Sua empresa começou com trabalho remoto agora. Da diretoria ao time operacional, todos estão distribuídos e há um receio de que o trabalho não seja tão produtivo. Como podemos garantir que neste cenário a produtividade será mantida (ou até aumente) e não ocorra desalinhamento entre as equipes, gestores e liderança?
Quando trabalhamos remoto, mesmo que nos dediquemos com mais afinco e por mais horas, é bem comum que a distância gere desalinhamento e desperdício. Como podemos garantir que as pessoas estão trabalhando e colaborando no que importa?
O desafio das reuniões em trabalho remoto
No trabalho distribuído, é possível que as empresas se tornem até mais produtivas. Mas, para isso, precisamos de alguns fatores chave que fazem toda a diferença:
- alinhamentos frequentes e eficazes;
- trabalho visível;
- priorização;
- cultura.
O objetivo deste material é ajudar principalmente o primeiro item e um pouco do segundo. Para isso, vamos abordar como fazer facilitação de dinâmicas em times distribuídos (vale para times de desenvolvimento, operações, liderança e para reuniões de diretoria). Isso permitirá que os alinhamentos sejam eficazes e que o tempo que as pessoas dediquem à execução não se torne desperdício.
Ah! Aproveite para conhecer mais sobre nosso treinamento de Técnicas de Facilitação.
Vamos partir aqui da premissa que você identificou a necessidade de agendar uma reunião, com assunto que pode, por exemplo, ser um dos abaixo:
- Alinhamento estratégico
- Plano de ação para resolver um problema
- Coordenação entre times
- Cerimônias do Scrum
- Definição de roadmap
- Refinamentos de backlog
- Alinhamentos de negócio ou técnicos
- Resolução de conflitos
- Etc.
Setup com participantes
Se as ferramentas que você vai usar não são parte do dia a dia dos participantes, busque agendar um teste com no máximo um dia antes da reunião de fato. Dê tarefas para eles executarem, faça uso de todas as ferramentas e de todas as funcionalidades que você puder para garantir que não haja soluções “em produção”.
Ao começar a reunião
Check-in
É importante começar a reunião com um check-in para conectar as pessoas e reduzir a chance de elas abrirem qualquer outra aplicação e focarem em outra coisa.
Peça para cada pessoa que entrou na reunião escrever no chat as seguintes informações:
- nome
- atuação
- como está chegando a esta reunião
Acordos
É importante que alguns combinados estejam claros. Liste de forma visual (preferencialmente no board ou Apresentações em ferramentas como Powerpoint ou Google Presentation) e compartilhe sua tela mostrando uma lista como a abaixo:
- Garanta que está em um lugar com internet estável
- Se travou, avise por texto e reinicie
- Use um notebook ou desktop com câmera e microfone
- Teste as ferramentas que vamos usar antes de começar
- Mantenha seu microfone SEMPRE no mudo quando você não estiver falando
- Comece dizendo quem está falando (principalmente se for apenas áudio)
- Mantenha sua câmera ligada (exceto se sobrecarregar a conexão)
- Respeite o timebox
- Espere a outra pessoa terminar antes de começar a falar
- Pratique escuta ativa
- Mantenha água (e comida também, se quiser) por perto
- Faça pausas de 5 min a cada ~1h
Os itens da sua lista devem ser adequados de acordo com a dinâmica, as ferramentas e as necessidades dos participantes. Veja como o artigo pequeno guia de etiqueta para reuniões remotas pode te ajudar!
Fazendo puxado
Nós acreditamos que a melhor forma de gerar aprendizado e chegar a um consenso é puxada, e não empurrada. Mas o que isso quer dizer?
Imagine que você está fazendo uma reunião para definir um plano de ação, e esta reunião é online. Geralmente, o que vai acontecer é que, ainda mais do que em uma reunião presencial, as pessoas vão aguardar para que uma liderança conduza, enquanto os demais escutam. É muito comum que em reuniões online uma ou duas pessoas falem e o resto fique em silêncio.
É importante deixar claro que estas pessoas em silêncio fatalmente têm coisas a dizer e, na ausência de espaço para fazê-lo, vão desengajar e começar a focar em outros assuntos. Isso não é um problema delas, mas da dinâmica. A reunião vai se tornar improdutiva e não haverá consenso ou alinhamento, por mais que todos saiam dizendo que concordam.
Para manter a reunião produtiva, precisamos nos preparar para gerar o engajamento de todos e gerenciar a forma que as informações de cada indivíduo são expostas e trabalhadas.
