Gosto de iniciar os treinamentos perguntando quais são os maiores problemas no dia a dia de quem trabalha com gestão de projetos. Peço para a turma listar 5 ou 6 problemas principais e, até hoje, um problema nunca ficou de fora da lista: falha na comunicação. E isto pode estar diretamente relacionado com o processo de documentação.
Quantas vezes você já explicou algo a alguém e a pessoa entendeu outra coisa? Já se pegou distribuindo “😉” nos e-mails para garantir que a pessoa do outro lado vai entender o sentido da frase?
Comunicar com eficiência parece simples, mas é um processo complexo: o entendimento é influenciado por inúmeros fatores como experiências passadas, expectativas, interesses pessoais, meio usado para comunicar etc.
Problemas de documentações formais
Na abordagem tradicional de gestão de projetos, utiliza-se a documentação formal como uma maneira de preservar o conhecimento. Atas de reunião, documentos de especificação e lições aprendidas são alguns exemplos. No entanto, conhecimento sem contexto não é informação: é dado.
Sem o devido contexto, o conhecimento armazenado não pode ser interpretado sem que se perca sua essência, ou até mesmo o sentido. Infelizmente para a maioria de nós, transmitir contexto pela forma escrita é uma arte. Quando juntamos a comunicação verbal com a não verbal, o resultado é muito mais rico: gestos, ritmo da fala e tom de voz, além de outros fatores, ajudam a transmitir e compreender melhor o contexto.
Que tal experimentar vídeos curtos?
Foi pensando nisso que tive uma ideia tempos atrás: decidi gravar ao final de cada reunião, um video de até 2 minutos resumindo o encontro. A duração do vídeo depende da quantidade de detalhes que se deseja documentar, mas de forma geral deve-se evitar vídeos longos. É fácil perder o foco. Semanas depois, ao rever os vídeos, é fácil perceber que o contexto está ali, com todas as suas nuances. O que antes ocupava dezenas de folhas de forma ineficiente, agora pode ser feito de qualquer smartphone, com resultados muito melhores.
Recentemente ouvi de um amigo, Daniel Teixeira, que ele passou a utilizar vídeos curtos como documento de especificação. Segundo o Daniel, a experiência tem sido muito boa e há espaço para ser cada vez mais eficiente. Que bom!
Então fica a dica: troque as atas de reunião e especificações enfadonhas por vídeos curtos e ricos em contexto.
Perguntas frequentes
Por que a documentação formal tradicional falha na comunicação de projetos?
A documentação formal, como atas e especificações escritas, costuma falhar porque transmite conhecimento sem o devido contexto. Sem elementos da comunicação verbal e não verbal, como tom de voz, ritmo da fala e gestos, a informação escrita perde sua essência. Isso gera interpretações equivocadas sobre o que foi originalmente decidido pela equipe.
Como substituir atas de reunião escritas por vídeos curtos?
Para substituir as atas tradicionais, basta gravar um vídeo de até dois minutos ao final da reunião resumindo os pontos principais. A gravação pode ser feita pelo smartphone. Esse formato evita registros longos, mantém o foco da equipe e preserva o contexto e as nuances de tudo o que foi discutido.
É possível utilizar vídeos curtos como documento de especificação?
Sim, é possível utilizar gravações em vídeo como documentos de especificação em vez de arquivos de texto extensos. Essa prática ajuda a transmitir detalhes do projeto com mais clareza e riqueza de contexto, reduzindo mal-entendidos entre quem explica o trabalho e quem o executa no dia a dia.
Quais elementos ajudam a transmitir o contexto de uma mensagem na gestão de projetos?
A combinação entre a comunicação verbal e a não verbal ajuda a transmitir o contexto com riqueza. Fatores como gestos, tom de voz e ritmo da fala agregam clareza à mensagem. Apenas o texto escrito muitas vezes transforma conhecimento em dados isolados, dificultando a interpretação correta das intenções e expectativas.
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