Gosto de iniciar os treinamentos perguntando quais são os maiores problemas no dia a dia de quem trabalha com gestão de projetos. Peço para a turma listar 5 ou 6 problemas principais e, até hoje, um problema nunca ficou de fora da lista: falha na comunicação. E isto pode estar diretamente relacionado com o processo de documentação.
Quantas vezes você já explicou algo a alguém e a pessoa entendeu outra coisa? Já se pegou distribuindo “
” nos e-mails para garantir que a pessoa do outro lado vai entender o sentido da frase?
Comunicar com eficiência parece simples, mas é um processo complexo: o entendimento é influenciado por inúmeros fatores como experiências passadas, expectativas, interesses pessoais, meio usado para comunicar etc.
Problemas de documentações formais
Na abordagem tradicional de gestão de projetos, utiliza-se a documentação formal como uma maneira de preservar o conhecimento. Atas de reunião, documentos de especificação e lições aprendidas são alguns exemplos. No entanto, conhecimento sem contexto não é informação: é dado.
Sem o devido contexto, o conhecimento armazenado não pode ser interpretado sem que se perca sua essência, ou até mesmo o sentido. Infelizmente para a maioria de nós, transmitir contexto pela forma escrita é uma arte. Quando juntamos a comunicação verbal com a não verbal, o resultado é muito mais rico: gestos, ritmo da fala e tom de voz, além de outros fatores, ajudam a transmitir e compreender melhor o contexto.
Que tal experimentar vídeos curtos?
Foi pensando nisso que tive uma ideia tempos atrás: decidi gravar ao final de cada reunião, um video de até 2 minutos resumindo o encontro. A duração do vídeo depende da quantidade de detalhes que se deseja documentar, mas de forma geral deve-se evitar vídeos longos. É fácil perder o foco. Semanas depois, ao rever os vídeos, é fácil perceber que o contexto está ali, com todas as suas nuances. O que antes ocupava dezenas de folhas de forma ineficiente, agora pode ser feito de qualquer smartphone, com resultados muito melhores.
Recentemente ouvi de um amigo, Daniel Teixeira, que ele passou a utilizar vídeos curtos como documento de especificação. Segundo o Daniel, a experiência tem sido muito boa e há espaço para ser cada vez mais eficiente. Que bom!
Então fica a dica: troque as atas de reunião e especificações enfadonhas por vídeos curtos e ricos em contexto.