Câmera ligada, microfone desligado
Para que todos consigam interagir entre si de forma rica, é crucial lembrar que a linguagem não verbal é responsável por 93% da nossa comunicação. No entanto, se todos ligarem o microfone simultaneamente, a reunião vira o caos. Então a melhor prática é que todos mantenham a câmera ligada, e o microfone desligado, ligando apenas quando for falar.
Isso permite não apenas que os participantes se comuniquem melhor, como eles mantenham o foco por mais tempo por saber que estão observando e sendo observados, e também permite que o facilitador identifique flutuações de ritmo e interesse, e reaja com a facilitação de acordo.
Respostas no chat
Em uma facilitação presencial, normalmente fazemos perguntas e usamos nossa linguagem corporal e o olhar para “conduzir” quem fala e quem espera. Isso não é tão fácil em uma facilitação remota, então use e abuse do chat para que as pessoas respondam as perguntas que você fizer. Você pode ler alto, e eventualmente pedir para um dos participantes detalhar melhor algo a que você queira dar destaque.
Da mesma forma, se várias pessoas querem falar e abrem o microfone para isso, a reunião fica impossível. No entanto, se cada pessoa escreve no chat “quero falar”, isso naturalmente cria uma ordem, uma fila de espera. O facilitador pode então chamar nome a nome, e cada pessoa pode falar e ser ouvido de uma forma produtiva.
Usando facilitação visual
Quadros Virtuais (online boards)
Crie um board em uma ferramenta online, como por exemplo o Miro ou Deskle. Tente estruturar quais são os passos da sua dinâmica e prepare os materiais virtuais que você vai precisar durante a dinâmica.
Evite improvisar! Se tiver que improvisar, faça porque alguma oportunidade surgiu na hora, e não porque você deixou de se preparar.
Preparando a dinâmica
Crie um tutorial para que as pessoas tirem dúvidas de forma assíncrona, como abaixo. Isso vai permitir que os participantes tirem dúvidas sem parar a dinâmica para todos ou tirar o foco porque tem uma ferramenta que eles não entenderam.
Crie uma estrutura para a dinâmica e já deixe essa estrutura explícita. Neste cenário, montamos as informações gerais, os participantes, acordos, passo a passo da dinâmica e um modelo.
Área de Trabalho
Quando já de partida pedimos para as pessoas escreverem no formato final, novamente vemos o fenômeno de um participante assumir a liderança e os demais se tornarem espectadores. Por isso, usamos as mesmas técnicas de 1-2-todos da facilitação presencial. Para que isso funcione, as pessoas deverão ter um espaço para escrever livremente, e só quando for o momento apresentarem o que criaram para o grupo.
Para viabilizar isso, crie um espaço para as pessoas usarem como área de trabalho. Aqui elas podem rabiscar, criar post-its e formas, sem que isso afete a estrutura da dinâmica. É um espaço livre para brainstorming, e para não ancorar os demais participantes sobre o que cada um está escrevendo.
Elementos ocultos
Um dos possíveis problemas de entrar na dinâmica com tudo estruturado e os elementos todos visíveis é que em vez de prestar atenção na dinâmica, os participantes podem ceder à ansiedade e começar a explorar estes elementos. Se você não quiser que as pessoas tenham acesso às próximas etapas da dinâmica, cubra estes elementos com um quadrado e o bloqueie, para que só você possa retirá-lo de lá.
Esses elementos podem ser diversos: desde instruções para as próximas etapas da dinâmica até frameworks e materiais didáticos que podem surgir de acordo com o ritmo da turma, suas necessidades e dificuldades.
Efeito pipoca visual
Quando você der uma tarefa para os participantes, peça para eles, ao terminar, tirarem os cursores de perto da área de trabalho. Desta forma você vai saber quando todos terminaram e pode retomar a facilitação.
Terminando a reunião
Cinco minutos antes de o horário da reunião acabar, encerre o assunto, verifique se as definições e ações a serem executadas após a reunião estão claras e finalize a reunião com um checkout.
Uma boa forma de fazer um checkout é conectar com o checkin e perguntar em uma palavra como as pessoas estão saindo desta reunião. As respostas vão prover feedbacks muito importantes caso haja conflitos que ainda precisam ser resolvidos e se a reunião cumpriu seu propósito.
Isso permitirá que você identifique a necessidade de um trabalho posterior para resolver qualquer ponta solta e evoluir sua facilitação para que ela se torne cada vez melhor.
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Este guia foi criado com base em boas práticas definidas por Monira Lima, Johannes Wiegerinck, Rafaela Sampaio, Danilo Risada, Samira Tavares, Renan Melo, Alex Marmute e Andressa Chiara.
Escute também o episódio sobre Trabalho Remoto no Love The Problem