No seu time há muitos documentos? Toda a comunicação é feita através de e-mail? Há um mar de templates no seu projeto? Seu time/empresa provavelmente está vivendo o paradoxo da comunicação através da documentação.
Funciona assim: a comunicação é ruim, então criamos documentos para melhorar a comunicação, a comunicação piora, criamos mais documentos e por aí vai.
De acordo com Cockburn, a comunicação através de documentos, tickets e e-mails são as piores possíveis. O gráfico de Alistar Cockburn demonstra que a conversa mais eficaz é frente a frente, de preferência com um quadro branco.
Infelizmente, a crença sobre a documentação extensa é muito forte e times que estão começando no ágil tem dificuldade em adotar um dos principais valores ágeis: “Software em funcionamento mais que documentação abrangente” (Manifesto Ágil, 2001).
A dinâmica de retrospectiva Documentação Abrangente X Comunicação Eficaz é um Team building que ajudará a mostrar para o time e gestores como a conversa face a face é melhor do que uma pilha enorme de papéis.
Documentação Abrangente
Escreva em um post-it algumas cenas que você ache inusitada. Alguns exemplos que já utilizamos:
- Um urso andando de bicicleta
- Um palhaço cantando
- Um ET tomando sol na praia
- Um macaco comendo cenoura
- Uma velhinha jogando videogame
- Um pato comendo cachorro-quente
- Um jacaré caçando um pintinho
- Uma vaca tocando guitarra
- …
Use a sua imaginação. Você deverá ter uma cena para cada membro do time. Elas representam as demandas do negócio, os requisitos.
Rodando a dinâmica
- Posicione o time em uma roda e distribua uma cena e um bloco de post-its para cada pessoa. Ninguém poderá ver a cena do outro. O demandante deve assinar a demanda e repassá-la para a pessoa do lado.
- A pessoa deve pegar a demanda, ler o que está escrito e em 20 segundos desenhar a cena em outro post-it. O post-it com o desenho deve ser colado sobre o post-it da demanda de forma que a demanda não possa mais ser lida.
- Em seguida a pessoa que desenhou passa o post-it para a pessoa que está ao lado dela. A pessoa verá o desenho e, em 20 segundos deverá escrever a cena em um novo post-it. Peça para a pessoa colar o post-it com a descrição sobre o post-it com desenho de forma que esse não possa mais ser visto.
- Continue girando, passe a descrição do desenho para a pessoa ao lado. Essa pessoa fará um desenho com base na descrição, repetindo os dois passos anteriores. Repita até você ter 3 desenhos (5 rodadas). Sempre pare a dinâmica com o desenho.
- Agora, cole na parede começando da demanda inicial até o último desenho.
Os resultados costumam ser bem divertidos. Gatos podem virar nuvens, ETs viram pessoas, engenheiros viraram violões, entre outras infinitas possibilidades.
Comunicação Eficaz
Agora, peça para que todos juntos desenhem outra cena inusitada. Eles devem estar de frente para um quadro e todos podem colaborar.
O que gerou o melhor resultado? Elabore um plano de ação com o objetivo de facilitar a comunicação face a face e reduzir o número de e-mails e documentos. Afinal: “O Método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para, e por dentro de um time de desenvolvimento, é através de uma conversa cara a cara.” (Manifesto Ágil, 2001).
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Perguntas frequentes
Por que aumentar a documentação costuma piorar a comunicação da equipe?
O excesso de documentos, tickets e e-mails gera um ciclo vicioso: quando a comunicação falha, criam-se mais registros, o que degrada ainda mais o entendimento. Segundo Alistair Cockburn, esses canais escritos são os menos eficientes. A comunicação mais eficaz ocorre em conversas presenciais ou diretas, de preferência utilizando um quadro branco para apoiar o alinhamento da equipe.
Como aplicar a dinâmica da retrospectiva para expor falhas na documentação escrita?
Distribua frases inusitadas em segredo para os participantes em roda. Em rodadas alternadas de 20 segundos, cada pessoa desenha a cena recebida ou descreve por escrito o desenho anterior, cobrindo a etapa anterior. Após cinco rodadas, cole a sequência na parede. O resultado demonstra visualmente como a mensagem original se distorce ao passar apenas por intermediários escritos.
Qual é o passo seguinte para demonstrar o valor da comunicação direta no time?
Após a etapa individual, peça para a equipe desenhar junta uma nova cena em um quadro em que todos possam colaborar ao mesmo tempo. A interação direta gera resultados mais precisos. Em seguida, elabore um plano de ação focado em facilitar conversas presenciais e reduzir a dependência de e-mails, templates e documentos no dia a dia.
O que o Manifesto Ágil estabelece sobre documentação e comunicação entre membros do time?
O Manifesto Ágil de 2001 prioriza software em funcionamento mais que documentação abrangente. Além disso, estabelece que o método mais eficiente e eficaz de transmitir informações dentro de um time de desenvolvimento é a conversa cara a cara. Esse princípio ajuda equipes a superarem a crença de que criar pilhas de documentos garante o alinhamento das entregas.
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