Agile Coach, Scrum Master, Delivery Manager, Product Manager, Product Owner, Gerente… Em uma empresa, temos diversas pessoas executando diferentes papéis.
E é comum encontrarmos grande confusão com as responsabilidades que cada papel deveria assumir. Assim, acabam aparecendo duas situações ruins: “deixa que eu deixo” e “todo mundo na mesma bola”.
Para ajudar a resolver esses conflitos de responsabilidades, podemos fazer a dinâmica do Círculo de Responsabilidades. Mas, primeiro, vamos entender como acontece cada uma das situações.
Deixa que eu deixo (responsabilidade abandonada)
As expressões são trazidas do Volleyball. “Deixa que eu deixo” é a situação em que uma bola fácil cai no chão entre os jogadores porque um ficou esperando o outro pegar a bola.
Nas empresas, essa situação acontece quando há a necessidade de que algo seja feito, porém ninguém é o responsável por executá-lo. Portanto, acaba que ninguém assume a responsabilidade.
Todo mundo na mesma bola (conflito de responsabilidades)
O efeito oposto ao “deixa que eu deixo” é quando todos os jogadores tentam pegar a mesma bola e a situação fica confusa. Por vezes, a bola acaba caindo no chão.
No mundo corporativo, é quando uma determinada responsabilidade não está clara e mais de uma pessoa a faz, resultando em informações assíncronas.
Normalmente, é quando surge o comentário:
“Ué, mas você fez tal coisa? Não era para eu fazer?”
Ou…
“Por que você fez isso? Isso é responsabilidade minha.”
Dinâmica do Círculo de Responsabilidades
Para cada papel com conflito ou com responsabilidade não assumida, desenhe um círculo de responsabilidades.
Para este exemplo, vamos assumir que há conflito entre os papéis de Delivery Manager, Product Owner e Gestor.
Um ponto importante para essa dinâmica é que as pessoas que desempenham os papéis que estão em conflito estejam na sala. Isso trará consciência ao problema que está sendo tratado.
Na primeira etapa do desenho do círculo de responsabilidades, iremos tratar o problema de “Todo mundo na mesma bola”.
Para isso, é necessário que você, o condutor da dinâmica, siga as etapas a seguir.
1. Distribua post-its para o seu time (ou pessoas envolvidas no conflito)
2. Peça para que elas descrevam quais as responsabilidades de um dos papéis (por exemplo, Delivery Manager)
3. Depois, peça para escreverem as responsabilidades do outro papel (por exemplo, Product Owner)
4. Agora, vamos para o próximo e último papel
Enquanto as pessoas vão escrevendo o último papel, aproveite para ler os dois primeiros e juntar as intercessões (a mesma responsabilidade executada por dois papéis).
5. Logo após, peça para as pessoas escreverem as responsabilidades que deveriam ser de um dos papéis, porém não está sendo executado por ninguém (“deixa que eu deixo”)
Enquanto o time faz isso, aproveite para verificar as outras intercessões.
Quadro com as responsabilidades abandonadas (“sem dono”)
Repare que os pontos de atenção são todos os post-its que estão na intercessão (conflito) e todos que estão abandonados.
As áreas de conflito (vermelha) podem ter diversas origens, como:
- falta de confiança nas pessoas que executam o papel;
- mudanças organizacionais passadas;
- excesso de intermediários;
- entre outras.
A área de abandono (azul) também tem suas possíveis origens:
- mudança de mercado;
- avanços tecnológicos;
- falta de competência;
- medo de assumir responsabilidade;
- entre outras.
6. Podemos agora traçar em conjunto de ações para poder colocar dentro do papel uma determinada responsabilidade e tirar outras das áreas de intercessão
Movimentações desejadas
Conclusão
E aí, você acha que o círculo de responsabilidades pode te ajudar? Então, comece a executá-lo com seu time e deixe o seu comentário aqui para discutirmos os resultados.😉
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Perguntas frequentes
O que significa a situação deixa que eu deixo no ambiente de trabalho?
A expressão deixa que eu deixo descreve o problema de responsabilidade abandonada nas empresas. Isso ocorre quando surge a necessidade de realizar determinada tarefa, mas ninguém é formalmente designado ou assume a execução. Como resultado, o trabalho fica sem dono e acaba caindo no esquecimento, prejudicando o fluxo e a entrega das equipes.
Como funciona o conflito todo mundo na mesma bola nas empresas?
A situação todo mundo na mesma bola acontece quando uma responsabilidade não está clara e múltiplas pessoas tentam executá-la ao mesmo tempo. Esse excesso de sobreposição gera ruídos na comunicação, informações desencontradas e retrabalho, pois os profissionais acabam interferindo no espaço do outro sem saber quem realmente deveria conduzir a atividade.
Como aplicar a dinâmica do Círculo de Responsabilidades no time?
Para realizar a dinâmica, reúna as pessoas cujos papéis apresentam conflito. Distribua post-its e peça que descrevam as responsabilidades de cada papel. O facilitador lê os materiais e identifica as intercessões, que são tarefas feitas por mais de uma pessoa, além de mapear as responsabilidades abandonadas. Por fim, o grupo define ações para redefinir esses papéis.
Quais são as causas para conflitos e abandono de responsabilidades em equipes?
Os conflitos e sobreposições de papéis podem surgir por falta de confiança entre profissionais, mudanças organizacionais passadas ou excesso de intermediários. Já o abandono de responsabilidades costuma ser provocado por mudanças no mercado, avanços tecnológicos, falta de competências necessárias ou até mesmo pelo medo de assumir novos compromissos na empresa.
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