RH: 12 passos para construir seu super time

Atuando fortemente junto ao desenvolvimento de pessoas e times com foco no resultado corporativo, frequentemente o RH se depara com algumas perguntas, como estas a seguir:

• Será que a estrutura da empresa está adequada ao mercado?
• Nossos funcionários e colaboradores estão felizes e energizando o papel que foi designado para eles?
• As pessoas estão atuando no papel que elas gostariam?
• Essas pessoas realmente conhecem o papel que exercem? As competências necessárias e o que é preciso ser desenvolvido por ela para que ela possa ser uma profissional ainda melhor?
• Como capacitar as pessoas para energizarem melhor seus papéis sem ter um custo elevado?

Em busca de respostas, eles nos procuram para mostrá-los como aplicar técnicas ágeis para obter essas respostas e alcançar os resultados esperados.

Como mapear os papéis e responsabilidades do time

Pensando nisso, apresento para vocês uma dinâmica colaborativa para mapear os papéis e responsabilidades do time. Vamos lá!

Pegue folhas de flipchat, post-its (muitos post-its), canetas e fita crepe (opcional).

1. Selecione os papéis atuais dos times, por exemplo, Scrum Master, Product Owner, Dev, Q.A., etc.

2. Para cada papel, monte um painel com a ferramenta É / Não É / Faz / Não Faz.

3. Selecione um grupo de pessoas para cada papel (se possível com no mínimo três pessoas por grupo) para mapeamento do perfil.

4. Solicite que elas escrevam, individualmente, sobre o papel do seu grupo (baseado no É / Não É / Faz / Não Faz).

Pelo menos, 5 post-its. Determine um tempo, eu gosto de 7 minutos (se o pessoal for rápido, você acaba em 5 minutos. Se for mais lento, você leva até 10 minutos).

Observação: É possível surgir a dúvida sobre o que eles devem colocar, se é sobre como está agora ou como deve ser. Essa decisão é sua! A dinâmica serve para os dois cenários.

5. Ao terminar, peça para que eles coloquem os post-its no painel e discutam entre os membros do grupo.

Nesse momento, você permite que eles acrescentem, alterem, retirem, movimentem os post-its.

Controle o tempo também, nesse caso, inicie com 5 minutos e avalie a necessidade de dar mais tempo.

6. Pergunte como foi a discussão, abra espaço para exporem os detalhes e passe para o próximo passo.

7. Nesta etapa, você do RH pode distribuir um grupo de post-its com as competências que vocês consideram ser importantes para os papéis que estão sendo mapeados.

A ideia é colocar, em post-its, todas as competências, soft skills, hard skills, de todos os papéis.

Repita isto pela quantidade de papéis que estão sendo mapeados, ou seja, se são 7 papéis mapeados, terão 7 bolos com todas as competências misturadas.

Uma dica valiosa é colocar em cor de post-its diferentes dos que eles utilizaram. Isso vai ajudar na leitura visual sobre o Olhar deles versus o olhar do RH. Ah! Isso tem que ser feito antes da dinâmica, ok?

Outra dica é colocar também algumas competências que não queremos na empresa junto das competências esperadas.

Essa ação permite ao RH avaliar as possíveis disfunções do papel, verificar se a comunicação do RH sobre a empresa está sendo absorvida corretamente e entender se a cultura da empresa está estabelecida entre outros.

Voltando para a dinâmica: entregue os post-its para o grupo e peça para eles complementarem, se quiserem, o mapeamento com estas competências.

Dê 7 minutos para discutirem sobre essas competências que foram entregues. Utilize o mesmo conceito. Se precisar de mais tempo, leve até 10 minutos.

8. Peça para eles comentarem sobre essa parte da dinâmica, se teve match com os que eles mapearam, se teve alguma competência chave que eles não haviam pensado. Vale escutar os times!

9. Agora, vamos usar a técnica Feira de Ciências. Como se faz? Assim ó:

O time vai eleger um membro para ficar junto ao painel e apresentar o mapeamento, enquanto os demais membros do time vão visitar os outros papéis. Peça para que eles evitem ir todos no mesmo grupo ou no mesmo papel.

Defina um tempo para cada visita e faça rodadas para que consigam visitar todos os papéis. Durante as visitas, os membros dos outros times podem (e devem) contribuir ou questionar o mapeamento apresentado.

O membro que ficou no papel do grupo dele, registra os feedbacks e guarda para o próximo passo.

10. Depois de todas as rodadas de visitas, o grupo se reúne novamente e discutem os feedbacks. Acrescentem, movimentem, aceitem os feedbacks e complementem os mapeamentos, se necessário.

Pronto! O mapeamento foi feito a quatro mãos! Isso não é magnífico?

Como medir para saber se estamos energizando corretamente estes papéis?

Para enriquecer mais ainda seu time, vamos acrescentar mais dois passos.

É importante informar que estes passos só fazem sentido tendo realizada a dinâmica anterior.

Falaremos sobre como medir para saber se estamos energizando corretamente estes papéis e gerar um plano de capacitação interna de forma colaborativa.

11. Métricas para validação do papel

Peça para o grupo pensar em 2 métricas sobre as competências do papel que mediremos nos próximos 30, 60 ou 90 dias para saber se o papel está sendo energizado corretamente.

Caso eles estejam com dificuldade de encontrar as métricas, peça para eles olharem para o quadrante Não Faz e escolher alguma competência.

E a métrica será: se foi feito algo que estava no quadrante Não Faz é porque o papel não está sendo energizado corretamente.

12. Matriz de Capacitação

Temos que deixar de pensar em pessoas como recursos e começar a pensar em pessoas como pessoas.

Essa etapa é uma adaptação da matriz de competência do Management 3.0.

Peça para cada pessoa que está participando da dinâmica marcar as competências que julgue mais importante de cada papel. Inclusive vocês do RH!

– Utilize a técnica Dot Voting para esta etapa. Dê 3 pontos para cada participante e peça para eles colocarem nas competências. Pode colocar os 3 pontos numa única competência ou podem distribuir os pontos em 2 ou 3 competências.

– Depois que todos votarem, copie o conteúdo do post-its mais votados em outro post-it de tamanho maior. Um para cada post-it, ok?

– Peça para que os participantes coloquem seus nomes no post-it, preferencialmente no post-it do mesmo tamanho dos que você utilizou acima. Você pode usar nesta etapa a técnica Collaborative Drawing Face (ou Caras & Bocas), criada pelo Caroli. Fica bem divertida!

– Cole os post-its em formato de matriz, onde as competências ficarão no eixo X e o nome das pessoas (ou o desenho da dinâmica sugerida acima) no eixo Y (ou vice-versa, competências nas linhas e pessoas nas colunas. Sugestão é colocar nas colunas o que tiver menos itens).

– Separe 2 post-it menores de cores diferentes. Onde um representará Posso Ensinar e o outro Quero Aprender.

Você explicará da seguinte forma: caso entre uma pessoa nova no time, você pode ensinar para ela tal competência? Se sim, coloque o Posso Ensinar. Se não, caso não esteja tão seguro ou que precise de mais informações, mais detalhes, mais bagagem, coloque o post-it de cor do Quero Aprender.

Esta dinâmica te permitirá montar uma capacitação interna, com baixo custo e com altíssimo valor. Muito bom, não é?

Enfim, espero ter ajudado com essas técnicas. Escreva nos comentários o resultado obtido, como foi rodar essas dinâmicas ou se tiver alguma dúvida.

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