Toledo explica o que é o Lean Kanban.
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De qualquer forma, o mais importante aqui é: Pare de começar e comece a terminar!
Pois bem, antes mesmo do primeiro passo, a dica é: não esqueça que a abordagem é baseada no pensamento sistêmico.
Systems thinking, como definido por Peter Senge em seu livro “A Quinta Disciplina”, é uma maneira de analisar padrões na organização sob um ponto de vista amplo, ao invés de olhar isoladamente para uma pequena parte. Confira o episódio do Love The Problem sobre Pensamento Sistêmico.
Senge usa um elefante como metáfora para explicar o pensamento sistêmico: se você dividir um elefante em dois, não terá dois elefantinhos. Não tem como olhar somente para uma parte do elefante, se quiser aprender a lidar com ele. Uma organização, assim como um elefante, é um organismo vivo, e deve ser, portanto, gerenciado sob um olhar integral ao invés de partes isoladas.
É muito fácil se deixar seduzir pelo passo-a-passo do STATIK e deixar o pensamento sistêmico de lado. Seguir uma receita de bolo (ou os 8 passos simples do STATIK) não é suficiente para garantir que você vai ter um bolo (ou um sistema Kanban) quando chegar ao final. Muito menos que o resultado desta receita vai matar a sua fome (ou os problemas que você quer resolver com o Kanban). Escute o episódio “Nossos erros com Kanban” do Love The Problem.
Mesmo com 8 passos explícitos, o STATIK é um método iterativo, e não requer que todos os passos sejam utilizados em sua aplicação. Muito menos que sejam feitos em ordem. É importante lembrar que o ambiente no qual você está provavelmente é complexo e não existe receita para resolver os seus problemas. Mas existem boas práticas, que podem te ajudar.
1. Propósito: Entenda quem é o seu cliente e o que significa sucesso pra ele
O método Kanban fala muito sobre eficiência, mas reconhece explicitamente o poder da eficácia. O propósito do grupo que está rodando o STATIK é o pilar central para garantir que a direção para a qual estamos andando (ou correndo) é a correta.
A dica aqui é utilizar técnicas já conhecidas como um Elevator Pitch, ou até mesmo a parte inicial do Tanque de Decantação da K21. Tenho usado um template (que não lembro de onde tirei, foi mal!), que tem funcionado bem:
NÓS COMO <quem somos nós>
PROVEMOS <o que a gente faz>
PARA <cliente>
A FIM DE <motivo pelo qual o cliente nos procura>
Geralmente, divido o grupo de pessoas em grupos menores. Cada um preenche o template e depois fazemos um dot-voting para cada parte do template, chegando juntos ao consenso.
Use e abuse da discussão do propósito em times de baixa maturidade, que claramente nunca pararam para discutir quem são ou o que fazem de fato. Geralmente, nestes casos só a discussão do propósito já é de grande valia! Lembre-se: mais do que chegar a um sistema Kanban, você quer que as pessoas envolvidas no sistema atual entendam as relações sistêmicas existentes.
2. Insatisfações: a base da evolução
Peter Senge, em seu livro “A Quinta Disciplina”, define como Tensão Criativa a diferença que cada indivíduo percebe entre a realidade atual e o futuro ideal. É esta percepção (está assim hoje, mas o ideal é que estivesse deste outro jeito) que faz o indivíduo progredir, de forma a alterar a realidade percebida para ser cada vez mais semelhante ao futuro desejado, e assim resolver sua tensão.
Se queremos que o grupo em questão aplique a melhoria contínua, já que o Kanban é fundamentalmente um método de melhoria, a Tensão Criativa proposta por Senge é, provavelmente, o melhor combustível para o grupo.
A dica neste passo é deixar que cada um preencha e exponha as insatisfações existentes com o sistema atual.
Um padrão que tenho visto emergir é o de surgirem somente insatisfações sob a perspectiva de quem trabalha no sistema. Geralmente tiro proveito deste padrão e peço para classificarem cada uma das insatisfações em “internas” (nós percebemos) ou externas (os clientes ou stakeholders percebem).
Ficando explícita a escassez nas insatisfações externas (algo comum em ambientes pouco maduros), aproveito o momento para gerar esta tensão no grupo e fazer com que olhem o sistema sob a perspectiva do cliente (algo comum em ambientes mais maduros).
Agrupar e priorizar as insatisfações em grupo é um exercício bem recomendado para garantir o foco durante os passos seguintes.
3. Análise da demanda: trabalho em progresso
Levar em conta o princípio Kanban de “Comece com o que você faz agora” é a principal dica para este passo.
