Uma das maiores e mais recorrentes reclamações que escutei ao longo da minha experiência como Head Hunter, ou nas salas de aula como professor do MBA de Gestão Estratégica de Pessoas, é a dificuldade de priorizar os processos seletivos.
Normalmente, em empresas tradicionais (infelizmente a grande maioria das empresas ainda trabalham dessa forma), priorizamos o trabalho por ordem de chegada SLA (Service Level Agreement) / ANS (Acordo de Nível de Serviço), ou seja, quantidade de dias para fechar a vaga, ou pelo grito do gestor que acha que a sua vaga é a mais importante do universo e só está preocupado com o seu problema.
Pois bem, uma das vantagens de trabalhar com gestão visual é justamente de expor os problemas e não escondê-los. No artigo “Como podemos trabalhar com um processo seletivo de forma Ágil?” falamos que seria fundamental que o RH pudesse priorizar o seu backlog de vagas de acordo com o retorno de cada vaga (ROI – Return On Investment), podendo assim decidir que vaga o RH entrega amanhã! Agora, como podemos agir com os gestores acostumados com microgerenciamento?
Vou ensinar uma técnica muito simples, porém de uma eficácia incrível.
Digamos que vocês já consigam fazer a gestão visual, montando o seu backlog na parede com algum grau de priorização. Na próxima vez que este gestor chegar “gritando” e pressionando porque a sua vaga de Analista Júnior de Tesouraria ainda não fechou, e que já faz incríveis 2 dias que a vaga está aberta, pergunte ao gestor se ele topa fazer um experimento: escreva o título da vaga em um post it e entregue na mão deste gestor. Agora peça para ele, na frente de todos e no meio da sala, colar a sua vaga (re-priorize) no backlog / lista de vagas segundo o seu critério de urgência, lembrando que segundos antes a vaga dele seria a número um, lembra?
Agora, ele verá que tem outras vagas de Assessor do Presidente, Gerente de Auditoria, vendedor técnico com uma especialização brutal, e assim por diante. Assim, rapidamente, vai se dar conta de que a vaga dele não é tão urgente quando comparada com o resto da empresa. Na verdade, ele sabe que a vaga dele deveria estar na última linha do backlog, mas ele não vai dar o braço a torcer e possivelmente vai colar este post-it no meio da lista. Possivelmente, vai parar de perturbar a paciência da equipe de R&S por algum tempo e sair de mansinho do setor.
O que vivenciamos acima, chamamos de “colocar o bode na sala”. É assim que o Método Kanban, com a gestão visual, nos ajuda com os problemas durante o fluxo de contratação, trazendo transparência ao processo, dando oportunidade para melhoria e, assim, conseguimos priorizar as ações. Até porque, como sempre dizemos, “toda e qualquer lista maior ou igual a dois itens, tem que ser priorizada”.
Por esta razão é que não abrimos mão de expor os problemas e ter um quadro bem organizado e que todos possam ver!
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Perguntas frequentes
Como o RH tradicional costuma priorizar os processos seletivos?
Em empresas tradicionais, o Recrutamento e Seleção costuma priorizar vagas por ordem de chegada, pelo prazo estipulado no SLA (Acordo de Nível de Serviço) ou pela pressão dos gestores que exigem urgência para suas demandas. Essa abordagem ignora o impacto real das posições no negócio, gerando gargalos no processo seletivo e retrabalho na equipe de RH.
Como priorizar um backlog de vagas no RH de forma ágil?
Para priorizar o backlog de vagas de forma ágil, o RH deve avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) de cada posição aberta. Em vez de atender chamados apenas pelo tempo de espera ou urgência individual, a equipe analisa o impacto financeiro e estratégico das vagas para o negócio, decidindo com clareza quais contratações devem ser entregues primeiro.
Como lidar com gestores que pressionam por urgência na abertura de vagas?
Uma técnica eficaz é usar a gestão visual para que o próprio gestor repriorize sua vaga no backlog. Entrega-se um post-it da solicitação ao gestor para que ele o posicione no quadro na frente de todos. Ao comparar sua demanda com vagas estratégicas do negócio, o gestor percebe a real prioridade e compreende o fluxo de atendimento.
Quais são os benefícios do Método Kanban no fluxo de contratação do RH?
O Método Kanban traz transparência ao fluxo de contratação por meio da gestão visual, expõe problemas e gargalos operacionais e facilita a tomada de decisões. Ele parte do princípio de que qualquer lista com dois ou mais itens precisa ser priorizada, ajudando o setor de recrutamento a organizar as ações e melhorar continuamente a rotina de trabalho.
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