Todo bom Product Owner olha para seus itens de Backlog com o objetivo de deixá-lo mais claro, mais simples, focado no seu usuário, visando o maior valor agregado possível.
Existem diversas ferramentas que auxiliam o P.O. a estruturar a etapa de refinamento, deixando claros seus impactos, dependências, métricas e critérios de aceite.
O canvas de refinamento surgiu como uma forma visual e simples de agregar algumas dela em um único contexto.
Como usar o Canvas de Refinamento
A forma de preencher o canvas de refinamento é simples e intuitiva, como é descrito abaixo.
Passo 1
Pegue uma folha em branco. Divida em 4 partes iguais, traçando uma linha vertical e outra horizontal.
Passo 2
Cole o post-it com a História de Usuário ou item de backlog ou qualquer coisa que será refinado no primeiro quadrante localizado no lado esquerdo superior.
Passo 3
Informe nos quadrinhos Criticidade, Urgência e Simplicidade a pontuação correspondente. Esta pontuação será de 1 a 4, onde 1 tem baixa criticidade e 4 é mega crítico.
Repita este processo no quadrinho Urgência, onde 1 é pouco urgente e 4 é super urgente. No quadrinho Simplicidade o time deve informar o esforço para realizar tal atividade, onde 1 é complexo e 4 é extremamente simples.
Passo 4
Some os valores de criticidade, urgência e simplicidade e chegue no valor de Prioridade.
Ou seja, os itens de maior criticidade, urgência e simplicidade serão trabalhados primeiro.
Passo 5
No quadrante superior direito, informe as métricas associadas à História de Usuário, ou seja, quais são os impactos reais que executar esta demanda pode trazer de benefício.
Qual é o valor que essa demanda gera? Todo P.O. deve ser extremamente orientado a métricas, pois elas são excelentes instrumentos de decisão e empoderamento na tomada de decisão.
Se quiser saber como extrair boas métricas, conheça as Métricas de Pirata.
Passo 6
No quadrante inferior esquerdo, coloque em post-its todas as áreas, sistemas, funcionalidades, empresas e etapas, qualquer coisa que represente uma dependência externa que esteja relacionada a esta demanda.
- Para cada dependência informada, coloque um outro post-it, de preferência em cor diferente, em cima dela descrevendo qual é a solução que poderá mitigar esta dependência. Se não tiver nenhuma solução de contorno, não tem problema.
- Se houver muitas dependências, recomendo utilizar a Matriz CSD para identificar o quão preparado seu time está para iniciar este trabalho.
Passo 7
No último quadrante, no lado inferior direito, você vai informar quais são os critérios de aceite.
Por exemplo, os resultados esperados, a data limite de entrega e/ou toda e qualquer informação relevante que ajudará o time a estabelecer o esforço e saber quais são as expectativas dos stakeholders.
E depois?
Faça essas etapas junto com o time (ou parte do time) e com alguns stakeholders antes de levar o item para a Planning.
Procure levar para a Planning apenas os itens que estão refinados e com o menor item de incertezas sobre as dependências. Isto facilitará a execução da sprint.
E aí, curtiu? Baixe o canvas em PDF e já comece a refinar seu backlog.
Você terá ganhos reais nas suas entregas, aumentará o apoio do time, reforçará o ponto de compromisso com seus stakeholders, estará sempre focando no valor para o seu cliente e ainda poderá auxiliar na redução do seu lead time.
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Perguntas frequentes
Como montar o modelo do Canvas de Refinamento para backlog?
Para estruturar o Canvas de Refinamento, pegue uma folha em branco e divida em quatro partes iguais com duas linhas cruzadas. No quadrante superior esquerdo, cole a história de usuário ou item do backlog. Nesse mesmo espaço, adicione pontuações de um a quatro para avaliar criticidade, urgência e simplicidade da demanda.
Como definir a prioridade de um item no Canvas de Refinamento?
A prioridade de um item no Canvas de Refinamento é calculada somando os valores atribuídos aos critérios de criticidade, urgência e simplicidade. Cada critério recebe uma nota de um a quatro. Demandas que atingem as maiores somas devem ser trabalhadas primeiro pelo time, pois combinam alta relevância e menor esforço de execução.
Quais informações devem ser preenchidas no Canvas de Refinamento?
O quadrante superior esquerdo recebe o item e suas notas. O superior direito contém as métricas e o valor gerado pela demanda. No quadrante inferior esquerdo, registram-se as dependências externas e possíveis soluções de contorno. Por fim, o inferior direito reúne os critérios de aceite, prazos e expectativas dos stakeholders.
Qual é o momento certo para usar o Canvas de Refinamento?
O preenchimento do Canvas de Refinamento deve ser feito em conjunto com o time e os stakeholders antes da reunião de Sprint Planning. A prática garante que cheguem para o planejamento apenas itens devidamente esclarecidos e com poucas incertezas de dependência, o que facilita a execução da sprint e reduz o tempo de entrega.
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