Geralmente, peço para as pessoas escreverem em post-its as atividades que estão em andamento, ou se elas já tem um quadro, pego de lá. Para cada atividade, peço para a pessoa compartilhar com todos o que é a atividade, de onde ela veio (quem solicitou) e com que frequência atividades deste tipo são solicitadas.
É importante lembrar do pensamento sistêmico neste momento e tentar fazer o grupo ir além de “quem solicitou foi meu chefe”. Estar alinhado ao propósito (passo 1) é fundamental em cada uma das atividades. Em alguns casos é legal, inclusive, perguntar “por que estamos fazendo esta atividade?”.
Lembre-se: a discussão é de grande valor para melhorar a visão sistêmica do grupo.
Vale a pena também ficar atento a padrões que surgirão: atividades semelhantes, em grande número, podem significar um “tipo de demanda” com a qual o grupo geralmente lida. Organizações com baixa maturidade geralmente lidam com tarefas geradas pelos próprios integrantes ao invés de demandas solicitadas pelo cliente, e encontrar os tipos de demandas que vêm do cliente é um passo fundamental para entender e gerenciar o sistema.
4. Análise da capacidade (ou falta dela)
Geralmente, eu puxo a análise de capacidade pelas últimas atividades entregues pelo grupo. Nem sempre temos um contexto bem definido o suficiente para fazer as análises fundamentais desta etapa como quanto tempo demorou para fazermos esta atividade (Lead Time) ou quantas destas entregamos por semana. Mas os questionamentos desta etapa, junto aos questionamentos já feitos anteriormente, nos ajudam a entender melhor o fluxo dos diferentes tipos de demanda tratados pelo grupo.
Uma pergunta que geralmente gera uma tensão legal na galera por trazer a tona mais um pouco de eficácia é: tivemos algum tipo de feedback sobre esta entrega?
A principal dica aqui é que mesmo em cenários mais imaturos em que as informações levantadas nesta etapa são nebulosas, ela geralmente serve para validar os tipos de demanda que emergiram, e para explicar conceitos básicos de métricas de eficiência e de negócios.
5. Workflow: conhecimento ao longo do tempo
Nesta etapa, analisa-se o workflow de cada tipo de demanda identificado. Workflow é uma palavra comum na maioria das organizações e é entendido como a sequência de passos estabelecidos para a finalização de uma determinada atividade.
Acontece que para trabalhadores do conhecimento, workflow deveria ser visto como a sequência de principais passos para aprendermos sobre o item no qual estamos trabalhando.
Confesso que nunca consegui fugir realmente da visão fabril de workflow neste passo e analisá-lo sob a perspectiva do trabalhador do conhecimento, mas nem por isso deixo de levantar o workflow enxergado pelo time.
A dica, nesta etapa, é levantar o workflow somente dos tipos de demanda mais prioritários. Priorizar os tipos de demanda em conjunto antes de analisar o workflow é, com certeza, uma boa idéia.
6. Classes de serviço – WTF?
Classes de serviço são políticas sobre como um item deve ser tratado pelo nosso grupo, dadas as suas características. As principais classes de serviço utilizadas no Kanban geralmente são (em livre tradução):
- Urgente: Itens que tem que ser entregues o quanto antes, senão teremos (ou já estamos tendo) um prejuízo absurdo!
- Data fixa: Itens que, se não forem entregues até uma certa data, não precisam nem mais ser entregues (como por exemplo Black Friday)
- Padrão: Itens comuns, com os quais lidamos todos os dias, e que não tem nada muito especial quanto à expectativa de entrega a ponto de serem urgentes
- Intangíveis: Itens sem muita previsão de retorno financeiro ou impacto após entregues, mas que se derem certo podem ser um grande diferencial para a organização
Gosto muito da relação entre classes de serviço e os horizontes de planejamento.
A dica aqui é pedir que o grupo traga exemplos de demandas urgentes, de data fixa, padrão e intangíveis no contexto deles. E para cada exemplo, que eles digam qual a característica que classifica aquela demanda naquela classe de serviço. Por exemplo: “o bug da semana passada foi urgente porque parou a produção”. Ou seja: itens que fazem a produção ficar parada, para nós são urgentes!
Se você nunca tiver usado classes de serviço e se a maturidade do grupo for muito baixa, usar priorização somente pelo tipo de demanda (identificados nos passos anteriores) e pular esta etapa talvez seja mais apropriado.
