Em seu livro The Effective Executive, Peter Drucker afirmou que
“eficiência é fazer certo as coisas e eficácia é fazer as coisas certas”. A Retrospectiva Drucker é uma técnica que se aproveita dessas definições.
Para que serve
Com a Retrô Drucker, o grupo avalia a eficiência e a eficácia de seu trabalho conjunto. Ou seja, como estão seus processos e como estão os resultados consequentes. E então levanta ações de melhoria.
Público-Alvo
A Retrô Drucker se provou eficaz com grupos de nível executivo que se reúnem periodicamente, mas pode ser utilizada com sucesso por times de desenvolvimento ou quaisquer equipes de trabalho.
Formato da Retrospectiva
O formato é livre. Costumo iniciar a sessão lendo a frase de Drucker sobre eficiência e eficácia. Em seguida, os participantes podem, por exemplo, escrever os tópicos em post-its e colarem em um quadro, como por exemplo o da figura abaixo. Uma alternativa é realizar-se uma discussão aberta ou uma rodada de comentários, e o resultado ser capturado em um documento ou no mesmo quadro.
As perguntas em torno de eficiência e eficácia podem ser adaptadas de acordo com o contexto, mas não costumam fugir muito do padrão a seguir:
- em que fomos eficientes em nosso trabalho?
- em que fomos eficazes em nosso trabalho?
- o que poderia nos tornar mais eficientes em nosso trabalho?
- o que poderia nos tornar mais eficazes em nosso trabalho?
As respostas às duas últimas perguntas devem ser então transformadas em ações de melhoria, pelas quais um ou mais membros do grupo se responsabilizarão.
Utilizei a Retro Drucker recentemente como retrospectiva de uma reunião de um Board de Diretores de que faço parte e as perguntas foram um pouco diferentes, como a seguir:
- o que nos ajudou a sermos eficientes em nossos processos de tomada de decisões?
- o que nos ajudou a sermos eficazes como resultado de nossas decisões?
- o que poderia nos ajudar a nos tornarmos mais eficientes em nossos processos de tomada de decisões no futuro?
- o que poderia nos ajudar a nos tornarmos mais eficazes (ou seja, tomarmos melhores decisões) no futuro?
Fizemos uma rodada em que cada um colocou sua opinião, enquanto um dos participantes tomava notas.
Conclusão
Analisar o trabalho de um grupo pelos pontos de vista da eficiência e da eficácia pode ajudar esse grupo a buscar o foco na melhoria de seus processos, mas mantendo como objetivo estrito melhorar os resultados do seu trabalho. Esse é o maior benefício esperado da Retro Drucker.
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