Uma das partes mais legais do meu dia a dia de agilista é estudar facilitações e escolher/criar a dinâmica que eu vou usar com o time nas retrospectivas. E se você ainda não investe tempo nisso, cuidado, você pode viciar.
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Do Scrum Guide, herdamos que a Retrospectiva tem como propósito “identificar e ordenar os principais itens que foram bem e as potenciais melhorias, e criar um plano para implementar melhorias no modo que o Time Scrum faz seu trabalho”.
Pensando nesse cenário, faz sentido que uma das técnicas mais famosas para retrospectivas seja a WWW — What Went Well (o que deu certo) e What Went Wrong (o que deu errado).
Contudo, ao longo da minha jornada, percebi que nem sempre essa técnica (e suas infinitas derivadas) permite que o time explore os seus principais potenciais de melhoria.
O tipo de facilitação
Sabendo da importância da retrospectiva, o desafio de escolher qual dinâmica utilizar costumava me deixar intrigada e eu investia muitas horas para fazê-lo (hoje ainda invisto, porém bem menos).
Da Retrô Poker, passei a classificar as dinâmicas de retrospectivas em Energizer, Treinamento, Retrospectiva, Feedback em equipe, Team Building, Conversa 1×1 e Futurospectiva.
Classificar é uma forma de fazer uma seleção mais direcionada pelo objetivo que deseja, considerando o real sentido da dinâmica. Além disso, conhecer essas classificações evita que a pessoa facilitadora sobrecarregue o momento de reflexão do time, aplicando várias técnicas de uma só vez. Nada é proibido, porém exige cuidado.
Quando escolher uma Futurospectiva ou uma Retrospectiva? Como saber se meu time precisa de um Treinamento ou de um Team Building?
Conhecendo o momento do seu time
Facilitação, seja ela qual for, vai exigir entender o cenário do grupo envolvido. E, por vezes, erroneamente, negligenciamos isto na retrospectiva por ser uma “cerimônia” corriqueira.
Estudando sobre formação de grupos encontrei uma teoria que, apesar de ser de 1965, fez muito sentido para mim e ajudou na seleção das retros: o modelo de Tuckman. O autor identificou que os grupos passam por 4 etapas durante o seu “ciclo de vida”.
Considerando cada momento do time é possível entender quais tipos de retro podem se encaixar melhor. Apesar de não ser uma regra, ajuda como norteador.
Cito abaixo algumas sugestões do que usar em cada estágio:
1. Forming (Formação)
É uma etapa onde o time ainda não tem um objetivo comum claro. As pessoas têm alto entusiasmo e baixos níveis de competências. Nesta etapa recomendo o uso de Team Building, focando em criar laços e um objetivo comum para o time.
Antecipar a discussão de valores/acordos também vale para amenizar o Storming. Treinamentos são bem-vindos para nivelar conhecimentos/competências que façam sentido e agreguem para o momento do time.
2. Storming (Confrontação)
As pessoas se enxergam como grupo, porém ainda não há clareza dos papéis e responsabilidades dos membros. O dia a dia é marcado por conflitos (velados ou não).
Essa é a fase mais difícil, tudo é recomendado e deve ser bem mais planejado. Eu costumo começar com Team Building mais voltado para construção de acordos. Depois faço Retrospectivas para validar se surtiu efeito.
Feedback em Grupo e 1×1 também são bacanas para alinhar as expectativas ou corrigir algum desvio pontual. Faça Energizers quando você sentir que a energia do time está baixando.
3. Norming (Normatização)
O time começa a tomar forma, os conflitos são reduzidos e os resultados como time são mais evidentes. Aqui, as Retrospectivas e as Futurospectivas vão caber muito bem.
O time já vai estar mais aberto a falar, já se vê como um grupo e as interações são mais verdadeiras e consistentes.
Feedbacks em grupo vão ser legais para que o time se perceba evoluindo, e realizar Team Building, vez ou outra, poderá fortalecer ainda mais o vínculo entre o time.
4. Performing (Atuação)
É a etapa onde o time está “voando”. As pessoas já conhecem o processo de trabalho, as necessidades do grupo, o estilo de trabalho e papéis e responsabilidades.
Além disso, existe uma identidade no time, onde todos se sentem pertencidos e acolhidos, e o volume de entregas de qualidade é significativo.
Nessa fase talvez até o time peça menos retros, uma vez que a melhoria contínua e revisão de acordos acontecem naturalmente. Realize Retrospectivas conforme necessário.
Nesta etapa cabem bem retros de Treinamento, para incluir boas práticas ao dia a dia. Use Futurospectivas ou Energizers quando, por algum motivo, a energia do time estiver baixa ou os membros estiverem presos a entregas específicas ou se distanciarem da missão.
Numa revisão feita em 1977, foi incluído o estágio de Adjourning (Dissolução), que se caracteriza pela dissolução do grupo por qualquer motivo.
Aqui eu gosto de utilizar facilitações que envolvam Feedback em grupo ou 1×1, para que as pessoas percebam o valor que foi agregado por elas e pelas demais durante o tempo que estiveram no grupo. Futurospectiva voltada para objetivos individuais cabe para aumentar o ânimo para o próximo desafio.
O poder da retrospectiva
A retrospectiva poderosa é aquela que gera a melhoria contínua que o time precisa. Se as pessoas fogem da discussão, não mencionam problemas críticos que têm impactado as entregas, não propõem ações de melhoria, então talvez seja a hora de escolher outro tipo de dinâmica.
O poder da retrospectiva vem da junção da dinâmica adequada ao momento vivido pelo time. As retrospectivas são como entradas no box de uma corrida de Fórmula 1: elas precisam ser executadas com planejamento e objetivo claro, sempre que necessário e da melhor forma possível, considerando estratégia da “escuderia”, pista, clima e necessidades do carro.
Afinal, a gente não sabe exatamente qual o efeito de um atraso no box, de uma roda mal colocada ou de uma chuva no meio da corrida.
Como pessoa facilitadora, a missão é não deixar a retro se tornar mais uma cerimônia para cumprir tabela ou só um momento de experimentar uma dinâmica legal.
Invista em observar os sinais do seu time para entender os ajustes que precisam ser feitos neste carro para ele ser vencedor da corrida. Só então vocês conseguirão ir para o pódio, #juntos.
Autora Convidada: Vívian Laís Barreto
Agilista, com formação em TI e apaixonada por gente, Vivian tem o propósito de impulsionar o desenvolvimento de pessoas e negócios. É Agile Master no PagSeguro PagBank e atua facilitando a criação de soluções organizacionais para pessoas, processos e ferramentas, a fim de maximizar o engajamento dos envolvidos e potencializar os resultados obtidos.