7. Design Kanban System – Modelando o sistema
É chegado o momento mais esperado! É hora de juntar todo o aprendizado e visão sistêmica adquiridos nos passos anteriores e modelar o sistema Kanban. Os principais passos do workflow tendem a virar colunas aqui. As atividades em progresso tendem a já estar categorizadas em tipos de demanda. As classes de serviço tendem a virar raias no seu quadro. As métricas coletadas podem ser a base para definição de WIP limits.
Mas calma lá! A principal dica aqui é: não modele um sistema mais complexo do que o grupo precisa neste momento. A mudança tem que ser evolucionária. Não faz sentido usar WIP limit para grupos com uma maturidade muito baixa, por exemplo.
Talvez o maior ganho deste tipo de grupo seja a visualização do trabalho em progresso, dos defeitos (bugs e problemas) que surgem em cada etapa, ou mesmo dos tipos de demanda que estão fluindo no quadro. Talvez só ter um quadro já seja um ganho suficiente para o momento. Apesar de ser tentador usar tudo o que você já aprendeu sobre Kanban até hoje, não gere mais stress do que o grupo precisa.
8. Rollout – Bora colocar o sistema Kanban pra rodar!
Depois do design, vem a parte mais divertida: pega a fita crepe colorida, os post-its, os canetões e bora pra parede! Este geralmente é um momento simbólico e de grande colaboração para times que nunca tiveram nenhum contato com Kanban.
A principal dica aqui é coletar feedbacks daqueles que têm algum tipo de relação com o sistema (stakeholders) e que não participaram das fases anteriores do STATIK. Pegar feedback daquele diretor que é parte essencial do seu processo (aquela etapa de aprovação que sempre rola no final), ou de outras áreas da organização que demandam trabalho para o grupo que está implementando o sistema Kanban.
É importante manter o grupo numa posição humilde, em que ninguém tente ser “a pessoa mais esperta na sala”, seguindo dicas do próprio David Anderson.
Conclusões e referências
Espero que as dicas tenham sido úteis. Deixo abaixo algumas das principais referências, e peço a você que, por favor, complemente as dicas e referências nos comentários do blog!
Feedbacks e perguntas também são sempre muito bem vindos! 🙂
Nossos treinamentos de Kanban
Team Kanban Practitioner (TKP) – Primeiras práticas de Kanban
Kanban System Design (KSD) – Implementando Kanban em um fluxo com múltiplos times
Referências e materiais sobre STATIK
Livros:
- A Quinta Disciplina – Peter Senge: Coloquei como primeiro da lista de propósito. Um livro que definitivamente você deve ler para entender melhor sobre organizações e pensamento sistêmico. Tem no Audible.com, em inglês, também.
- Kanban from the Inside – Mike Burrows: tem um capítulo inteiro sobre STATIK. O livro é de 2014, então não está tãããão atualizado assim, mas é talvez a melhor referência bibliográfica sobre STATIK.
- Essential Kanban Condensed (de graça!) – Andy Carmichael e David Anderson: O “kanban guide”. Sucinto e direto. Cita brevemente o STATIK. Na verdade, tudo neste livro é citado brevemente. Hehe.
- Kanban Maturity Model – Teodora Bozheva e David J. Anderson: Fala sobre os estágios de maturidade (palavra muito utilizada ao longo deste post), e as características de cada nível
Posts:
- Agile.pub – Como Começar Com o STATIK e o Uso do Kanban Pessoal – Natália explica o STATIK, e mostra que é mais simples do que parece.
- STATIK – Systems Thinking Approach to Implementing Kanban – Basicamente o texto que está no livro Lean Kanban Condensed, mas publicado no Linkedin do David Anderson
- Systems Thinking Approach To Implementing Kanban – Tradução do texto publicado pelo David (item acima) feita pelo Rodrigo Zambom
Apresentações:
- Statik, Kanban’s hidden gem – Slides do Mike Burrows na Lean/Agile Scotland 2014
- STATIK – Mike Burrows at LKCE14 – Palestra do Mike Burrows na Lean Kanban Central Europe 2014
- LSSC12: The Systems Thinking Approach to Introducing Kanban – David J. Anderson – Acredito que foi a primeira palestra sobre o tema, feita pelo David na Lean Software and Systems 2012, em Boston
- LKNA18: STATIK Beyond the Classroom: Adopting Systems Thinking with Powerful Simplicity – Travis Birch abordou o STATIK de uma forma profunda no último Lean Kanban North America
- Statik e dinâmico – Palestra do Rafa Jaguá no InterÁgil 2017
Se quiser saber mais sobre o que está sendo discutido pela comunidade Kanban internacional, não deixe de ver “Kanban: quem seguir e o que ler, direto da maior conferência Kanban do mundo”.
Aproveite para ouvir o episódio do Love The Problem sobre STATIK!
